关于企业文书档案的管理实施研究

时间:2024-05-21 人气:

摘 要:在社会经济的不断发展中,各个领域的企业建设都取得了全新的突破,拥有了更好的发展机遇和前景。对于企业而言,档案管理现代化是提升档案管理质量,拓宽管理途径的主要方式,而企业文书是企业档案管理中的一项关键组成,所以就要强化企业文书档案的管理,确保企业文书档案管理能够紧跟时代的发展步伐和方向,为企业的管理提供更多的可能,从而促进企业实现可持续发展。

关键词:企业文书;档案管理;研究与分析

企业文书档案是企业档案管理中的一项重要组成部分,在企业的工作和发展中具有十分重要的作用。在开展企业文书档案管理工作中,要创建健全的档案文书工作机制,这样就能够降低档案管理人员的劳动强度,促进工作效率,确保企业文书档案管理能够紧跟时代的发展趋势,促进企业更好更快的发展。

1 增强企业文书档案管理意识

当前的企业档案管理意识实质上指的是创新和优化意识,这也是其在社会档案意识中的关键部分,企业档案意识的主要来源就是员工对档案的认知程度,以及对档案的需求程度。企业档案意识是实现企业档案管理最优化的基础,其中主要包括三个等级:第一是企业决策层,企业的决策层能够为档案管理工作在物质、组织等方面提供支持,决策层对档案管理的政策方针以及支持程度等方面都与企业档案管理的深度有着直接的影响和关联;第二是中层领导干部,他们对企业文书档案工作具有一定的理解,对档案工作存在的价值和作用以及管理方式掌握的比较具体,也是决定文书档案管理的主要力量;第三是档案管理人员,他们是档案的主要管理者和维护者,同其他部门的联系和沟通也最为频繁,对档案的重要作用也有一定的认知,能够掌握和理解文书档案的各项需求和管理方式,他们的意识和工作能力等对企业档案管理质量有着决定性的影响。

2 增强文书档案管理水平

2.1 强化规范性管理

实现档案工作管理的规范性是档案管理工作的重点,也是加强档案事业不断发展的确切保障,做好文书处理工作实质上就是促进档案工作规范化的前提和基础。所以,要做好文书工作与档案工作的规范性连接,强化部门间的沟通与协作,充分的做好收集等方面的工作,创建科学合理的管理机制在工作程序中着手。具体而言,首先要将公文制法把握好,公文制发是促进方案工作规范性的基础条件,公文是档案的前身,而档案室公文的归宿,二者之间是相辅相成的关系。所以,要加强公文的制作,严格的按照公文的制定和相关要求来发送公文。其次,要加强档案的分类管理工作,对文书档案归档和整理严格的执行,进而提升归档的质量。最后,要根据企业的实际情况,合理的利用计算机技术,强化文书档案管理和归档工作的有序进行。

2.2 强化信息化管理

现阶段,计算机技术取得了快速的发展,计算机技术在企业的工作中也得到了更好的应用,对促进档案管理实现现代化具有重要的意义。企业档案管理信息化程度与企业档案管理信息化建设之间有着必要联系。企业文书档案管理人员在实际的工作中乐意运用计算机技术来创建健全的信息,利用系统,实现档案图、声、文的一体化归档、整理、存储和传输,缩小了企业档案的占用空间。将已经存在的档案目录进行数字化整理,建成目录查询系统,结合档案用户的实际需求来自行选择,更好的实现资源的共享。利用计算机技术也能够将档案案卷题名、存储位置、借还时间等及时且准确的记录,实现档案流通全过程的自动化。此外,通过建立网上档案服务平台,在信息预览条件允许的基础上,就能够实现企业内部资源的运用和查阅,创建有利的条件,提升企业文书档案管理水平。

2.3 一体化管理

企业文书档案一体化管理实际上就是结合文件运动周期理论,将已经完成的文件管理以及项目档案管理归档在一个系统中,按照统一的标准和规划来进行,建立紧密的关联,实现相互促进,相互发展的目的。從文件材料形成开始,就要结合档案管理的各项要求来进行,更好的保证文件案卷的质量。文档管理一体化对于企业文书档案管理而言,具有十分关键的作用,能够促进档案的收集更加完整、准确和安全,能够实现对文档超前的合理控制,提升信息检索的有效性,促进工作效率,增强人、财、物的有效运用,也是日后文书档案管理的发展趋势。所以,现代化的文书档案管理中要实现电子文件和纸质文件的同时归档,这样就能够相互促进,实现文书档案管理的现代化。

3 增强企业文书档案管理的重要作用分析

3.1 是提高企业经营质量的关键

对于企业而言,要想实现企业经营质量的稳定和提升,就要实现对企业各项信息的综合性管理,不断的提升信息管理程度,满足企业在发展中的实际需要。根据现阶段企业文书档案管理的具体情况来看,文书档案已经逐渐成为企业提高经营质量的关键,对整个企业的经营都具有实质作用,确保企业经营管理的成效。

3.2 对提升文件管理水平具有重要意义

企业文书档案管理主要针对的是重要文件,这些重要文件直接决定了企业未来的发展走势,对提升企业管理质量,促进企业发展而言具有重要的作用。所以,现阶段企业文书档案管理中,文件管理质量与文书档案管理质量之间有着必然的联系,对提升文件管理质量而言具有重要意义。

4 企业文书档案管理的要点分析

4.1 企业文书档案管理要主次分明

为了进一步提升企业文书档案管理的质量,要在重点文件管理中实行分类管理,保证在文书档案管理过程中的主次分明,进而更好的满足企业的实际需要。根据这一情况,在开展企业文书档案管理工作中,要进行文件的梯度管理和分类管理,满足文书档案主次分明的实际要求,提高企业档案管理的整体效果,实现企业的全面发展。

4.2 要做好重点文件的管理

结合企业文书档案管理的能力情况以及企业文书档案管理所容纳的限度,在实际的企业文书档案管理工作中不可能对每项管理的面面俱到。根据这种情况,企业方面要对文书档案管理做好重点文件的管理工作,对文件按照实际需求以及重要程度上做出考量,进行确切的划分,提出具有针对性的具体对策,从而提升重点文件的管理质量水平,满足企业的实际需求,促进企业的更好更快发展。

5 结束语

综上所述,在企业的实际管理工作中,要想促进经营管理,就要结合企业的实际情况,认真的开展文书档案管理工作,将文书档案工作进行细致的划分,强化对这项工作的理解和认识,将企业的发展作为文书档案管理的具体目标,在实际的管理过程中做好规划,充分的利用先进技术,做到管理的规范性和一体化,这样就能够促进企业实现可持续发展。

参考文献

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作者简介

张艳(1971-),女,汉族,黑龙江省大庆市人,黑龙江省大庆市第一采油厂信息中心,文书档案员,助理馆员职称,主要从事研究方向:文书档案管理。

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