新时期党校档案信息化管理策略探讨

时间:2024-10-02 人气:

摘 要:档案管理是党校建设与发展的重要内容之一,决定着党校的管理水平。党校的档案记载着党校的发展史、教学成果和教育工作者对党校的付出,是党校具备的宝贵财富,具有神圣不可逾越的地位。在新时代背景下,党校档案的管理应积极响应时代的要求,转变传统的档案管理理念和管理模式,实现档案管理的现代化建设,提升档案管理质量。本文就新时期党校档案信息化管理策略进行了分析与探究。

关键词:党校;档案管理;信息化管理

信息技术已经成为现代社会的代名词,是现代化社会发展的重要支撑,经济、文化、政治、娱乐等都要以信息技术为载体,进行信息的交流与传播,将庞大的世界联系在一起。新时期,应利用好信息技术这把利剑,将其应用到党校的档案管理中,实现档案管理的信息化,可大大提高档案管理的质量和效率。通过对档案管理工作现状的分析,加强党校的信息化管理迫在眉睫。

1 党校档案管理工作的现状分析

1.1 档案管理人员专业水平偏低

对于档案管理工作而言,管理人员在其中扮演着至关重要的角色,是档案管理工作开展的重要基础[1]。但是,就当前党校档案管理的现状而言,档案管理人员普遍存在着素质偏低的现象,在专业性方面有所欠缺。党校的档案管理人员一般以教职工人员为主,属于非专业类的档案管理人员,影响着档案管理的质量和效率。由于档案管理涉及到归档、整理、登记、档案清点、查询等工作,若不了解档案管理的有效方法,会导致档案管理质量下降,提高档案管理人员的专业性具有必要性。

1.2 档案管理模式相对传统

党校档案管理工作依旧保持着传统的人工管理模式,所有的档案编号、规整、清点工作等都需要人工来完成,需要耗费大量的时间和人力,且工作的效率不高,档案管理质量不够理想。由于人工的能力有限,档案的管理工作相对复杂、繁琐,面对繁多的档案资料,档案管理工作中的失误率较高。新时代背景下,传统人工档案管理模式已经不适应现代社会的发展要求,管理模式相对落后,实现档案管理的信息化迫在眉睫。

1.3 档案查询效率相对较低

档案查询是档案管理中的重要任务之一,利用人为手工式的档案查询相对繁琐,对档案内容的检索效率不高,从诸多的党校档案中查找出目标性档案具有一定的难度,在信息检索方面存在滞后性。同时,在档案查找的过程中,极易出现档案查找资料不全、信息精确度不高的现象。由于纸质档案经过时间的推移,会出现不同程度遗失的现象,致使档案资料不全,影响党校教学工作的开展[2]。

2 新时期党校档案信息化管理策略

2.1 转变传统管理方法,了解信息化管理的重要性

档案管理是党校管理工作中的关键内容,影响着党校的管理水平。加强对党校档案的管理是尊重党校发展历史的重要举措,注重对党校发展历史资料的保护,是尊重党校的关键行为[3]。为了提高党校档案管理水平,应顺应时代的发展要求,实现档案管理的现代化和信息化,转变传统的档案管理理念,明确了解档案信息化管理的重要性和必要性,以提高档案管理水平。党校应意识到传统的档案管理模式已经不适应现代社会的发展要求,全面推行档案的信息化管理,意识到信息技术的优势,实现档案的信息化管理更方便、更快捷,档案管理工作更为高效。党校的领导应认识到档案信息化管理的重要性,积极开展党校管理工作,为构建新型的档案管理模式而不断努力。

2.2 丰富信息设备资源,为信息化管理提供基础

实现党校档案管理的信息化,是以信息技术为基础而开展的,注重对档案信息化基础设施的完善具有必要性。党校的档案是以纸质的形式存在的,应将现存的纸质档案中的信息录入到计算机或电子设备中,对现存的信息进行数字化的处理,通过录入、扫描和摄影等方式对档案信息进行采集,并将其全部录入到计算机系统中,并利用计算机系统进行档案信息的分类处理,构建完善的档案网络系统,实现对档案信息的全面管理。由于传统纸质档案只是通过人工管理的形式进行管理,不需要其他设备予以辅助,存在着计算机设备短缺的现象,应购入档案管理设备,照相机、扫描仪、计算机等都是档案信息化管理中必不可少的基础设施,丰富信息设备资源,可为信息化管理提供基础。

