信息时代对科技档案信息化管理的思考

时间:2024-05-21 人气:

摘 要:当前我国处于信息化高速发展的时代,科技档案信息化管理与现阶段信息化时代档案管理要求之间存在相应的差距。本文通过对信息时代对科技档案信息化管理的思考,探析信息时代开展科技档案信息化管理中存在的主要问题,并对信息化管理的做法进行分析,以此来提高科技档案信息化管理的实际水平,促进科技档案信息化管理工作的有效开展。

关键词:信息时代;科技档案;信息化管理

当前科技管理水平的提升需要通过科技档案管理来加强,随着现阶段我国信息技术的快速发展,在档案管理中得到有效应用,使得档案管理的基本要求也发生了相应的变化。通过信息网络技术来加强科技档案管理,能够有效提高档案管理水平,是现阶段科技档案管理发展的必然趋势。本文以下首先对现阶段科技档案管理的基本现状展开分析,再对档案信息化管理的主要措施展开探析,有针对性地提升当前科技档案信息化管理水平。

1 现阶段科技档案管理的基本现状分析

现阶段我国社会各个领域发展较快,科技档案管理能够真实记录一个单位内部科技发展的主要历程,储备了较多的重要数据信息,在分析科技发展以及未来科技综合方面的建设具有重要作用。科技档案管理的综合效率以及管理水平能够真实展现出组织管理效率,是新时期不同行业进行档案管理的创新所在。随着我国科学技术的快速发展,当前我国已经迈入了知识经济的时代,科技档案信息管理的重要性不断显现,在档案管理以及相关制度完善等方面得到了有效加强。但是根据当前相关数据统计分析可以看出,目前大多组织科技档案信息化管理水平较低,还是采用传统的档案管理模式,有大多数档案因为受到传统管理方式的限制,自身的社会价值得不到有效展示,不方便相关部门对其进行有效管理,长期发展下去,各类科技档案资源得不到有效应用,从而导致资源大量浪费,逐步发展下去便很难适应信息化时代对档案信息化管理的基本要求。

从当前信息化时代科技档案信息化管理实情中可以看出当前管理工作中存在以下的主要问题。首先科技档案管理模式較为落后,已经不能全面适应新时期档案管理工作的基本要求,此外信息化时代下大多单位档案管理都加强了资金的投入,完善了硬件设施和软件设施的配备。加上当前社会发展的各个领域对于知识科技的要求较高,科技档案的分类以及归档等实际工作任务较重,还是采取过去传统的档案管理方式已经无法满足社会发展的基本需要。其次当前科技档案管理方法较为落后,科技档案管理的主要内容是对大多单位科研工作的内容进行管理,科研工作自身具有较强的周期性以及长期性等基本特征,与科学研究、项目试验等环节相互联系,所联系的内容学科较多。在这样实际情况下如果不通过科学化的案例,会使得档案管理工作出现混乱无序的局面,影响管理工作的有序开展。

最后,科技档案管理的专业化能力较低,目前科技档案的完整性主要表现在真实记录了相关科学研究活动的全过程,加上当前信息化手段在档案管理工作中的全面应用,使得传统档案的记录方式发生了转变,开始通过录像、图像、设计图等全新的方式进行记录。此类新形势的出现为管理活动带来了巨大压力,使得管理工作的专业化能力有效提升,但是现阶段大多单位的科技档案管理能力还存在较大不足。通过对以上基本现状要素进行综合分析,科技档案管理工作中实际管理能力较差,档案管理工作实际投入不足,人力资源较为短缺等问题[1]。

2 信息时代对科技档案信息化管理的措施探析

信息时代背景下加强科技档案信息化管理的主要目的是通过网络、计算机以及海量的数据信息等,在符合国家相关规定的前提下,通过各类信息技术来全面提升科技档案的管理能力,使得科技档案资源能够有效整合、开发和利用,现阶段要想更好地提升科技档案信息化管理能力,可以从以下的内容进行[2]。

