摘 要：加强高职院校校园建设档案管理具有十分重要的意义。高职院校校园建设档案目前存在的问题是：对高职院校校园建设档案缺乏全程监督管理，建设单位的责任和义务不明确，建设项目档案收集不完整。高职院校的校园建设档案的对策是：全程参与、监督、明确责任和义务；对建设项目档案提出真实、完整、准确、系统规范的档案要求；建设项目单位（法人）应建立健全项目档案管理制度。项目档案验收要与项目验收同步进行。
关键词：高职院校；校园建设档案；问题与对策
建设项目档案是建设项目管理的重要内容，也是建设项目建设过程的真实记录，对今后项目管理、维修、改建与扩建具有重要的查考与凭证作用。随着高职院校的快速发展，校园不断新建、扩建，建设项目数量日益增多，在建设项目档案方面，一些新的标准与规范陆续出台，这对建设项目档案工作提出了更高的要求。为了落实我国有关档案法律、法规、规章和标准，进一步规范建设项目档案，做好基本建设档案资料完整的收集、整理、等管理工作，更好地为项目的建设、运行和学校日后的校舍管理、维修、改建与扩建提供重要的查考和凭证服务。在推进高职校园建设发展的同时，加强高职院校校园建设项目档案管理，明确建设单位与施工单位各自各自的责任与义务，全面提高项目档案的质量等，都具有十分重要的意义。
1 高职院校校园项目建设目前存在的问题
1. 制度不严，缺乏监督管理
基建项目档案经费虽然已包含在建设项目经费中，但施工承包单位能否按文件规定执行完成所有的项目档案、移交基建建设全部档案资料，学校跟踪、落实。学校因档案人员不足、档案没有列入基建岗位责任等问题，造成档案部门制度得不到落实。学校项目建设计划时，没有把档案行政管理部门、专业档案人员纳入对基建项目的档案监督管理，档案行政管理部门、专业档案人员没有参与指导、检查，问题没能及时发现解决，质量把控跟不上。整个项目建设过程缺乏行政监督以及专业的指导、缺乏监督管理力度，普遍存在有制度没执行力度的现象。
2.校园建设项目管理人员档案的意识淡薄
高职院校发展较快，但基建部门及主管领导对基建档案工作重视不够，造成一些基建管理人员档案意识淡薄，存在“重建设，轻档案”的思想，没有把整个项目从酝酿、决策到建成等的全过程中形成的文字资料、图纸、图标、计算材料、声像材料等形式与载体的文件材料收集齐全。有关人员对基建档案归档范围不明确，较普遍存在案卷质量不符合要求、整理不规范、工程项目档案没有完全按规范的十大类分类的现象。基建部门、行政部门没有对施工单位进行项目档案监督、检查和指导，基本建设项目的档案资料收集、整理等工作没有与项目进程同步进行。
3.校园建设项目档案不齐全、质量不高
从已归档的档案材料看，基建档案资料、载体不齐全、质量普遍不高。在基建项目工程的可行性研究任务书、设计基础材料、设计文件、工程管理文件、施工文件、竣工文件、生产技术、工艺设备、涉外文件、财务器材管理、其他资料等文件中都有完整、不规范、复印件替代原件、图纸、图标模糊不清、档案载体有文字资料、没有声像等形式资料，归档范围缺失严重、竣工图与实际情况不符，没有修改补充重新绘制图、或原图面涂改不整洁、字迹不清楚，档案内容不能真实完全反映项目实际情况和建设过程，图物不相符，技术数据不准确可靠、签字手续不完备，档案分类不清楚，档案没有按自然形成规律成系统，各部分之间没有保持有机联系，分类不科学，组卷不合理。不规范、不达标、不完整的项目部分档案资料移交给基建部门，基建部门对缺失档案没有严格把关，给学校日后维修、改建、扩建等查档利用带来很大麻烦，无法提供有效利用，给学校造成不可弥补的损失。
2 高职院校的校园建设项目档案的对策
1.严格规章制度，加强监督管理
校园建设项目档案是工程质量管理的重要内容，是工程质量好坏的的真实反映和有效凭证，学校负责项目的领导要提高对建设项目档案工作重要性的认识，加强对建设项目档案工作的领导，把建设项目档案工作确实抓紧、抓好，落到实处。对国家以及省市有关的基建项目档案的法律、法规应监督有关人员及施工单位严格执行，对参建单位项目档案领导人要要制定责任制并进行监督管理。《普通高校档案管理办法》和学校的《档案管理办法》要列入基建项目档案管理，把羡慕档案工作列入学校工作计划、岗位责任、年度考核。基建档案要有专人管理、落实，必要时要对基建档案管理人员指导培训，基建档案管理人员要明确基建档案归档范围和分类办法。要制定相应的规章制度，以防基建项目有档案经费，但施工承包单位没按文件规定执行完成所有的项目档案、移交基建建设全部档案资料。
2.提高校园建设项目管理人员的档案意识
要要消除项目档案管理人员的档案淡薄意识、“重建设，轻档案”的思想，首先学校要重视基建档案，学校应根据项目规模配备基建档案人员，档案人员要对档案管理方面的法律、法规、规章和标准进行学习，提高档案意识，认识基建档案的重要性和不可替代性。要明确基本建设项目的档案资料收集、整理等工作要与项目进程同步进行。要强化建设项目总承包单位对分包单位实行档案统一领导、统一管理档案的原则意识。档案有关人员提高档案意识、责任意识和明确义务，才能确保移交给学校的项目档案完整、准确。学校今后维修、扩建、改建时才能真实有效利用的档案资料。加强管理人员的档案意识，日常项目档案工作才不会被忽视，档案质量才能及时、认真把关。
3.严把项目档案质量关
学校基建项目档案是在学校在各种项目工程建设中形成的，以工程项目为单位的包括各种文字材料、图纸、图表、目录在内的文件材料，是维护、改建、扩建的依据。基建档案的完整、准确、标准化、规范化直接关系到档案利用的有效性，正确把握基建项目案卷质量的诸要素，做好基建工程竣工文件的收集、整理、审查工作，提高案卷质量必须做到：
①提前介入，同步进行
加强建设项目档案质量管理，保证项目建设档案质量，是国家档案局的有关规定，也是建设单位、施工单位以及档案行政管理部门、基建部门的档案管理人员的责任和义务。项目建设档案资料收集整理工作要与项目建设同步。但工程建设进度是由各指挥部及相关的业务部门掌握，档案行政部门、学校基建部门、档案人员对工程的开、竣工及工程进度情况知之甚少。
②档案齐全、质量规范
竣工文件是工程的直接记录，是工程验交维修、改扩建的依据，档案是否齐全、编制质量好坏，是反映施工单位的管理水平和工程质量的重要标志，同时也会影响档案材料的提供利用。项目档案材料总类齐全，案卷质量规范标准，才能保证档案利用的有效性。
学校基建部门对档案资料的准确性、系统性存在的问题要及时提出整改要求和意见，竣工前存在的问题要及时改进。档案验收与工程验收要同步，档案要有档案行政部门及相关人员的验收报告，不达标、不完整的项目部分档案资料移基建部门应采取措施，基建部门对缺失档案要严格把关，，切实把项目建设文件案卷质量的落到实处，对学校今后维修、改建、扩建等查档利用提供有效保障。
参考文献
[1]《建设工程档案工作常用文件》（一） 福建省档案局监督指导处 2003.7
[2]《基本建设档案资料管理暂行规定》 （国档发〔1998〕4号）