有效提升事业单位人力资源档案管理水平

时间:2024-05-21 人气:

摘 要:对于事业单位而言,人力资源是其众多工作中的重点,而针对人力资源档案的管理,唯有进一步完善去提升资源利用效率,才能够助推事业单位的稳定发展。随着事业单位人力资源管理相关制度经历了重大改革,现代企业发展与传统的工作模式呈现不相符态势,在众多事业单位中也出现了人力资源档案管理方面的制度问题,对其管理工作造成了负面影响。鉴于此,文章针对事业单位人力资源档案管理工作的必要性与现今存在的问题进行分析,进而提出有效提升事业单位人力资源管理水平的相关策略。

关键词:事业单位;人力资源;档案管理;提升

在当前的经济新形势下,事业单位在发展中既迎来了机遇,也面临着挑战,其中人力资源作为事业单位的宝贵资源,应首先从提升人力资源档案管理工作水平入手去提高其利用效率。然而,传统的人力资源档案管理工作中存在诸多问题,唯有解决这部分问题才能够有效提升人力资源档案管理水平,所以管理人员要正确认识到该项工作的必要性,进而促进事业单位的稳定健康发展。

1 提升事业单位人力资源档案管理水平的重要性

1.1 助推事业单位发展

提升人力资源档案管理水平,能够让管理层对职工的总体情况有详细的了解,能够更好地进行工作内容的制定,作出更为合理的决策[1]。同时,人力资源档案也是职工考核的关键性参考,比如在进行晋升人员选择时,则需要翻阅职工的个人档案,通过档案中详细记录的奖罚情况去认真参考。此外,人力资源档案会随着单位的发展以及职工的调动而发生变化,具有一定的流动性,能够帮助管理者看清单位的发展目标,助推事业单位发展。

1.2 挖掘职工内在潜力

人力资源档案是职工工作能力的真实写照,其中详细记录了工作经历、工龄以及奖罚情况,所以事业单位管理人员在进行人事调动时,能够透过人力资源档案去分析每一位职工的业务能力,通过最优化的资源配置让每一位职工的内在潜力得以发挥。

2 事业单位人力资源档案管理工作中暴露的弊端

2.1 档案内容失真

部分事业单位由于对人力资源档案疏于管理,以至于漏洞百出,许多人力资源档案的内容信息都存在不同程度的失真。正因为档案管理制度的不完善,导致许多职工会进行档案造假,如伪造学历证书、资格证书等等,而对于这些档案信息的真假通常难以直接辨别,需要相关部门的合作才能进行准确鉴定,但这一部分工作的缺失也就导致只能被动全盘接受,而正因为失真内容的存在,也导致人力资源部门无法透过人力资源档案对职工有正确的评估。

2.2 管理技术落后

传统的人力资源档案管理方式多数为纸质化管理,所以往往会出现人员已调动去了其他单位或城市,但档案仍然还留在原单位或城市,而要想对其个人档案进行调阅则不得不前往原来的单位或者另外一个城市去进行调阅,工作效率极低,也给事业单位的人力资源管理带来了诸多不便,急需技术更新。

2.3 管理人员偏少

在当前社会价值观的潜在意识中,普遍认为档案管理人员既没有崇高的社会地位,也没有可观的收入报酬,其个人价值难以得到肯定。而且在企业进行机构撤并以及裁员的过程中,档案管理部门往往是最先走的那一批,久而久之,档案管理人员慢慢减少,也没有新人愿意踏入这一岗位,造成档案管理工作水平持续下降。

3 有效提升事业单位人力资源档案管理水平的相关策略

由于当前事业单位在人力资源档案管理工作方面暴露出了诸多弊端,以至于其档案管理水平不断下降,久而久之,人力资源档案管理工作便逐渐难以开展。所以,笔者结合实践经验,对如何有效提升事业单位人力资源档案管理水平提出了以下几点策略:

