浅析档案信息化管理

时间:2024-05-21 人气:

摘 要:随着国内制度改革工作的不断深入,档案的利用率也迅速提高。加之当今互联网和信息技术应用的普及,计算机管理技术也不断深入各层管理,档案已不仅仅以单一的纸质形式存在,而将会以各种形式的电子文件形成信息化管理。本文分析了档案信息化管理,并对档案的信息化管理提出了几点针对性的建议。

关键词:档案;信息化;管理

檔案信息化管理主要是结合网络信息化技术和档案管理软件,对资料信息进行管理的过程,是源于高科技软件以及高速度和大容量硬件基础之上的一种新型的人力资源信息管理模式。在信息时代,计算机网络技术的应用为事业单位档案信息化管理提供了保障,我们应积极将信息技术与档案管理工作紧密结合起来,促进档案信息化工作快速发展。机关档案管理人员岗前培训缺失,常存在临时上岗现象,对如何科学管理、充分发挥档案价值,缺乏相应思考和学习。针对这些问题,笔者提出几点建议:

1 建立一个高标准的档案信息管理系统,必需选用一套的、合理的软件系统。

现在研究系统开发的单位众多,水平良莠不齐,如何选用一套正确的信息软件对今后档案信息化管理起很大的作用。中有选用一套科学合理的档案信息系统,才能提高整体工作效率,加快档案信息化管理,提高档案信息资源的利用率。

2 提高管理人员对信息化建设的意识,对信息化建设队伍做好专业技术人员储备

若要切实做好档案信息化建设工作,就必须提高对档案管理的意识。单位可以通过相关手段来增强档案管理员的管理意识。首先,单位应加大宣传力度,提高职工对于档案管理重要性的认识,以积极配合相关部门对资料的收集和整理。其次,从制度层面上来说,要保证企事业单位档案信息化建设的顺利进行,根据国家相关政策及法律法规来进行建设,这也是保障信息资源安全与单位职工基本权益的基础。必须依据单位档案管理工作的实际情况出发,建立相应的管理机制,并不断从制度上来改进和促进档案管理的规范性与科学性。同时,单位应加大对档案管理信息化的建设,做好单位信息化建设队伍中专业人才的培育和储备,通过定期的培训以及学习活动,提高管理人员的专业能力以及基本素质,以进一步推动单位档案管理信息化的实现。

3 建立优质的档案信息网络

计算机网络是实现信息资源共享的重要前提和物质基础,科学高效的网络系统能够为各级领导以及组织工作高效的信息服务。档案具有信息量非常丰富、跨时间比较长等特征,由于各个因素的影响,一份档案中的信息经常会存在些错误,数据前后不一致,或者是一种信息有好几种不同的记录。因此,在进行信息化管理之前,需要对同一信息资源进行整合,保存唯一的数据信息。

4 遵循安全性原则,加强干部信息化建设

档案信息的安全主要是档案信息存储安全和利用安全。要采取有效措施和技术手段,建立档案数据备份和恢复机制。高度重视安全保密工作,牢固树立安全保密意识,严格遵照国家有关规定和要求。在技术安全管理方面,做到档案内部局域网不与外网连接,以保证安全。要制定信息录入、信息维护、设备管理、网络维护等系列管理办法和规定,确保系统的安全性、可靠性和可控性,以科学、规范、严密的制度来保证系统的可靠运行。

5 要完善管理人员的专业素质

随着现代化的快速发展,只掌握了传统的方法已经无法满足现在工作的需求,单位就必须要大力的培养一批高素质和专业水平高的人员,并对其进行专业知识技能的培训,加强计算机知识的学习和操作技能,帮助其更快的掌握现代方法。管理人员还需要时刻学习,并以此来拓宽自己的知识面,提高自己的知识水平,提高处理现代化档案管理的能力,只有掌握住现代化的管理技术,才能适应现代网络化和信息化的档案管理工作,才能更好的为事业单位服务。

6 要提升档案管理水平

人是管理档案质量保证的关键。长期以来,档案专业培训的不足是制约科学管理档案的重要因素之一。确保档案管理人员的岗前培训,加强档案管理人员理论知识和业务技能的培训,鼓励加强相关系统间的业务交流,才能促使档案管理人员不断掌握新知识,科学管理提高档案利用价值,才能促进档案工作水平的提高。同时,档案管理人员应注重培养具有档案工作特色的核心价值观。档案工作枯燥无味,常需要与多个部门接触收集各类材料,工作量大而繁琐。这要求档案管理人员应始终坚持爱岗敬业、严谨细致的工作作风,面对较难收集的材料,要主动出击,尽可能使档案材料完整。档案管理要紧紧围绕制度改革需要,提升服务意识,变“死档案”为“活档案”,从线下整理到线上管理,促进人事档案管理信息化进程。依托档案信息平台,对重要信息全面录入,组织日常维护,提高档案的管理与利用效率,实现档案全面、动态化长效管理。

7 重视档案信息系统的维护

档案信息系统是一个动态的系统,需要档案人员不断进行更新和维护,要使档案信息系统发挥最大作用,那么对其核心部分的数据库建设必须做到:

1)信息录入要完整,只有数据完整,后期维护才能顺利进行;

2)信息录入要准确,只有准确的数据,数据库的后期维护才会有意义;

3)培养时时更新意识,要派专门管档人员及时对数据库进行更新和核准。只有做到这些,保证了人员信息的真实性和准确性,为社会提供真实可靠的信息,才能提高数据库质量,增加档案信息系统的可信度和使用率,确保人事档案材料齐全、完整、准确性,从而进一步推进档案信息化进程。

参考文献

[1]刘慧超.新时期下人事档案管理的信息化建设探讨[J].才智, 2015(35).

[2]黄顺奎.新时期人事档案管理信息化建设研究[J].办公室业务, 2016(8).

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