在知识管理背景下企业档案管理问题探究

时间:2024-05-21 人气:

摘 要:档案信息作为企业发展的重要记录内容,可以帮助企业的反思过去发展中存在的问题、正视当前企业发展的实际、科学的规划未来企业发展的方向。随着知识经济与时代的到来,对于企业档案管理工作也提出了更高的要求。在知识管理时代,传统的企业档案管理模式已经不能满足当前企业发展的现实需求,打破传统闭塞、粗狂的档案管理过程,强化知识时代科学、信息化、数字化的管理模式,成为了当前企业档案管理发展的新方向。本文笔者就当前企业档案管理的发展现状,结合知识管理背景下企业档案管理的内涵、属性等,谈谈如何在知识管理背景下提高企业档案管理的成效。

关键词:知识管理;企业;档案管理;信息化;数字化;模式

1 什么是知识管理?

21世纪企业的成功越来越依赖于企业所拥有知识的质量,利用企业所拥有的知识为企业创造竞争优势和持续竞争优势对企业来说始终是一个挑战。知识管理是知识经济时代涌现出来的一种最新管理思想与方法,它融合了现代信息技术、知识经济理论、企业管理思想和现代管理理念。在组织中构建一个量化与质化的知识管理识系统,让组織中的资讯与知识,透过获得、创造、分享、整合、记录、存取、更新、创新等过程,不断的回馈到知识系统内,形成永不间断的累积个人与组织的知识成为组织智慧的循环,在企业组织中成为管理与应用的智慧资本,有助于企业做出正确的决策,以适应市场的变迁。一句话概括为:知识管理是对知识、知识创造过程和知识的应用进行规划和管理的活动。

2 知识管理与企业档案管理结合的意义和作用

1.知识管理有助于企业档案的知识共享。知识是企业的无形资产,对于企业的发展来说,至关重要。对于一个企业来说,如果不能把企业的知识内容汇总,形成一个企业层面的知识构架,那么很难从根本上提高企业知识内容的价值和意义。企业的档案管理,作为企业知识内容的记载和归纳,对于企业信息、资源整个具有重要的意义和价值。所以,知识管理对于企业档案的归纳,形成企业档案知识共享具有重要的帮助。

2.企业档案管理有利于形成对知识产权的保护。知识产权作为企业发展的核心力量和内容,成为了现代企业知识管理的重要内容。知识产权一般包含企业的专利、商标等形式的权利内容,是企业在发展过程中的重要资产内容。而,企业档案管理详细记录和反应了企业知识产权的产生、发展,能够有效的帮助企业在知识管理的过程中形成一系列的历史文献参照、未来发展参考等。

3.企业档案信息可以帮助企业融合更多的知识管理人才。在企业的发展过程中,难免会遇到各种各样的技术、生产等难题,这时就需要进行相关专业人才的整合和引进。比如某一个技术岗位,在之前某一个重大的技术攻关和生产难题中,涌现出一批技术能力强的员工,而这些信息也是被参与技术攻关和生产解决的档案资料记录下来,此时企业的档案管理信息可以通过这些内容去匹配相关的人员,进行新一轮技术、生产难题的攻关。

3 当前企业档案管理工作中存在的问题

1.部分企业对于档案管理的重要性缺乏深入的认识

当前,存在一部分企业对于档案管理的重要性缺乏深入的认识。很多企业,尤其是中小企业,对于档案管理工作往往不置可否,片面的认为只要搞好生产、运营等工作就可以了,档案管理可有可无。正是有这样的思想认识,导致了很多企业负责人或者领导对于档案管理工作的支持性不够、不重视,进一步的降低了企业档案管理的活力和成效。

2.相关的企业档案管理人员的工作积极性不够

在一部分企业档案管理人员眼中,企业档案管理无非就是对企业发展中形成的各类信息做好登记、归纳、整理,形成一部分文件的过程,没有充分的认识到企业档案管理行为对于企业当前、未来发展的重要性。在实际的工作过程中,缺乏主动积极的工作态度,被动的参与企业的档案管理活动。

3.完善的企业档案管理制度需要进一步细化和构建

最后,还有一部分企业在档案管理的制度上空有体系,而缺乏细致、完备的制度内容。很多企业在档案管理过程中,对于相关的档案管理制度和规范没有形成更加细致的管理内容。有些企业的档案管理部门,承担这企业档案信息的所有内容,其他部门的档案信息都是由专门的档案部门进行管理,然而在这个过程中,面对复杂、大量的档案信息内容,很多企业由于缺少细化的档案管理体系,不能充分的对各种类型的档案资料做好科学的管理,从制度上降低了企业档案管理部门的工作成效和进一步发挥档案事业在企业发展中的实际作用。

4 知识管理背景下企业档案管理工作的探究

1.重视企业档案管理工作,转变档案管理人员的工作作风

想要提高企业档案管理的成效,最重要的就是企业的重视和档案管理人员的思想认识。在企业侧面,企业领导者必须从战略上对其进行重视,适时转变管理职能,从实体管理转向知识管理,从档案保管转向信息挖掘。档案管理必须从传统思维中走出来,丢开因循守旧的思维模式和管理方式,充分发挥其作用,促进档案知识产品化,将显性知识转化为隐形知识,再将隐形知识转化为具有经济效益价值的显性知识,不断为企业的经营活动提供竞争力和创造力。在企业档案管理人员中,应该切实的转变其工作作风,化被动为主动,积极有效的引导和鼓励相关人员充分的认识到知识管理时代企业档案管理的重要性,增强其参与管理的信心和积极性。

2.进一步细化企业档案管理的岗位制度

细化企业档案管理的岗位制度,就是在原制度和体系的框架内,不断的对档案管理行为的每一个岗位进行更加细致化的制度丰富和细化,力求通过形成以制度管理、有制度可以依靠、有制度必须依靠、违法制度必须追究、追究过程符合规范的档案管理制度体系,从制度的角度加强人员的工作保障。

3.立足知识管理,创新企业档案管理的模式

通过知识管理模式的应用和融合,能给有效的增强企业档案信息的内部共享和流通,提高了企业档案资源的实际利用效率和价值,也为企业在实际的生产、管理的具体行为提供了更多、更全、更细致的资料信息。比如笔者所在的单位档案管理一共分为十二大门类,包括航天型号产品档案,财务档案,基建档案,特殊载体档案,民品档案,质量档案,文书档案,人事档案,设备档案,声像档案,经营档案等。通过知识管理思维的融入,可以进一步的把企业档案信息科学的进行划分和整合,提高企业档案信息的利用率和成效性。

5 结语

长期以来,受到传统企业档案管理的思维影响,在实际的档案管理过程中出现了很多与企业发展不相适应的发展模式,弱化了企业对于档案管理重要性的认识。随着知识管理思维的不断引入和发展,企业通过立足知识经济时代的理念和创新,进一步提高企业档案管理的成效,将会对当前企业档案管理事业的发展融合更多的机遇和方向。与此同时,企业也能不断的从档案信息资源中获取到更多的发展思维和价值。

参考文献

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