浅析流动人员人事档案价值和如何提升流动人员人事档案价值

时间:2024-05-21 人气:

摘 要:本文详细阐述了现阶段流动人员档案的社会价值、个人价值和流动人员忽略档案价值的原因,并从加大宣传引导,强化流动人员人事档案意识;充实档案内容,挖掘流动人员人事档案价值;搭建网络平台,丰富人事档案管理方式;加强队伍建设,提高流动人员档案管理服务水平等四个方面提出了提升流动人员人事档案价值的对策。

关键词:流动人员;人事档案;社会价值;个人价值

现阶段,随着市场经济的发展和人事制度的改革,人员流动日趋频繁,人力资源配置方式和人事档案管理方式也随之发展变革,在新形势下,流动人员人事档案是否还有价值?笔者认为,在市场经济环境下,人事档案就社会意义而言在人力资源市场化配置、流动人员社会化管理和企业自身对人力资源的管理、培养和使用方面,依然具有非常重要的价值。就个人价值而言,人事档案在维护个人权益和具有法律效力的参考等方面依然具有实用价值。

1 流动人员人事档案有哪些价值

(一)流动人员人事档案的社会价值

1、为优化人力资源市场化配置提供有效依据

随着市场经济的不断深化,人事制度改革不断推进,政府人力资源服务机构逐步体现出它在优化人力资源配置方面不可忽视的重要作用,而流动人员人事档案管理和利用正是政府人力资源服务机构加强和创新人力资源市场化配置的重要手段之一,也是促进社会就业、创业的重要措施。政府通过利用流动人员人事档案,对辖区内流动人才按专业、技术职务等类别进行分类,为企业和人才搭建桥梁,引导人才合理流动,并为流动人员就业、创业等各个环节提供具有法律效力的依据,保障流动人员的合法权益。通过引导和调控可以解决人才闲置、浪费、不均衡和无序化的问题,满足市场经济对人才的多样性需求。

2、为强化流动人员的社会化管理提供有力保障

人员大规模的流动带动了经济的发展,同时也带来了流动人员的社会化管理问题,就业、失业、社会保障、社会治安等等问题都关系到民生和稳定,流动人员人事档案作为重要的管理信息,为掌握流动人员的整体情况和个体情况提供数据支持,为有关部门制定相关政策、引导市场走向、指导就业、保障社会安定和谐提供积极的作用。

3、为企业培养、使用人才提供全面参考

人事档案中以时间为线记录了一个人的学识水平、业务能力和职业生涯,这些信息详细记录了一个人的“德、能、勤、绩”,作为笔试、面试的补充,更能全面准确地反映出个人情况,可以为企业招聘或者晋升职务提供全方位的参考,有利于企业用最短的时间,最小的成本选拔出最合适的人才。

(二)流动人员人事档案的个人价值

1、流动人员档案与个人利益密切相关,具有重要的凭证作用

对个人而言,升学、求职、落户、政审、晋升、社保、退休等等手续的办理都将以人事档案的原始材料作为审核依据,根据我国的《档案法》、《流动人员人事档案管理暂行规定》的相关规定,不管是因辞职、辞退而流动的人员还是高校毕业自主择业流动的人员,其档案材料一直是保管在有档案管理权限的机构,不允许个人保管,因而档案材料具有原始性、真实性,具有极强的法律效力,是流动人员维护自身权益的有效凭证和工具。

2、人才引进和体制内就业方面依然具有无法替代的作用

现阶段,通过人才引进方式就业、落户和考入体制内就业,必须要经过政府人事部门的政审,主要是通过审查档案材料,来确定是否符合人才引进的条件,是否符合体制内招考要求,档案材料缺失,就挡住了“人才引进”和成为公务员、事业单位职员的大门,入职前的政审可以说是“一档定去留”,入职以后的干部任免、职务晋升、身份界定、工龄计算、调整档案工资、职工考核、退休等等,任何一个环节缺失了人事档案,都会让你的人生“大转弯”,人事档案的重要性不言而喻。

