摘 要：在经济与科技相对落后的时代里，对于那些从事管理档案人员工作过于繁杂琐碎，现如今科技手段的提高，电子设备的应用，使得档案管理者的劳动强度不仅大大减弱，而且也提高了他们的管理水平。可是，档案数字化管理与纸质卷宗档案的管理相比存在着一些不可避免的缺陷，那么了解档案数字化管理存在的优势和弊病，就会有助于改进与提高档案数字化管理。

关键词：数字化管理；弊病；资料；优势

随着经济和科技的快速发展，如今单板的档案管理形式已被数字化管理形式所逐步更换，这是在经济与科技发展新形势下一个必然的结果。电子信息技术突飞猛进：在家庭、办公等场所的应用使得信息化管理成为现代人不可忽略的一个环节。大量的数字档案信息取代了各种文件的文字书写。档案数字化管理为人们提供方便和灵活的同时，有一些缺点也相对出现。

1 管理数字化资料的优势

1.1 适应任何作业环境和任何时间，提高工作效率

过去职能在规定的地点及工作环境中，才可以对档案、资料进行管理，这就是过去落后呆板管理档案的一种状态。现如今档案文件能通过解码、编码的手段变成数字档案，只要可以得到相关人员的授权，在一个小小的硬盘里面，所有的电子档案信息都能够进行复制、或者整理，可以在不同的地方与时间里对想了解的内容进行查阅。在数字化管理模式中，管理人员通过网络系统进行档案立卷、编目、原文挂接，并且能打印出全引目录、卷内目录、原文内容，整个过程十分简单，极大的提高管理人员的工作效率。数字化管理之后，查阅过程也变得非常便捷，相关查阅人员在通过网络信息系统进行对资料关键词的检索、模糊搜索，查阅相关目录，直接调阅原文，原文直接打印。这样方便快捷的数字化管理既解决了管理人员繁琐整理工作，也解决了查阅人员的大量重复查阅工作。

1.2 加强档案资料信息关联性与准确性，增强纸质档案寿命

在过去陈旧的档案资料的管理中，必须要把档案资料分类别存放，必须要建立大量的检索工具，必须要重复调阅大量纸质档案。如今现代化档案数字化管理建立起来，使得相关人员能够将所有不同的档案信息建立在计算机的硬盘里面，电子档案经过建立数字化管理系统，使用者只需在检索工具中输入关键词，就能迅速、精准地进行查阅，并且能够将相同问题的相关材料关联起来进行研究，对档案信息的研发有很大帮助。电子档案的充分利用，极大程度的减少了纸质档案的调阅次数，降低了纸质档案的损坏可能，从而延长了纸质档案的保存寿命。

2 档案资料数字化管理的缺陷

2.1 电子文件有很多的不安全性

具有简单快捷且有存储方便、传递迅速等，这是电子文件的优点。具有重要的原始信息也能够从新编辑更改，或者进行删除，所以在安全方面的欠缺，会影响到档案上的资料与信息安全、真实性。文件信息的载体不固定，尤其是针对那些有价值意义上的档案，将会受到不同程度的影响。还有网络世界的宏观性，对那些有着不可告人目的人，利用网络里的不安全因素对档案资料性信息等加以利用，这就给档案管理者造成一系列的严重问题。

2.2 电子资料容易受存储载体的约束

电子档案虽然在使用上优点很多，但是对早期生成的文档，当下的新设计的软件不能够将它的内容读取下来，这说明，电子设备更新的比较快，对于旧文档只能适用于原来的软件。所以旧的设备和它的应用软件都必须随着文档一起储存起来。电子资料档案，它的读取是取决于特别的一种软硬件设备，所有这是与过去的纸张性资料档案有着不一样地方，电子资料档案还能够在不小心的时候会受到病毒的危害而造成的资料丢失等隐患，这给电子档案的管理带来不便。

2.3 数字化档案的利用价值较低

有很多的档案使用者，他们没有意识到档案信息库里面有很多的资源可以挖掘，还是依照过去的习惯，只是用那种简单的方法进行资料检索，看到也只是一些非常有限的档案信息。所以目前来看，虽然数字化资料档案有效地提高了档案管理水平，可是对它的使用率任然还是不高

3 对于数字化档案管理实行的有关事项需要注意一下几点

3.1 系统工程的开发，能够信息共享

档案电子化构成是一项非常系统化的工程，也是一个又硬件和软件组合的系统。它含有系统管理、总体设计、档案整理、设备选型、扫描录入、软件开发、查询管理、光盘备份、安全措施等；电子档案为了适应于每一个使用者的不同需求，，设计采用的是多个磁盘排列存储、双核服务器、高速扫描仪用于集中扫描、磁带双备份、以及光盘等，使得人们在使用的过程中得心应手，真正成为了一个好的工具与帮手。

电子档案的管理具有特殊性，因为对不同保管的资料需要有相同的措施：列如：平平常常不需要有任何保密措施的信息资料，就可以共享，相反的具有一定隐秘的，涉及到一些不能外传的东西，就必须加强安全保密性。所以，在进行档案数字化资料管理时，安全管理是必不可少的。在电子资料档案安全管理分为两种：一是软件管理：管理者需要设置使用权限，不能够轻易的让网络中的一个人，或者是一种软件就能打开，还要对病毒性攻击有一个相应的措施来拦截：比如使用防火墙等。二硬件安全管理：相关人员主要管理的是对档案资料信息存储的载体，要有一个较为严密周全的管理办法，增强延长使用存储载体的年限。既要有为电子档案资料长久使用的打算，还要让这些东西保存良好。

3.2 建设组织队伍，提高管理水平

当今世界信息爆炸式地发展，使得档案管理资料再也不是原来那种繁琐复杂，需要投入很多人员花功夫来整理了。以现代化办公设备为根本的技术性人员管理，作为管理者要有一定的理解能力，对比较专业性强的档案作出精准掌控；还能够根据使用者得需求为其准备相关的很多数据资料档案信息。所以说，具有较高的素质、较高技术只能的人，才具备现代化信息管理的基本素质，因此对档案人员要有一个专门的培训机构，尽快掌握学习管理电子文档的基础知识，从而提高作为一名普通且有高度保密电子文件的意识，逐步能够适用过去式档案管理者向数字化管理发展的工作，加强自身的业务水品，才能够提高档案数字化管理水平。

4 结语

现如今科技手段的提高，电子信息技术的应用，使得档案管理的劳动强度大大减弱。为提高档案管理水平，就必须要随着电子技术的发展而发展。管理者应利用一个正确的方法，不断努力学习现代化档案资料的管理，并对当今数字化档案管理的缺点与优点能够合理地做出详细的分析，因为数字化档案资料的管理已经是现如今代档案资料发展的主要趋势了。

参考文献

[1]李廷忠；浅论档案信息化及档案信息化建设[J]；黑龙江科技信息；2011年23期

[2]朱丹；图书馆档案管理工作存在的问题与对策[J]；科技信息；2011年18期

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