浅析新形势下事业单位档案管理及服务模式的创新

时间:2024-05-21 人气:

摘 要:档案管理是事业单位开展、提高自身管理工作的重要基础内容之一,其管理模式与管理体系也须顺应当前新形势下档案管理、服务模式创新的要求。因此,事业单位应立足于信息化改革的基础之上,不断优化、创新档案管理及服务模式,以提升其服务管理效率。本文就水利单位档案管理及服务模式的创新进行分析、阐述。

关键词:事业单位;水利;档案管理;服务模式;创新

事业单位档案既其历史发展、现实情况的客觀且真实的反映,也是其重要的无形资产。新形势下,事业单位原有的档案管理体系、模式均已无法满足信息化时代的发展需求;因此,事业单位档案管理的优化与创新,既是事业单位发展的需要,也是新形势下提升其档案管理及服务的需要[1]。本文就水利单位档案管理及服务模式的创新进行分析、阐述。

1 新形势下水利事业单位档案管理特点及其管理创新的必要性

新形势下,随着现代数字化信息技术及社会化进程的迅猛发展,水利事业单位档案管理数字化、信息化水平也随之不断提升,因此水利档案管理也呈现出以下特点:一是数字化信息化背景下的水利档案管理既可以促进其档案管理工作效率的提升,也可以有效降低其管理成本费用;二是数字化信息化档案管理也更有利于水利单位诸多工作的顺利开展,也更有利于水利单位与其他相关部门的交流与沟通,这对保障其档案管理工作效率与质量也具有积极的促进作用[2]。

新形势下的水利单位档案管理管理及服务模式创新的必要性:一是在云计算、物联网等现代数学化技术的推动下,解决了现代档案管理工作中的诸多难题;这也成为了水利单位档案管理顺应新形势、新时代发展的必然要求。二是随着事业单位体制的改革,这也推动了水利单位信息化发展,进而也为其档案管理数字化建设与发展创造了有利条件。故此,水利档案管理及服务模式的创新也是顺应体制改革的必然选择。三是传统事业单位档案管理流程复杂、繁琐且档案信息的整理难度大,尤其是在对历史资料、信息调出、查询时工作效率低下;而经过档案管理及其服务模式的创新,则可以全面解决上述问题;因此,这也是水利档案管理工作发展、提高工作效率的必然需要。

2 新形势下水利事业单位档案管理及服务模式创新的内容

1、构建数字化档案管理模式

水利事业单位档案管理既是其重要的无形资产,也是有效提升其单位管理效率的重要保障。而数字化技术则可以有效地将传统的文字档案信息资料转化成为数字化档案信息,并对其进行及时的更新、补充以及整合等,进而达到提升档案管理、服务效率的目的[3]。

2、构建自动化档案管理模式

欲提升水利事业单位档案管理、服务效率,自动化档案管理、服务则是其必需的创新途径。同时,自动化档案管理还涵盖了数字化扫描识别、OCR识别、电子标签等,这些数字化技术均可以提高档案管理的自动收集、、检索、筛选以及关键词自动提取等,进而为提升其管理、服务质量与效率奠定了基础。

3、构建体系化档案管理模式

信息化事业单位档案管理、服务建设是一个体系化过程中;其涵盖了档案文档一体化、内部管理、服务流程一体化以及部门(包括下属单位)间衔接一体化。而信息化档案管理则可以全面提升档案信息数据的兼容性与通用性,为提升事业单位档案管理服务建设体系奠定了技术基础。

3 水利事业单位档案管理、服务模式创新途径

1、提升档案管理人员专业素养

水利单位档案管理及服务模式的创新与其管理人员的专业素养是密不可分的;因此,应以提升档案管理人员专业素养,强化其工作责任意识,进而发挥出专业人才的作用。因此,水利单位应定期或不定期对档案管理人员的专业知识、信息化应用技能进行相应的培训与考核,以全面提升其档案管理工作效率及服务质量的同时,还要加强对其档案管理工作的职业素养、责任心的培训与考核,进一步增强其服务意识、树立起档案创新管理意识,从而提升档案管理质量与效率[4]。

