摘 要：随着办公自动化系统在机关档案管理工作中被广泛应用，产生了越来越多的电子文件，与此同时，政府正向职能型政府转型为服务型政府，政务公开也进一步深入。在这样的特殊时期，作为政府部门有机组成部分的机关档案室及其电子文件管理就承担着更为重要的责任，自然地，机关档案室电子文件的管理问题也就显得尤为突出。然而，提出机关档案室电子文件管理中存在的诸多问题，找出问题长期存在的原因，并提出一些较实际、有针对性的措施来解决这些问题，这正是笔者写此文的目的和宗旨。

关键词：机关档案；电子文件管理；应对措施

1 机关档案室电子文件管理现状

凡事的功过都有个因果，那么导致上述电子文件管理的诸多问题的原因到底在哪里？也只有先通过找出导致机关档案室电子文件管理问题的根本原因，才能在此基础上，不断寻求其具有针对性的解决方法和措施。笔者从“机关档案室”这个特定的环境、“电子文件”这个特殊的档案形式出发，试图找到导致管理问题存在的些许脉络。

1.1 机关档案室以外存在的“客观问题”

1.电子文件自身属性上的缺陷。这使得电子文件的接收保管工作产生了困难，，同时，也使得机关档案室的档案工作人员在意识上对于电子文件的接收产生顾虑，甚至回避。

（1）电子文件对软硬件系统的依赖性。一方面，不同机关档案室的电子文件格式遵循不同的标准，甚至是一个机关不同部门的电子文件格式也不同， 各机关部门电子文件格式的不统一，使得电子文件无法读取，一些电子文件不可读也自然就无法保存。另一方面，因其必须借助计算机编目归档，这对不熟悉计算机操作技术的立卷人来说，不再像从事纸质文件立卷工作驾轻就熟，容易产生畏难情绪，比如笔者实习的机关档案室的两位老师已经年过中旬，对于计算机的使用尚不熟练，对于电脑方面的操作存在困难，这样对于电子文件的管理无疑是个巨大的障碍。

（2）电子文件易更改、易增删性。尽管电子文件终将取代纸质档案成为档案管理的主要对象是时代发展的必然结果，但是，电子文件本身的易更改性，电子文件的原始性和安全性较之纸质档案较难得到保障，这也是目前，电子文件管理实行“双套制”、“双轨制”的主要原因。比如在机关中，各部门平日的日常工作中越来越多的电子文件通过机关内部的局域网流转，难以确保其真实性、原始性。

2.部分市、区档案馆对机关档案室电子文件的移交没有作硬性规定，机关档案室的上级机关领导的不重视。

正如张宁博士的调查报告所显示的，37.9%的档案馆迄今仍未开始接收工作，即使开始接收工作的大部分档案馆也没有对电子文件的移交向各机关档案室作硬性的规定，各档案馆仍然只要求各机关档案室移交具有永久保存价值的纸质档案或将具有永久保存价值的电子文件纸质化后移交归档，甚至只要求移交具有永久保存价值的纸质档案，对于机关档案室电子文件以何种形式、方式进行移交没有进行规定。正如笔者所实习的机关档案室，因为每年上级档案馆不要求移交电子档案，因此也就对平日里产生的电子档案随便保存，甚至经常存放在移动硬盘、各类光盘之中，也就不更谈不上将之系统分类、集中统一管理了。

1.2 机关档案室本身存在的“主观问题”

1.长期阅读纸质档案的传统习惯以及机关档案室人员对于电子文件的管理方式不熟悉。

纸质档案的优越性被管理人员，乃至利用者普遍接受，而对于电子文件的优越性人们的认识还不够，甚至认为电子文件很不安全、不可靠。另一方面，电子文件的大量涌现，给传统档案管理工作带来了巨大的冲击，熟悉的工作方式、工作内容和工作职能将让位于全新的管理概念和工作性质，档案室人员熟悉了对传统纸质档案的管理，对电子文件的管理不熟悉，要么不敢接收电子文件，要么仍然以纸质档案的管理方式来管理电子文件，导致大量电子文件的流失和损毁。此外，机关档案室属于国家事业编制，相对缺乏竞争意识，缺乏运用现代化手段管理档案和进行办公的紧迫感，只满足于几十年“一贯制”的状态，在思想观念上对这个新时期电子文件及其管理没有新的认识。

2.缺少适用于各机关档案室的电子文件归档规则和科学的方法、流程。

机关领导没有根据本机关的实际情况制定适用于本机关的电子文件管理细则，这使得机关档案室工作人员无法根据相关细则来确定机关内什么性质、什么内容的电子文件需要归档，何时归档，何处归档。同时，也很难在集中归档的状态下保证归档电子文件材料的完整，所以，各机构电子文件归档的有效性很难认定。

2 机关档案室电子文件管理问题的应对措施

通过上述对导致机关档案室诸多问题存在原因的探究，结合其实际操作的可行性，笔者提出以下几点改进措施。

2.1 制定适用本机关的电子文件管理实施细则

1.在收集方面，首先，明确收集范围。电子文件的收集范围，应以国家发布的纸质文件归档与不归档范围为依据，结合各单位对电子文件信息的现实需要，确定本单位的电子文件的收集范围。在各机关档案室电子信息相对匮乏的现阶段，我们制定的电子文件收集范围应比纸质文件稍微大一些，以便为单位的办公自动化系统多积累些电子信息。但这部分电子文件可以不归档，可以作为办公自动化系统上公开的信息资料，满足各方面查询利用需要。

