浅析如何做好采供血机构的档案管理工作

时间:2024-05-21 人气:

摘 要:档案管理是采供血管理工作的一个重要环节。档案的零散残缺会导致管理单位无法追溯血液来源,使日常管理陷于被动;档案的混乱更会导致管理单位无法进行采供血量、检验合格率、血液报废率等的分析,工作质量无法提高。本文主要就采供血档案管理存在的问题及如何规范优化作一次尝试性的论述。

关键词:采供血;档案管理;对策

1 采供血档案管理中存在的问题

1、档案管理重要性未引起足够重视。采供血管理部门往往重视保障临床供血以及血液质量,而对相应档案管理的作用和地位缺乏了解,认识不足。单位缺少档案管理工作岗位,也严重缺乏专职的档案管理人员。专业文件档案资料往往是单位下属各部门各自为政,不成体系;存档也只是流于形式,集中堆放,不能物尽其用。

2、档案管理体系不明晰、不完整。完整的档案种类繁多,但往往缺乏科学的档案目录框架体系作支撑,档案资料处于多而无序的状态。同时,随着采供血计算机档案管理软件的逐步运用,专业文件档案的类别和软件中模块的分类往往不能呼应,给档案的查询和校核造成了困难。

3、采供血档案管理缺乏统一的规范标准。不同地区的采供血管理部门往往采用各自不同的档案管理方式,分类方式、操作细则、考核办法等也各不相同。不利于采供血档案的规范化管理;也不利于资源整合,无法建立采供血数据分析体系,对采供血全过程进行动态监控;更难以找出存在的问题及发现潜在的风险,及时采取措施,达到持续改进的目的。

2 做好采供血档案管理工作的对策

1、强化档案管理意识

档案管理是采供血系统管理不可或缺的重要组成部分,发挥着不可替代的重要作用。因此,采供血管理部门必须广泛宣传档案工作的重要性,增强全体采供血工作人员的档案管理意识,使大家充分认识到档案工作关联着采供血体系的每一个环节,关联着对采供血数据的分析和潜在问题的及时发掘。采供血管理单位要从实际出发,创造条件,安排专职人员,从事档案管理工作,负责对接采供血各阶段、各部门在日常工作中产生的档案资料,并进行及时的整合和处理,从档案管理的角度把采供血的全过程有机地整合起来,充分发挥档案资料的积极作用。采供血管理单位要加强对档案管理人员的定期培训,及时学习先进的管理理念和具体做法,更好地完善档案管理工作,防患于未然。

2、推广计算机管理软件辅助档案管理

采供血管理单位要在纸质档案为主,手工操作的基础上,推广运用计算机软件档案管理辅助系统,充分利用计算机管理的优势,实现档案管理的自动化、网络化和现代化。计算机辅助系统检索快捷,只要输入档案关键词,就能及时得到结果;管理方便,能够帮助档案管理人员整理、组卷、编制目录,提高工作效率,减少工作差错;借阅灵活,借阅单位、借阅人、及借阅期限的查询管理灵活便捷;便于保存,不需要接触档案原件,有效地避免了原始档案的损伤,延长了原始档案的寿命。同时计算机辅助系统也能简单便捷地进行采供血数据整合和分析,是对传统档案管理模式的有效补充。采供血管理单位只有在纸质档案和计算机软件相辅相成的基础上,才能有针对性的、更智能地做好档案管理工作。

3、细化档案管理的立卷分类工作

采供血管理单位日常工作中形成的档案资料种类繁多,系统复杂,为了做好档案管理工作,应该事先就明确好档案的分类大纲及立卷类目等,做到有的放矢。总的来说,采供血管理单位涉及的比较完整的档案分类一般包括文书档案、专业档案、基建档案、设备档案、科研档案、会计档案、声像档案、实物档案及电子档案等。而以其中的专业档案为例,也应该明确地下分为业务综合类、血源管理类、血液检测类、成分单采类、成分制备类、质量管理类、血液供应类、血液采集类等等。只有分类明确清晰,才能做好日常资料文件的对号入座,避免档案管理杂乱无章的局面。

4、计算机管理模块需服从档案分类体系

采供血档案管理计算机辅助软件目前种类不多,但没有统一的标准,往往是根据管理部门的不同需求而设计出的不同的产品。而管理部门、编程单位主观上对档案分类认识的差异性,直接导致了辅助软件中模块设置的偏差,也很容易造成模块中电子文档资料与专业文件资料各自为政,成为两个独立系统,不能发挥两者相辅相成的作用。可见,计算机辅助系统中的模块必须在认真科学确定档案分类体系的基础上,一一对应地来设立,既可以优化采供血的管理体系,又能在应对法律纠纷时,便捷地找到计算机系统中的电子档案,从而便捷地找到该电子档案所对应的专业文件档案,提供有效的法律证明材料。

5、采供血档案管理宜统一标准

目前,各中心血站及基层血站采供血档案管理模式、水平参差不齐、隐患较多、无章可循的状态。而我国关于采供血的规范、办法中对档案管理的具体要求也较少提及,例如,在《血站质量管理规范》中仅有11.1条款中提及“应建立、实施记录管理程序和档案管理程序。”和11.3条款中提及“献血、检测和供血的原始记录应至少保存十年”。针对此类情况,建议采供血上级主管部门对此类情况进行调研摸底,在现有相关法律法规的基础上,整理出台采供血档案管理的操作细则,将各地有差别、有争议的一些做法进行磨合统一。例如,明确采供血过程中每一个环节需要归档的内容明细以及保管期限、明确档案收集制度、明确采供血计算机档案管理软件模块的规范化设置、明确保密管理要求,明确针对采供血管理部门的考核办法等等。

3 结语

采供血档案档案管理工作是一项专业性、机密性较强的工作,是献血者及血液信息的重要载体,是采供血管理单位的主要信息来源。我们必须重视采供血档案管理工作,不断规范管理水平,提升管理质量,高效、协调、有序地管好用好档案,才能在更大程度上为临床医院决策、应用提供重要的基础依据,才能有效地提高医疗管理水平、促进整个采供血机构的发展。

参考文献

[1]金云霞.采供血专业档案管理中存在的问题和改进建议[J]《浙江档案》,2017(2):62-62

[2]孙淑芳,闫慧芝.采供血机构无偿献血者的檔案管理[J]《中国当代医药》,2016,23(9):151-154

[3]沈仕奇.浅谈如何做好采供血机构档案管理工作[J]《办公室业务》,2016(24):149-149

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