探析事业单位档案管理中现代化方式的利用

时间:2024-05-21 人气:

摘 要:为了保证事业单位之中档案管理部门能有良好的质量,需要档案管理部门能在管理中积极的运用现代化类型的管理方式,并结合实际的管理情况确立相应的应对方案。本文就事业单位之中档案管理部门现代化管理方式的运用进行了分析。

关键词:事业单位;档案管理;现代化

传统模式下的档案管理工作存在着管理内容较多、程序繁琐的特点,并且因为传统模式下的档案管理工作主要是以纸质媒介为基础,这也在无形之中给档案的保存以及管理带来了难度,正因为传统模式下的档案管理工作存在这些方面的缺点,也是使得传统模式下的档案管理逐渐被时代所淘汰,需要档案管理法方面的人员能在工作中运用现代化类型的管理方式,促进管理质量的全面提升。

1 事业单位在档案管理方面实施现代化管理方式的必要性

传统模式下档案管理模式由于将档案信息完全记录在了纸质文件上,进而在开展档案管理的阶段需要投入大量的人力资源进行管理,并且事业单位在其档案储藏量方面较大,档案管理工作内容较为繁琐,使得传统模式下的档案管理工作的效率偏低,对事业单位的发展会产生不利影响。其次,传统模式下的档案管理不仅在保存方面存在这较大的问题,同时一旦工作人员需要对档案资料进行查询,则需要耗费大量的时间,尤其是在一些大型的事业单位之中是,要想在庞大的档案资料之中找到某一个关键的档案资料往往要经过较多环节的查询、检查。第三,当事业单位档案资料不断的积累之后,纸质档案储存媒介的缺点就会表现出来,在档案资料不断累积之后就会在体积方面呈正比例增加,并占用大量的档案储存空间,不利于档案储存工作的长远发展。

面对以上的这些困难需要档案管理方面的工作人员能积极的将现代化的档案管理方法融入实际的管理之中。现代化的档案管理模式不仅能提升档案管理方面的效率,同时目前现代化的档案管理由于逐渐实现了无纸化类型的管理,进而也就使得事业单位之中的档案管理工作在查询方面、保存方面都有了根本性的变化。由此可见,事业单位之中档案管理部门实行现代化的档案管理模式是必要的,同时也是可行的。

2 现代化类型档案管理模式在事业单位档案管理部门中的运用

2.1 档案索引之中的运用

档案信息在目录建立以及信息索引方面的质量直接决定了档案信息管理的效率,同时也是档案管理中的重要环节,传统模式下的档案管理受到纸质媒介的制约,使得查询工作较为复杂并且效率较低。而使用了现代化模式的档案管理方法之后就能在档案管理环节中实现无纸化的管理效果,能将收集来的档案信息直接以电子文件的形式输入到电脑之中,并且借助于电子计算机强大的编程功能以及处理能力,将电子类型的档案信息直接分类保存,这样当管理人员需要进行档案信息调取的时候就可以直接在电脑终端上面查询自己所需要的档案信息,在简化了查询工作环节的同时,也使得档案管理方面的效率有了大幅度的提升,为档案管理方面的发展提供了稳定的基础。

2.2 辅助业务方面的运用

实际的档案信息管理是一个较为复杂的体系,不仅做好档案信息的鉴定工作、保存工作,同时由于一些档案信息在收集阶段存在着碎片化的特点,因此还需要档案管理方面的工作人员能完成档案信息的收集工作以及整理工作,并能对一些特殊资料进行深入的统计,在整理阶段中出现的大量档案信息也正是档案处理工作的一大难点。而当在档案信息的管理阶段中实施了现代化类型的管理方式之后,就能为工作人员开展工作提供极大的辅助,达到减轻工作人员工作量、提升工作人员工作效率的目。其次,现代化管理模式对于档案管理工作的辅助效果也是多方面,在一些管理方面还实现了管理工作的自动化、便捷化,在档案信息文件的借阅管理中,通过现代化设备的辅助,就能是借阅人员使用相应的证件完成自助借阅,方便了人们借阅。

2.3 档案库房管理方面的利用

在现代社会经济发展模式下,科学技术不断进步,事业单位档案库房管理过程中,应当对现代计算机技术进行有效利用,结合事业单位档案库房管理实际情况,建立现代化库房管理系统,合理利用计算机技术和设备,对事业单位档案库房进行全方位监控,提高档案资源的安全性。与此同时,应当建立并完善设备监控系统,对档案库房内的空调设备和空气湿度控制设备进行有效的监控,保证档案库房环境满足档案管理的标准,一旦与档案保存标准不符时,监控系统会自动发出报警,以提醒档案管理人员对其进行妥善处理。现代化方式在事业单位档案管理中的有效运用,有助于实现档案管理的智能化和规范化,促进事业单位档案管理工作的现代化发展。

3 事业单位档案管理中利用现代化方式的不足及改进建议

虽然利用现代化的技术,将计算机以及网络技术应用于事业单位的档案管理,能够在很大程度上节约工作时间,提高工作效率以及准确率,但是同时,计算机管理中也存在着以下问题:首先,文档分离问题。在我国,文档工作在其通过文档口时,将文件的前面两个阶段视作文件,而只将后面两个阶段视作档案,而且管理标准也不统一,这样使文档运动各个阶段相互独立,致使文档分离。其次,网络安全问题。由于网络技术不断升级,对档案信息实施网络管理时,其可靠性以及安全性问题越来越受到关注。而大部分档案管理者又缺乏必要的计算机技术,如果只对电子文档相应的逻辑归档进行了设计,而并未考虑到其物理归档,网络一旦遭到破坏,电子文档将会丢失。再次,设备利用率较低,复合型人才较为缺乏。档案室对计算机进行应用时,功能单一,大部分仅仅用于文件打字或者档案著录,对财力、物力和人力无疑是一种浪费。为此,首先,应当对文档进行一体化,切实解决文档分离方面的问题。应当在事业单位内部实施文档一体化,消除重复环节,使文件与档案归为统一的系统,同时采用比较成熟的软件,让档案工作在文件形成最开始的及时介入。其次,根据档案管理目前网络化的特征,解决好其安全问题。加大研究力度,对档案信息在上网之前进行加密控制,对网络安全进行及时测评等,开发有力的安全软件等,保證档案资料安全。再次,对档案管理者进行计算机相关知识的培训,引进复合型人才,提高功作效率,更好的驾驭现代化方式中的档案管理。

4 结束语

事业单位要想对档案资料实现良好的管理,就要把现代化的方式融入到档案管理过程中,重视现代化方式在档案管理过程中的重要性,并且结合自身的发展优势创新管理方法,从而对档案管理的方式进行优化,最终为档案资料的高效管理提供一份良好的基础。

参考文献

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