档案管理数字化研究

时间:2024-05-21 人气:

摘 要:信息技术的飞速发展与广泛应用给企业档案工作带来新的契机,也带来了新的研究课题。本文从简介档案数字化建设的意义开始,分析当前档案数字化建设存在的问题,并就档案数字化建设的程序提出一点建议。

关键词:档案;数字化;管理

处于科学技术高度发展的时代,信息技术、计算机技术与网络技术共同发展,在我们的生活中,数字化已成为不可分割部分。所谓的数字化,指的是把模拟信号转换为数字信号,这个过程需要利用計算机系统来完成。在2008年召开了档案整理和数字化现场会,会议是由中央和国家机关组织的,当时的档案局局长做出重要指示,提出要把档案数字化工作列为重点,使档案管理水平得以提升,服务质量达到更高标准。多企业档案管理角度来看,数字化是难得的机遇和挑战,甚至对企业档案管理部门的发展具有决定作用,可以使企业档案管理向现代化的方向发展,满足不断变化的要求。本文的研究重点是档案数字化,研究具有针对性,企业馆藏的原始档案资料具有多种不同的载体,要把计算机技术、扫描技术利用起来,并采用OCR技术手段使之转变,以数字化档案信息的模式存在,实现网络化和智能化的同时还要完成可视化,在网络技术的作用下,把数字化模式运用到档案的管理和应用上。

1 档案数字化建设的意义

(一)档案数字化有利于保护档案原件,节省保管空间

企业档案是非常重的要资料,不但要长期保存,更主要的要满足随时查阅的要求。但在实际工作中,原件损失和遗失的问题依然存在,保管和利用的矛盾难以调和。但是如果实现数字化管理,企业档案可以在网上进行查阅和打印功能,当然需要具有相应权限的人员才可以操作。作为档案的管理者和使用者不需要对反复的翻查原件,可以减少库存档案老化的速度。不但可以使反复借用和保管的矛盾得以缓解,更主要的是档案原件的安全性得到保障。另外,经过数字化处理后,企业档案不需要占据大量的储存空间,避免了传统纸质档案需要较大面积的库存储存的问题,使企业档案保管的空间降到最低。

(二)档案数字化有利于改善利用方式,提高利用效率

由于把数字化管理应用到档案管理之中,改善了档案的利用方式,使档案利用空间增加,使档案管理和利用手段向现代化的方向发展,不但使档案的利用效率显著提高,更重要的是使档案信息利用成本显著下降。企业档案能够更好的发挥其作用。如果档案管理实现数字化,只要网络畅通,使用者可以随时随地的调用所需档案,不再受时间和空间的限制,也不必受到档案数量的影响。由此企业在档案管理上实现数字化,可以完成多人同时查阅,使档案共享程度显著提高。值得一提的是档案还可在网络的作用下,把异地传输变化现实,使工作效率显著提高。

2 档案数字化建设的现状

(一)缺乏档案数字化建设标准化规范体系

由于在档案管理中应用了数字化技术,使档案从保管到查询都摆脱了传统管理的约束,使用方法也随之改变。计算机系统成为档案管理的不可缺少的工具,而传统的档案管理标准规范失去意义,需要建立新的管理规范体系。但是目前在数字化档案管理方面还处于起步阶段,没有形成完善的规范体系,行业标准尚未形成,企业管理者仍然在摸索规律,由于在档案数字化管理中责任和义务并不明确,工作程序不够具体,对数字化档案资源管理方法缺乏掌控力,所以在数字化档案资源的管理中,一直没有实现标准化操作。

(二)缺少整体数字化建设流程的规划与设计

在企业档案管理中,遵循《文献档案资料数字化工作导则》中的规定,对数字化工作过程做出说明,确定数字化工作的过程所涵盖的内容了知识产权审计和市场调研外,还包括数字化工作计划的编制,并对主体流程进行设计,同时还要处理好技术准备和制作编辑工作,并负责成品审校和验收,同时还要承担起标准化审查、整理项目作文档等责任,对于项目成果进行归档处理,并进行验收等操作。在实际工作中,关于档案数字化建设并没有做了准确定位,认识不够明确甚至有偏差存在。在企业数字化建设整体时,一直没有形成完善的流程和科学的规划,如果对于数字化过度追求,没有把档案目录数据库建设列为重点,在数字化档案管理上必然会受到影响,档案资料难以得到全面的利用。

3 档案数字化建设程序

(一)统筹规划设计

实施档案数字化是复杂的过程,要做好准备工作,要制定出档案数字化的整体方案,并确定流程和步骤。首先要考虑到企业的实际情况,确定企业核心需求是什么。其次,明确档案数字化建设项目管理等事宜,招投标和人员管理等都要明确。第三,在对企业文件进行管理之前,要对原有文件进行清理,并做好备份等工作。最后,安全管理程序是重点,要保障文件使用的安全性,做好保密、权限、使用等工作,加大管理和控制的力度。

(二)基础准备

企业开展档案数字化建设是发展的趋势,但在实施之前,基础准备工作必不可少。其中数字化软硬件平台的搭建是重点,档案数字化系统的选择是关键环节。一方面,企业要考虑到自身的条件,在档案管理方面的不足,并与发展规划相结合,以此为基础来选择服务器、计算机等工具,除此之外还要选择扫描设备和备份设备,保障网络环境处于畅通状态。另一方面,在数字化建设中,软件是关键环节。应用在档案数字化管理的软件必须有如下功能:能够与企业OA系统无缝连接,使文档管理实现一体化;图像处理工具完善,数字化加工流程成熟,构建查询平台并保障服务的高效性;安全控制功能必不可少。

(三)目录建库

为了方便查阅面要有检索工具,档案目录可以实现快速查询。计算机通过一次或多次输出操作,输入时遵循著录规则进行,即可以实现多途径检索,保证查准率和查全率。由此可知在实施档案数字化建设时,建立企业档案目录数据库是重要环节。在著录时要遵循《档案著录规则》,需要强调的是建库时所采用的数据格式是通用的,在XML文档的作用下,能够直接或间接的完成数据交换。

(四)数字化加工处理

在档案数字化建设中,承担核心的是档案数字化加工,具体来说指的是企业档案整理、档案扫描、图像处理和存储,以及数据质检等各种环节。在进行企业档案整理时,要确定档案的一致性和完整性不受破坏,与实体档案完全相同,严禁出现缺卷或少页的情况。企业档案整理所包括的内容较多,必须好目录数据的准备、拆除装订、页面整理等工作,同时还要对扫描件和非扫描件进行区分,对所整理好的内容进行抽检。在档案扫描时对扫描环境有较高要求,同时还要确定扫描参数,这些都要根据企业需求进行。

档案数字化流程结束后需要进行数据的汇总、挂接、关联和备份。需要进行档案数字化成果的数据备份,以确保数字化成果的安全、完整和长期利用。

参考文献

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