2.3 完善档案信息化管理体系,提高档案管理质量

在党校档案信息化管理过程中,应构建完善的档案信息化管理体系,严格控制档案管理的规范性,严格约束管理人员的行为,为提高档案管理质量提供保障。党校档案是党校历年来发展的重要见证,承载着大量的历史信息和科研成果,可为党校的建设与发展提供依据和借鉴,对党校来说是一笔宝贵的财富[4]。档案领导队伍应由各部门领导层组成,不同部门应设定不同的档案管理人员,档案馆的管理人员应严格控制每份档案的入馆时间、领导借阅详情、档案的属性等,对该档案的具体情况进行严格控制。在党校档案管理工作中,应建立完善的档案管理机制,严格规范档案管理人员的行为和工作态度,对档案管理工作中出现重大失误者,应加大惩处力度,以给予管理人员以警示。档案管理机制应强化责任意识,实现权责的明细化,一旦出现档案遗失、档案登记错误、整理有误现象的出现,应追究档案管理人员的责任,将责任落实到个人,以提高档案管理质量。建立健全档案信息化管理制度,会使整个档案管理工作有章可循,加强档案管理的规范性,进而提高档案管理质量。

2.4 以网络平台为载体,实现档案信息的共享

实现档案管理的信息化,可以利用信息网络平台实现档案信息的共享,建立党校档案管理的专属网站,使得党校的各个部门可以将各自的科研成果、新鲜的教学观点上传至网络平台。党校全体教师都可以实现对所有信息的共享,建立档案管理的局域网,能够及时分享网站信息,以丰富档案网站资源[5]。构建党校档案管理网站,只有党校领导、教职工、档案管理人员可以进行网站,档案管理人员应做好网站的日常维护和管理,对新的档案资料进行及时的分类和整理,并制定不同的关键词,做好目录、入档时间等信息的登记工作。另外,应对网站设置数字加密技术,对该网站信息进行实施的保护,采用身份验证技术来进行网站的登录,只要键入想要查找的关键词,可立即查找到相关的档案信息,档案管理效率得到提高。为了更好的开展党校档案的信息化管理,应加强管理队伍建设,提高管理人员素质,注重对管人员计算机操作能力、网络管理与维护能力、档案管理能力等的培养。与此同时,应构建完善的激励机制,对表现好的管理人员进行激励,应管理人员的要求选择相应的激励模式,以激发管理人员的工作积极性,提高对档案管理人员专业性的要求,为档案的信息化管理提供基础。

2.5 加强学习(西方先进技术)可以省略,借鉴发达国家成功经验

信息技术起源于发达国家,在信息化管理方面具有丰富的经验,并普遍应用到各行各业之中,实现了管理的数字化水平。为了更大程度上的提高我国档案管理的质量和效率,应借鉴西方发达国家的成功经验,并到国外(可以不要)进行信息化管理技术的进修,并引进国外先进的信息化管理设备,()将其应用到党校档案的信息化管理之中,定会取得理想的效果。注重档案管理的联机服务终端,能让档案管理人员更高效的开展档案管理工作,在档案查询上更具效率性。引进先进的信息化管理设备,应提升管理人员的操作水平,将先进的管理模式应用到档案管理中,将网络信号覆盖在党校内部,(已经全覆盖了)并在网络安全技术方面设置更加完善,有利于提高党校档案的信息化管理水平。

3 结束语

档案管理是党校管理工作中的重要一环,是对党校重要信息的管理,具有高度的管理价值。新时期背景下,对传统的档案管理工作进行创新,实现档案管理现代化与信息化,转变传统观念,了解档案管理信息化管理的重要性;完善党校信息化资源,购入足够的信息设备;完善档案信息化管理体系,提高档案管理质量;利用网络平台,实现档案信息的共享;加强档案管理队伍建设,提高管理人员的计算机操作能力,实现党校档案管理的高效性和高质性。

参考文献

[1]陈文玲.改进党校档案管理工作的若干思考[J].浙江档案,2014,07:63.

[2]姚莉.浅谈新时期党校档案管理工作的创新[J].商品与质量,2012,S7:278.

[3]李鸣宇.档案信息化管理及推动档案信息化建设的策略研究[J].才智,2015,05:365.

[4]陈文玲.改进党校档案管理工作的若干思考[J].浙江档案,,2014,07:63.

[5]姚莉.浅谈新时期党校档案管理工作的创新[J].商品与质量,2012,S7:278.

相关文档:
关于职业学校学生学籍管理系统的开发与研究
发挥课前会话在小学英语课堂中的作用
关于推进城建档案管理信息化的思考
高职院校韩语专业国际化人才培养模式初探
高校图书馆参考咨询微服务研究
关于建筑电气与智能化专业实验室建设的思考