其次，明确收集要求。收集总的目标是既要保证电子文件的完整，又要保证其原始性。具体要求体现在三个方面：时间要求，电子文件的收集要及时，始终贯彻前端控制的思想，应在文件定稿以后马上进行收集；完整性要求，将分散的电子文件集中，将电子文件的软硬件环境、元数据一同收集；准确性要求，准确区分稿本，与其相应的纸质文件保持一致。

在归档方面，结合电子文件的特点，将反映机构主要活动、具有查考利用价值的电

子文件，纳入归档范围，制定适用本机关的电子文件归档实施细则，对电子文件的归档范围、归档方法和要求做具体的规定。 从归档方法上，机关档案室可从数据库中调出具有永久保存价值的电子文件，实行双套制归档，电子文件储存于光盘，随同装盒后的相应的纸质档案一起移交给档案馆。而保管期限为长期和短期的电子文件由档案室在电子文件管理系统中归档，没有必要对所有的档案都实行双套制，否则反而会造成人力、物力的浪费。从归档要求上，最重要的是必须明文规定统一的电子文件格式，避免因为文件不可读取而产生机关业务部门的“信息孤岛”现象。

3.在鉴定方面，鉴定时间上，第一次是应该是机关各部门自行鉴定，将认为有保存价值、利用价值的电子文件在形成之后，直接通过机关内部办公系统，传送到机关档案室的收集系统中。第二次鉴定是由机关档案室管理人员完成的，对各部门投递的电子文件进行再鉴定，这次鉴定不仅仅是对电子文件内容价值的鉴定，同时也应是对其记录的载体进行检测，对所需的软硬件环境作出说明，并根据电子文件的内容价值划分保管期限。第三次鉴定是进馆电子文件由档案馆接收时进行的，将确有永久保存价值的接收进馆，并对这些永久文件进行维护，加强保管。

4.在提供利用方面，长期以来，我们机关档案室的确主要承担对内服务，并没有向社会开放档案的责任，但在政务公开和政务信息公开的大背景下，机关档案室非涉密档案应向社会开放。机关档案室应根据文件的内容以及密级，将没有密级同时与民生相关的电子文件提供网上的全文检索，向公众开放。这部分提供公众利用的电子文件，要实行双套制归档，纸质档案不提供公众直接利用，以保证电子文件的法律效力，同时也保证了档案的原始性。

5.在销毁方面，由于形成、传输和利用方便，电子文件的数量剧增，尽管这些文件的储存空间远远小于纸质文件，但是，数量庞大的电子文件会增加电子信息系统的负担，既降低系统响应检索访问的速度，也增加维护保管的费用。况且，有些电子文件的确没有长久保存的价值，对这部分电子文件进行销毁是必要的。

2.2 加强档案管理人员与技术部门的合作

信息部门技术人员、档案部门的管理人员和文件形成部门人员共同研究，结合本机构的工作需要，从便于收集、保管、利用等方面加以改进和完善电子文件管理系统，将电子文件从形成、收集、鉴定、归档甚至销毁整个生命周期各个阶段的管理要求体现在电子文件管理系统中。档案部门经与信息管理部门协商后，要对归档的电子文件提出明确的格式要求，以保证归档电子文件的可读性与不可更改性。此外，还可以通过与信息部门技术人员交流，逐步实现电子文件文档一经形成就能够保存于机关统一的、强大的数据库中，然后档案室人员在数据库中对电子文件进行鉴定归档、划分保管期限；利用系统对利用者的权限进行设定；对于保管期限已满的档案，计算机系统能够进行自动销毁等等多功能、高效的电子文件管理系统和数据库。

这都需要档案室工作者要主动介入电子文件管理系统的设计，全面、详尽地告诉软件开发技术人员在电子文件管理的实际需要。信息部门既是电子文件形成单位之一，又是设计、维护和管理信息技术网络的专业技术部门，档案部门掌握归档的原则、方法，又了解全局情况，可以发挥把关和统筹作用，两个部门的共同合作这样才能设计出统一、标准化的电子文件管理系统和数据库。

3 结语

在这样一个新时期，机关档案室针对纸质档案的传统管理方法显然已经不能满足这个纸质与电子文件并重、提倡政务公开的新时期的需要，因此，机关档案室人员要克服机关档案室电子文件管理中存在的诸多问题，即时转变传统观念，重视对电子文件的收集管理工作，认识到档案管理手段、方式必须变革，特别是上级领导机关，以适应现代化管理的需要，充分发挥电子文件的优越性，切实做好电子信息时代的电子文件管理工作。

参考文献

[1]张宁.我国电子文件管理现状调查与思考[J] .档案学通讯.2008（6）：p15-18.

[2]李少真.办公自动化环境电子文件的接收与利用[J].兰台世界2006（11）：P22-23.

[3]汤卫新.电子档案与传统载体档案之比较研究[J].浙江教育学院学报.2007（1）：P101-107.

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