网络环境下高校档案数字化管理的需求与设计分析

时间:2024-05-21 人气:

摘 要:随着网络技术在各行各业的快速发展与普及,高校档案管理工作在数字校园建设的推动下,不断向信息化、数字化、网络化方向发展。高校档案数字化建设对传统纸质档案管理形式提出更大的挑战,因此高校出于提升档案管理效率的目的,不断基于数字校园建设而推进档案数字化管理建设。本文以网络信息化为背景,对高校档案数字化管理进行需求分析,并针对需求分析结果构建档案数字化管理系统。

关键词:高校档案管理;数字校园;需求分析

1 高校档案数字化建设的需求分析

(1)数字化业务需求分析

从高校档案数字化建设的总体业务需求来看,档案数字化建设需要实现档案信息收集、归档、查阅、外借、检索、维护等方面的业务管理功能,因此数字化校园建设背景下的高校档案数字化建设需满足以下业务需求:

一是具有完全完善的用户管理机制,比如用户注册、登陆、权限管理等;二是档案信息录入,包括纸质档案信息录入和电子档案信息录入两个方面;三是档案检索,可按照不同检索条件后的需求的检索结果;四是档案借阅,包括网上预订网下借阅,或者网上直接借阅电子档案;五是档案管理,包括档案创建、修改、编辑、删除等;六是模板设置,可以设置不同模块来获得需求的打印效果;七是其它数字化业务功能,比如数据备份、系统帮助等。

(2)数字化功能需求与非功能需求分析

随着高校档案数字化建设的不断加快,以及高校档案利用开发程度的提高,高校档案已不仅仅是为高校领导层的决策使用,其利用范围不断拓展,这使得高校档案数字化系统具有明显的社会化特点,因此高校档案数字化建设中,需要满足不断多样化的功能需求与非功能需求。从高校档案数字化建设工作实践来看,需要满足的功能需求和非功能需求如下:

从功能需求来看,包括对形成的档案资料进行审查、入库与录入;对系统用户分为两类,一是管理员,负责档案管理的全部权限,包括档案借阅、录入、修改、编辑与删除等,另一是普通用户,其只具有一般权限,比如注册、登陆、档案查阅、档案检索、打印等。

从非功能需求来看,主要包括档案数字化系统的可用性、可靠性、性能、兼容性、可扩展性、安全性、可维护性等。由于高校檔案数字化建设中,数字化档案面向的服务范围较广,因此在以下性能上要获得应有的保障,比如终端用户接入速率、吞吐性能、响应时间、可用性等。

2 高校档案数字化管理系统的设计与实现

(1)系统总体结构描述

为满足高校档案数字化建设的实际要求,在档案数字化系统设计时,本文采用B/S架构,将流程控制、数据信息、事物逻辑放置在Server端实现。此外,在总体构建设计中要确保系统具有极强的扩展性与伸缩性,一旦系统需要升级时,不需要对用户端进行改变,这使得系统维护工作更加快速、简单。高校档案数字化系统采用三层结构,即用户曾、WEB服务器、数据库服务器,并在各层之间建立“请求”与“相应”。整个系统采用拓扑结构,设置大型高性能交换机若干台,负责WEB服务器与因特网的连通,另一端还应设置防火墙装置,确保档案数据安全。

(2)系统数据库设计分析

从功能与业务需求分析的结果来看,高校档案数字化系统的数据库需要实现档案数据的高效存储与读取,并提供数据的正确性、完整性与一致性支持。在数据库逻辑设计中,包括所需的实体、实体属性以及实体之间的关系。在数据库设计中,需要构建的数据库实体图包括用户信息实体图、档案信息实体图、档案借阅清单信息实体图。此外,在高校档案数字化系统数据库中还需设计的数据库关键表包括档案信息表、档案借阅清单表、档案模板表、档案类别表、档案借阅 明细表、普通用户信息表等。由于高校档案数字化信息系统是对外开放的,与互联网之间具有互通关联,这就需要保证数据库的安全。在数据库安全设计中,常用的方法包括权限检查、数据库加密功能、数据库使用权限、数据库审计与日志文件、数据镜像备份等。

(3)系统界面框架与登陆注册模块

在高校档案数字化系统的用户终端界面中,主页设有用户注册与登陆模块,整个框架使用树形结构实现,比较清晰的显示各个功能模块的布局。为保障系统主页界面的简洁明了,系统界面设置三个部分,顶端部分显示基本系统,比如系统logo、系统名称、当前登陆用户信息、登陆时间以及系统说明信息;在系统界面的左侧采用树形结构显示主要功能模块,包括档案管理、借阅管理、查阅管理、模板管理、用户管理、使用帮助、退出等;在系统界面的右侧空白区域显示各种操作内容,这是整个系统现实的核心。

在注册登录模块,新用户注册的内容包括用户名、密码、重复密码、姓名、年龄、职业、身份证号、邮箱、电话、备注等,然后设置“提交”与“重置”选择按钮。在登录界面,则包括用户名、密码,以及“普通用户”、“管理员”、“登录”、“重置”的选项,在最下面,还要设置“新账户注册”功能按钮。

(4)档案管理模块

高校档案数字化系统档案管理模块包括档案信息管理、档案文件信息、档案组合查询三个模块。在档案信息管理模块,主要由档案管理员来实现各种操作,包括档案信息的创建、编辑、修改等。档案信息表是档案信息管理模块的重要组成部分,其主要内容包括档案密级、档案编号、档案名称、所属部门、创建者、文件数等信息,此外还设有“修改”、“删除”与“查看具体信息”的选项。

档案文件信息界面可以显示档案的全部信息和操作,其中档案信息内容包括密级、编号、名称、创建人、创建日期、所属部门、类型等,而操作内容则包括全文查看后打印,多媒体查看、修改、删除与借阅。档案组合查询则是实现档案检索功能,在该模块界面设置档案的主要属性,共查询时进行条件筛选,并且还设置了“精确匹配”与“模糊匹配”提供给用户进行选择。

(5)档案借阅管理模块

在高校档案数字化系统中,档案的利用使其关键环节,而利用主要方式则是借阅。在档案借阅管理模块,包括借阅清单、借挡请求处理、未还档案等。档案借阅单的界面包含上下两个部分,上半部分内容包括借阅者编号、证件编号、借阅者姓名、单位、电话、邮箱、借阅日期、借阅期限、备注,下半部分包括序号、被借档案编号、名称、所属部门,以及删除选项。对于到期未归还的档案,设置到期未归还档案表界面,内容包括序号、借挡人、档案编号、档案名称、申请时间、续借次数、状态、续借、归档等信息。

参考文献

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