论核电建设档案管理体系的构建研究

时间:2024-05-21 人气:

摘 要:档案管理是核电建设中一项十分重要的工作,其具体内容是对核电建设各环节的职能活动进行记录,为施工单位施工计划、管理决策的制定提供材料与证据。因此,核电施工单位需要专门为档案管理工作建立起一套切实可行的管理体系,进一步提高档案管理工作的效率与质量。

关键词:体系构建;档案管理;核电建设

档案指的是由个人或组织在社会活动中保存的各种不同载体与形式的知识、信息和数据的记录。档案管理指的是在工程建设和企业职能活中直接形成的具有归档保存价值的声像、图表和文字等各种形式的历史记录的管理与控制,比如档案的保管、移交、鉴定、整理和收集等。

1 档案管理工作的重要性

一个企业在建立与发展过程中会生产大量有价值的信息,这些信息都会记录于档案中,企业可以根据档案信息内容总结经验、进行决策并且制定计划。以档案的形式记录核电建设成果,在工程验收过程中也需要全面参考工程档案內的有关资料,及时移交工程档案。档案对核电工程建设过程中所产生经济、成果以及特殊情况进行了记载。通过文件的移交、立卷、整理以及收集使文件被转化为档案,使工程建设资料的记录更加系统,也能够使文档的保存更加完整。所记载的档案资料既是施工单位内部日后维持与安全运行的重要数据基础,也是其他项目建设中重要的决策资料。

2 核电施工企业档案管理现状及目标

(一)体系建设情况

当前我国核电施工单位普遍制定了档案管理工作的整体执行方案,系统性地指导档案管理工作的落实。档案管理部门也能够依照具体的工作需要对操作规程和档案管理程序进行详细的编制。然而,虽然全面开展了档案管理工作,但是与操作规程相关的规范与指导体系尚未得到完善,比如合同档案、科研档案、工程项目档案以及文书档案等。

(二)档案管理人员情况

(1)人员配置

当前我国核电施工企业为档案管理工作所配置的管理人员往往是兼职性质,虽然都会聘请专业人员统一负责档案工作的跟踪、实施、策划与反馈,但是各个项目部资料中心的管理人员均只有一名,单个施工队和企业部门的档案管理人员普遍为兼职人员和劳务性人员,这种现状造成企业单位档案管理工作人员体系的不稳定,档案管理人员的工作质量与工作效率得不到保证。

(2)培训情况

新入职或兼职档案管理人员的管理经验普遍存在欠缺,需要经历一段时间的适应过程,这就需要为一个或几个新入职的档案管理人员专门配置一个经验丰富、技术储备充足的指导人员,将档案工作的具体流程、工作任务内容以及工作技术与经验传授其他其他管理人员。另外,核电施工企业需要针对档案管理工作的性质与要求对指导工作内容进行划分,体现出系统性与科学性特点。

(3)档案管理工作目标

档案管理部需要对核电建设过程中所生产的文件资料进行统筹安排与全面的规划,制定系统性的档案管理程序与标准,实现统一检查、统一监督与统一指导。将各个建设项目的业主要求与实际情况记录下来,根据该项目的施工要求制定档案管理程序,以检查、监督与指导档案管理工作,真正实现“分组管理、统一指导”。

3 档案管理体系的构建

(一)档案管理的机构设置

根据“分组管理、统一指导”的档案管理工作原则,档案管理部需要依照核电工程的行业特点与指导需求,建立起一套组织健全、自上而下的管理机构。所设计的组织机构需要能够覆盖建设项目分部和企业本部的全部档案管理部门,由技术中心负责管理机构的统一指导与分组协调,同时也要担负起档案管理的反馈、跟踪、实施与计划。施工企业本单位的档案管理由项目部资料中心负责,具体工作是档案工作计划的反馈、实施与制定。

(二)档案管理体系的内容

新形势下的核电施工企业档案管理工作需要体现出一定的集群化特点,档案管理部门要与事业部充分联系起来,起到档案管理工作的指导与枢纽作用,根据单个核电项目的管理与组织工作需求,建立档案管理程序,对各级档案管理负责人的权限与职责进行明确的表述,对管理工作流程进行优化与规范,根据程序文件有效开展档案管理工作。

4 处理好文件和档案的置换问题

当前我国许多核电施工企业采用档案与文件分开管理模式,档案管理与文件管理互不交叉,通常在完成工程建设以后才开始整理档案,而在转换过程中,需要经历比较长的时间,不利于工程建设过渡,档案的完整性与系统性也得不到有效的保证。因此,如何在较短时完成文件与档案之间的转换工作已经成为核电施工企业十分重要的研究课题之一。

(一)确定归档范围

文件是否具备归档资格很大程度上受到归档范围的影响,具有利用与参考价值的文件材料才能够转化为档案资料。因此,在设计归档标准的过程中,需要结合档案分类规则,将档案资料的具体类型划分为以下七种,即合同档案、会计档案、人事档案、设备档案、科研档案、工程档案以及文书档案。

(二)确定归档流程

确定和梳理归档流程需要以细化档案管理工作内容为基础,对各部门之间的协作与配合关系进行明确的表述。依照文件材料的移交、阅卷、整理与收集等工作内容,通过部门间的协调与配合顺利完成文件材料的归档。

(三)明确职责

档案管理部门同时也是归口管理部门,重点处理统筹安排与协调分工,负责协助和指导档案的立卷与收集工作。各级施工队与职能部门职责的划分,直接负责文件材料的收集与整理工作,立卷以及档案资料的移交也需要通过职责划分来负责。

5 结束语

档案管理工作是核电施工企业总结经验、制定施工计划的重要资料。因此,施工单位需要对档案管理工作的执行体系与部门建设进行专门的研究,提高档案管理工作质量与效率。

参考文献

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