首先,可以借助信息化的手段实现科技档案的检索、立卷以及标引等工作。信息时代实现科技档案管理的自动检索和编目使信息化管理的基本要求,其中科技档案的自动编目使将科技信息通过收集进行整合录入到数据库中。不同检索工具能够生产不同的目录和索引,通过信息技术能够提高编目的速度,使得管理工作的质量有效提升。自动化检索是通过对档案进行分类编号,创建相关搜索的关键词等,使得相关人员能够在最快的速度下获取所需的资料,实际检索的准确性更高,能够使得使用人员的各方面需要有效满足。当前借助计算机能够进行自动立卷,是计算机对档案目录中的相关文件数据等联系在一起综合组成案卷,对案卷中的不同文件进行排列编号,从而使得立卷的速度和质量全面提升,增强了档案管理的整体效率。当前对科技档案进行自动标引主要是通过计算机对档案的信息进行划分,对档案不同的内容进行分析,提出具体的分类号,通过自动标引能够适度档案管理工作效率显著提升,对于数据库的建设也至关重要[3]。

其次,通过信息时代的相关技术手段能够对档案管理工作中借阅、编制以及实际保管等工作实现自动控制。科技档案的实际借阅以及统计工作任务量较重,不便于相关工作人员展开管理工作。通过信息化的方式能够实现自动借阅管理,对档案实际使用情况进行全面记录、归档等,根据记录的情况来加强自动化管理。通过信息技术,使得当前科技档案的借阅管理工作更加完善,不仅全面提升了相关从业人员的工作效率,更便于档案的借阅管理,其中工作的重点主要在以下的环节中。通过信息化计算机技术,能够进一步加强对科技档案的管理以及编辑分析,对所管理档案的原文内容进行分类和检索,能够更好地促进文字编辑等工作的有效开展,加强对档案资料编制和研究工作的开展。在对不同的科技档案进行管理的过程中,加强档案管理的实际控制也至关重要,计算机技术能够对档案进行自动化管理,使得管理数据库的内容更加完善。此外当前信息技术能够建立有效监控管理系统,当档案管理环境中发生了相应故障之后能够进行及时反馈,便于自动化检测与管理系统的有效构建[4]。

最后,相关单位需要进一步加强信息档案管理人才的培育,信息时代不断提升科技档案管理的效率则需要不断强化信息人才教育。基础人才是提高管理工作的前提也是实现资源价值提升的主要力量,也能够促进信息时代科技档案管理工作长远发展的主要推动力量。所以目前需要加强人才的培育,使得各项管理活动有序开展,这不仅能够科技档案管理工作的可持续发展,还能起到一定的社会效益[5]。

3 结语

总而言之,现阶段我国信息技术发展较快,目前科技档案管理工作中将不断融入信息技术的实际应用,所以相关档案管理部门需要积极采取各项有效措施,加大相关资金的投入,完善配套的硬件设施和软件设施,使得信息档案能够有效保存,并且使各项数据资料在后续的工作中能够得到全面的开发和利用,使得科技档案管理的现代化水平有效提升,对于各行业的整体发展具有重要意义,此外也能进一步提升档案管理的现代化水平。

参考文献

[1]任平.信息时代对科技档案信息化管理的思考[J].科技与企业,2014(15):11-11.

[2]赵晓东.浅谈信息时代科技档案管理工作[J].农村实用科技信息,2014(11):58-58.

[3]牟岩波.浅谈信息时代科技档案管理工作[J].城市建设理论研究(电子版),2014(2).

[4]苏美玲.信息时代科技档案管理工作研究[J].办公室业务,2017(7):86,88.

[5]付琳琳.电子信息时代如何加强档案信息化建设[J].黑龙江科技信息,2015(27):155-155.

作者简介

钟铖(1978-),汉族,男,山东临沂人,本科,助理馆员,研究方向:医院综合档案管理。

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