关于水利档案管理中信息化建设的问题分析及措施探讨

时间:2024-05-21 人气:

摘 要:在经济社会的飞速发展下,水利档案管理工作呈现出了新的发展趋势。信息化建设已经成为水利档案工作中一个必不可少的部分。水利档案作为水利工程质量和功能的见证,除了能够记录下水利工程实施的具体情况,还能够积累的深厚的水利工作经验,供后人参考借鉴。本文针对水利档案管理中信息化建设的价值意义、常见问题及强化措施进行探究。

关键词:水利档案;管理;信息化;设施建设

信息化建设作为近些年来推行的一个热点词汇,在水利档案管理工作中具备重要的意义。进一步加强水利档案信息化建设,不但是全面提升档案工作服务能力的必然选择,也是做好水利工程建设服务、水利工程馆网养护、水利资源管理服务的重要前提。为此,笔者结合当前我国水利档案工作中呈现出的问题,对适应社会信息化发展的实力档案建设进行了论述分析,并提出了一系列的意见和建议。

1 水利档案管理中信息化建设中存在的问题

从整体上说,水利档案管理的信息化服務水平逐年上升,但是在水利工作人员对计算机进行档案信息的存储、检索和提高档案利用的查准率上,依然存在这着一些常见的问题:

(1)对水利档案管理意识的缺乏

在水利系统内部,“实践”大于“理论”的现象时有发生。受传统档案观念的认识,水利单位系统内部对于防汛抗旱、工程建设、资源管理等方面存在着严重的忽视。相应的,对服务于全局的综合档案管理信息化建设,也存在着重视程度不深、推进力度不强等问题。很多水利单位部门负责人没有在“信息化”建设上功夫,导致底下的工作人员思想落后、创新意识不强、信息意识淡薄。难以用发展和优化的眼光去看待水利档案的先进化管理。

(2)缺少一支创新形水利档案队伍

在当前智能办公的普及下,一些档案人员缺乏先进的梳理档案管理技能。工作人员在电子档案设备应用技术上,只停留在简单的“目录检索”和“窗口查询”上,对于网络档案系统中一些高级的智能档案存储存在一定的忽视。从工作人员的年龄分布上看,绝大多数的水利系统档案管理人员的年纪都在38——45之间。电子档案归档管理、网络查询服务等专业的知识和操作技能不够完善。其中,对于计算机、互联网等信息设备掌握纯熟的人才少之又少。水利档案管理队伍的创新意识和服务意识都不够。

(3)档案系统的技术开发十分困难

在当前水利档案工作队伍中,操作性人才大大多于创造性人才。尤其是从事系统开发、程序维护、咨询服务和信息导航的复合型人才,更是十分匮乏。当系统在运行、使用的过程中出现问题,就必须要求助第三方开发人员或电子信息技术部门。在无形中制约了档案工作的开展。造成了水利技术松散、信息化建设各自为政、整体档案工作布局无序的信息技术局面。

2 强化水利档案管理中信息化建设的具体措施

(1)转变信息化档案管理工作的思想观念

首先,广大企业管理者要明确档案工作的重要性。要在具体的管理执行上,将“仓库保管员”转变为“宝库管理者”,将记载水利事业发展的档案文件能够成功的转化为电子文档。从柜架存储转向数据仓库、从资料查阅转向网络咨询。依靠现代化的设备和技术,使档案信息化变得更加完善。要坚持“制度先行”的工作标准,建立健全档案管理制度,使科学的档案管理制度保障档案管理信息化工作顺利进行。要结合水利工程档案的实施特点,制定符合实际区域情况的水利工程档案管理制度、操作规则、奖惩制度等等。使广大水利工作人员的思想意识能够变得更加先进,对信息化当那管理工作的探索意识更强。

(2)要健全人才引进与培养机制

在人员配置上,要进一步健全人才培养和引进机制。着力打造一支责任心强、知识结构深、学历层次高、年龄布局合理的人才队伍。要通过形式多样的培训,打造信息资源的组织者、管理者、分析者。相关档案工作人员要具备较高的文化素养。水利部门要熟练掌握数字化环境下的信息、网络技能。对计算机档案工作的实施流程更加熟悉。

除了要引进一批懂水利档案、科技档案、农业档案等相关的工作人员,还要针对专业类型档案管理进行人才培养,在水利档案工作人员中掀起爱岗敬业、完善服务的工作意识。塑造复合型专业技术人才,使档案管理专业工作能够保持较强的工作热情。指导档案管理人员如何运用设备进行档案信息化操作、如何利用计算机建立多个数据库、如何运用扫描仪将档案上有用的信息摘录下来。从而进一步转变水利部门的人才培养观念,采集档案有效信息,建立多种检索模式,扩大信息化电子档案的使用效率。

(3)规范信息化档案工作的实施流程

水利档案管理人员要从制度、环境、技术、人员等方面。做好数字化档案工作。在信息化档案收集、档案价值鉴定、档案编目和检索、档案统计、档案研究、档案查询等方面,建立合乎标准的管理行标准规范。使业务性规范、技术性规范成为衡量信息化档案工作的实施阶段。鼓励有能力、有技术的工作人员进行大胆创新。从网络环境建设、硬件基础设施建设、软件基础设施建设等方面,为档案信息化建设提供更加规范的发展局面。

(4)加强档案信息化硬软件设施建设

在信息化档案的发展中,要加强档案信息化硬软件设施建设。档案人员要对网络输入设备、网络设备、存储设备、输出设备保持探索精神,尤其是要联合相关计算机专业技术人员,就档案信息化建设的系统软件拓宽技术支持和资金投入。对水利部门档案输入设备、网络设备、存储设备、输出设备进行清晰明确的规划。通过适当的资金投入,加大对水利档案管理工作的信息化建设。确保以电子计算机为核心的档案信息化硬软件能够得以充分的开发和利用。

3 总结

综上所述,在水利档案管理中融入信息化建设能够进一步推动水利事业的发展,为此,广大水利档案工作人员要结合水利部门修筑堤坝、兴建水利、开修沟渠的具体工程情况,进行覆盖农业、工业、交通、电力通讯的信息化档案管理工作。将文书、档案、影像等水利电子档案资料集中起来,确保水利修建工作及相关档案材料能够满足真实性、及时性、便捷性的原则。

参考文献

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