2 流动人员忽略档案价值的原因

随着市场经济的蓬勃发展,人员流动日趋频繁,在非公有制企业就业的人数越来越多,但由于非公有制企业无档案管理权限,流动人员人事档案的保管和人员就业、流动脱节,从而导致档案内容单调、陈旧,可供现代企业用人参考的程度低,不仅如此,落后的档案管理方式,繁琐的利用程序,也给档案利用带来了麻烦,最终给流动人员造成了档案价值不高的假象。档案意识薄弱、档案内容陈旧、档案利用程序繁琐造成了现阶段流动人员相当严重的弃档情况。

3 如何提升流动人员人事档案价值

1、加大宣传引导,强化流动人员人事档案意识

劳动者的档案意识是关系到流动人员档案管理服务工作顺利推行的重要条件,流动人员的档案管理服务机构,应该加大宣传引导,面向劳动者和用人单位,对档案业务进行广泛宣传,增强整个社会的档案意识。通过结合高校毕业生就业指导宣传工作和政府大型招聘、求职活动进行宣传,比如举办毕业生就业指导讲座,在“春风行动”、“高校毕业生就业服务周”、“民营企业招聘周”等大型招聘活动上设置档案主题宣传,面对劳动者侧重宣传考研、考公务员、缴纳社会保险、评定职称等社会活动中档案的作用。面对用人单位主要宣传要注重劳动者档案材料的收集、分类,材料的审核标准和及时送达移交档案材料的要求,人事档案的有效利用等,同时积极宣传关于流动人员档案管理的法律法规,提高全社会对流动人员档案工作的关注和重视。

2、充实档案内容,挖掘流动人员人事档案价值

充实档案内容是提供优质流动人员档案服务工作的基础,现阶段,充实档案内容主要做两个方面的工作,一方面是根据企业人力资源管理需求和流动人员个人服务需求,突出收集学历、经历、培训、个人能力、个人业绩、诚信档案、绩效考核、社会保险等方面的档案材料,并加大对档案材料的鉴别,使档案材料真实、准确、充分、连续地反映个人的经历、特点、能力,满足企业用人考察需求,同时满足个人权益保障需求。另一方面是要健全流动人员档案管理服务的机制,改变被动收集材料的现状,与企业和个人加强沟通和联系,探索制度化、长效化、规范化的档案移交方式,坚持提供权威性、全面性、真实性、动态化的档案管理服务,让档案材料真正为企业和流动人员所用,体现出应有的价值。

3、搭建网络平台,丰富人事档案管理方式

在传统档案管理模式下,工作量大,手续繁杂,已经严重不适应互联网+的时代节奏,搭建网络平台是档案管理的必然趋势,要推进档案管理信息化建设,统一流动人员档案管理服务平台,实现省、市、县三级联网,统一服务标准、规范服务流程、提高工作效率,实现档案管理的专业化、信息化、智能化,满足现阶段流动人员对档案的网上受理、网上办理、异地查阅等服务的要求,形成档案信息实时共享、互联互通和方便快捷的管理服务新格局。为最终实现建立全国流动人员人事档案基础信息数据库和公共服务网络平台搭建奠定基础。

4、加强队伍建设,提高流动人员档案管理服务水平

众所周知,目前档案管理服务工作的从业人员数量不足,素质不高,专业知识不够,缺乏信息技术与技能的现象普遍。如何提高从业人员专业素质,笔者认为一是各级档案服务机构应该高度重视流动人员档案管理队伍建设工作,严把入口关,选择具有专业知识和技能的高素质人才,并稳定人才队伍;二是加强和健全对档案人员的业务培训,特别是信息化培训,提高档案管理员的业务能力和计算机应用能力,适应新时代档案管理的需求。

参考文献

[1]《档案法》

[2]《流动人员人事档案暂行规定》

[3]朱玉媛 魯文艳 李军《我国流动人员人事档案的现状与对策》[J]图书情报知识 2007(3)

[4]陈二祥《加强我国流动人员人事档案管理的必要性分析》[J]理论月刊 2008(06)

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