3.1 完善工作内容

通常来讲,事业单位的人事招聘都是通过考试进行录取的,其中考试又分为笔试与面试两种,通过两种形式相结合的考试形式去层层甄选,选择综合能力水平最高人选进入单位,而其在应聘过程中所提交的简历、入职申请以及考卷等都需要统一归入档案予以保存,保证档案绝对真实。此外,事业单位的人力资源档案管理部门还应做好针对档案真伪的鉴别工作,对于职工所递交的学历证明、技能证书以及个人履历等各类档案,都有必要一一鉴定,这项工作需要耗费一定时间且需要与相关单位进行信息互通,不过只有对所有职工的递交材料进行认真核实,才能够保障所有人力资源的档案内容真实有效。

3.2 健全管理制度

对于事业单位的人力资源档案管理而言,构建健全的管理制度是必不可少的,而健全的制度一定要基于科学合理的前提且需要进行深入地改革,针对一些与现代社会发展不相符、无法适应时代发展的规定条款,都应该及时舍弃抑或是作出必要革新,唯有此才能够制定出更加规范的人力资源档案管理规章制度[2]。具体来讲,健全人力资源档案管理制度要做好以下几点:其一,针对于人力资源档案的收集工作要提高重视度,确保收集工作小心谨慎,不得破坏档案的完整性,否则将对档案内容的价值造成负面影响;其二,上文所提到的档案鉴别工作要落实到位,按照相关制度与严格的鉴别流程予以鉴定,通过与相关鉴别部门的信息互通去验证档案内容的真伪,一旦发现有伪造档案,则应立即清除并开展调查;其三,事业单位的人力资源档案作为其宝贵财富,不仅要保证其完整性,更要有一定的安全意识,因此对于任何需要调取与借阅档案的行为,都要严格按照规章制度中的流程进行详细登记并出示相关借阅文件证明。

3.3 创新保存方式

随着科学技术的快速发展,现代社会早已步入了电子信息时代,而事业单位的人力资源档案管理水平要想得到真正的提升,在其保存方式方面也应顺应时代发展而进行改革创新,逐渐朝数字化、信息化以及标准化的方向发展。人力资源档案管理工作人员可利用信息技术去构建完善的档案资料数据库,将单位内全部的人力资源档案进行编号,通过对档案内容进行高清拍摄,以图片的形式将所有内容予以保存到电脑中,最后连接网络上传到档案数据库当中。这样一来,在任何地方只需连接互联网,登陆账户密码便能够对档案进行查阅与管理,有效提升事业单位的人力资源档案管理工作效率。对档案的保存方式进行改革创新,促进了人力资源档案管理信息资源的共享化,将人力资源档案的利用价值最大化发挥出来,助推事业单位有更进一步的发展。

3.4 提高人员素质

为有效提升人力資源档案管理水平,相关档案管理人员的素质一定要得到必要保障。事业单位领导人员对于人力资源档案管理工作要提高重视,尤其是针对档案管理人员的业务能力提升问题,需开展必要教育培训予以强化[3]。此外,对于档案管理人员的道德素质方面同样要引起重视,利用制度的约束作用去避免管理人员出现违反纪律的行为,保证档案管理工作的有序进行。同时,在档案管理工作中,管理人员还应不断自我提升与充实,通过强化对档案管理知识的掌握与了解去提高业务能力水平,激发自己的最大潜能投入到人力资源档案管理工作中,进而提升事业单位人力资源档案管理水平。

4 结语

综上所述,现代社会发展日新月异,经济制度也在改革中逐步迈向完善,事业单位多方面制度的改革步伐急需加快,在此基础上提升人力资源档案管理水平显得非常必要。 由于传统的人力资源档案管理工作呈现出滞后的态势,因此相关管理工作人员必须紧跟时代发展的潮流,优化人力资源管理方式,提高人力资源档案的利用效率,进而提升事业单位工作效率,助推单位经济效益与社会效益的最大化。

参考文献

[1]王金红.如何有效提升事业单位人力资源档案管理水平[J].赤子:上中旬,2015(11):179-179.

[2]孙万和.如何有效提升事业单位人力资源档案管理水平[J].环球市场信息导报,2015(48):22-23.

[3]陈红梅.如何有效提升事业单位人力资源档案管理水平[J].现代营销旬刊,2016(6):92-92.

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