2、优化业务流程与相关制度

水利事业单位档案管理原有档案管理业务流程相对落后,其无法满足信息化、数字化档案管理及相关服务;因此,水利单位应进一步优化业务流程,不断的拓展、丰富档案管理服务功能及服务内容;使之服务范围、服务形式均能够得到全面的优化与提升,进而满足单位档案管理与服务需求。同时,水利单位还应不断完善、更新现有的档案管理软硬件建设,加强对各类档案信息资源的整合,全面完成档案管理信息化平台的建设。另外,水利单位还应进一步优化、完善档案管理的相关制度建设,积极引入现代的、先进的档案管理组织架构,完善相关制度,以进一步保障档案管理、服务模式创新的顺利开展[5]。

3、强化水利单位档案管理与服务意识

水利事业单位档案管理具有综合性强、地域性显著、价值性高以及时间性差异大等特征,这也给其档案管理带来了较多的困难,同时,也对其服务模式提出了更多的挑战。传统水利单位档案管理、服务工作模式存在着“重管理、轻服务”的问题;但在管理、服务创新的过程中,应充分借鉴现代化管理、服务模式积极向开放型、信息化、数学化的档案管理转型;并通过积极转变档案管理人员的服务意识,从提升自身服务质量、服务水平入手,利用各种创新手段、创新思维为促进水利事业的发展、改革发挥出积极的作用。

4、建立健全档案管理、服务体系

首先,加快传统档案的数字化建。水利事业单位应积极推进各下属地方水利部门档案数字化建设,并将其列入到水利信息化整体规划建设之中;进而推动水利档案存储、管理、服务数字化。同时,并通过现有信息传输网络与平台,完成相关档案信息资源的共享;使档案管理、服务网络化、信息化。

其次,加大档案开发力度。档案管理与服务工作的创新,应立足于对水利单位中各类档案的开发;并借助现代信息技术将水利工程档案加以分类、完善;并从各类水利工程档案中有机地提取、开发对社会水利建设发展有学习、推广意义的信息加以分享、推广;进而将档案服务工作“做活”,为各级水利部门以及水利工作者的决策与管理提供更多的参考。

第三,提升档案管理信息的安全性。为避免档案信息的丢失、损坏,档案管理技术人员应借助现代信息技术加强对现在档案数学、信息的安全管理,如机房的防火、防盗以及计算机中防病毒、防黑客的安全技术防护等;并对重要的档案数据文件、系统文件定期进行备份;同时,还应加强档案管理人员对相当数据、信息的保护意识,进而切实保障档案信息、数据的安全性。

综上所述,档案管理既是事业单位管理工作的重要内容之一,其管理水平、服务质量也直接关系到事业单位能否持续、健康的发展。因此,在进行档案管理及服务模式创新的过程中,既要提升档案管理人员专业素养,也要优化业务流程与相关制度;并通过不断强化水利单位档案管理与服务意识来保障事业单位档案管理、服务创新的顺利完成。

参考文献

[1]张蕴倩,曹瑛,胡继成,等.新形势下创新水利工程档案管理的途径[J].江苏水利,2016(1).

[2]尤丽,浅谈新形势下事业单位档案管理的改革[J].档案信息化,2014(06).

[3]党立萍.事业单位档案管理创新与改革新思路研究[J].黑龙江史志,2014(07).

[4]王玲玲.新形势下事业单位档案管理创新与服务模式的改革研究[J].办公室业务,2015(12).

[5]杨凤廷.水利档案管理信息化建设应注意的问题及对策[J].才智,2015(23).

作者简介

张波(1978-),女,江苏淮安,汉族,大专,研究方向:档案管理。

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