企业数字档案管理问题及对策研究

时间:2024-05-21 人气:

摘 要:本文主要以企业数字档案管理问题及对策研究为重点进行分析,结合当下企业档案管理的现状和主要问题为主要依据,从建立开放管理的新模式、完善档案信息数据库、逐步实现网络化管理、加强提高管理人员的能力水平和工作素质这四方面进行深入探索与研究,主要目的在于提高企业数字档案管理效率,为企业开展业务活动提供有利条件,从而保障企业运营水平。

关键词:企业;档案管理;信息化

企业发展与科技水平息息相关,随着科学技术的快速发展,使得我国企业发展面临着新的契机,为了保障企业持续长远的发展下去,需加大对企业数字档案管理力度,将存在企业档案管理内的问题及时的优化掉,才能为企业发展提供有效依据。随着企业的逐步壮大,使企业内部档案管理工作变得繁杂化,为了能够有序对企业档案进行管理,需合理利用当前互联网技术,它能切实使企业档案管理水平提高到一个新高度,为企业长远发展奠定基础。

1 企业数字档案管理对企业发展的作用

(一)提升工作效率。档案信息化管理不但能够提升管理效率,还能减少工作人員的工作量,传统的档案管理都是利用人工进行管理,通过人员检索、录入,在归档与查找上皆会浪费许多时间,然而利用信息化来进行管理,只需要利用光标扫描即可实现录入,就能切实的提高了档案管理的工作效率。并且通过人工进行管理难保不会出现误差,但若是利用信息化对档案进行管理就使出现误差的几率降到了最低。这对于管理工作来讲是一个新的提高。

(二)实现资源共享,有助于提高企业应用档案的效率。当前诸多企业内部都会存在各司其职的现象,这对于企业整体发展是极为不利的。但若利用信息化对档案进行管理,能够切实实现资源共享,对企业档案进行统一管理,以免出现部门独自管理的情况,企业档案的通用与统一管理对企业发展具有重要作用,有利于企业对外交流时调取档案的便利性。

(三)保障管理安全性。人工对档案管理多半会采用集中管理的方法,并且不会及时备份,若是档案原件一旦丢失或是受损,想要进行弥补是非常困难的,极有可能要重建,这对于人力、物力皆是巨大的浪费。另外因为档案数量比较多,需利用一些时间展开存储管理工作,随着时间增长会使一些原始档案被淘汰掉,致使档案的时效变短。但信息化管理主要通过应用网络技术对档案进行存储与管理,并且其会自动生成备份等,尽管网络出现意外,也能利用网络及时找回。为档案管理提供了一份保障。另外,网络管理含有的空间比较大,能够容纳企业全部档案,并不需将企业短期档案淘汰掉,这便保障了档案的时效性。

2 企业档案管理存在的典型问题

(一)企业对信息化档案管理认知不足。当前诸多企业领导与工作人员并未意识到档案管理的重要性,因此未在企业内部构建专管档案管理的部门以及配置专管的工作人员,这便致使档案管理工作效率低下。尽管有的企业在内部构建了档案管理部门、配置的专管人员,因其对档案管理信息化的重视力度不足,受传统档案管理模式所影响,并未意识到信息化对档案管理的重要作用,因此在实际中,未充分结合信息化对档案进行管理,导致信息化档案管理含有的作用无法有效的发挥出来,致使企业在发展中无法及时的获取所要应用的资料与数据,导致企业顺利发展受阻。

(二)档案管理标准存在差异性。企业在对档案进行管理时都是有据可循、有法可依的,国家也存在与之相关的标准,例如《档案法》、《文书档案格式》等有关法律法规中皆含有一定标准,我国有关部门也会对企业展开定期检查与指导。但因为企业自身在实际管理中含有诸多问题,对有关标准与规范的掌握与实行欠缺适用性,依据企业内部实际状况所制定的管理标准欠缺合理性与有效性。若是不依据企业实际构建应用管理标准,会导致档案管理无序,从而导致档案管理效率下降。

(三)企业内部档案管理质量有待增强。目前诸多企业所应用的档案管理方法依旧基于传统模式为主,虽然有的企业开始应用计算机技术,但因其数字化水平较低,人工管理依旧是主体。利用人工对档案进行管理水平不高的主要因素是人员素质、管理、检索以及应用等方面的诸多原因。因档案管理的数字化欠缺战略目标与长期规划,导致信息应用与录入的时间比较短,这对企业持续健康的发展是极为不利的。在应用信息数据时时常会陷入到被动之中,若是员工被动的接受信息化的档案管理模式,会导致员工的主观能动性下降,从而使档案信息化管理的价值无法充分的发挥。

3 企业信息化档案管理的对策措施

(一)创建新的管理模式。企业内部档案管理需加大改革力度,降低对人工的依赖程度,构建数字化管理模式。首先需要提升企业员工与领导对数字化档案管理的重视力度,意识到档案管理数字化对企业发展的影响,由企业领导带头,增强员工责任意识,构建新的管理模式,在构建之前,企业领导需对当前企业发展的现状进行着重分析,这样才能确保所构建的管理模式满足企业发展需求,从而保证企业档案管理效率。

(二)优化档案数据库。基于档案管理水平的角度来讲,首先需做好优化档案信息数据库的工作。从加强基础设备建设着手,应用新型设备,利用现代化手段对档案进行录入。同时在优化档案信息时,还需依据企业具体状况,适当的对企业档案进行更新与调试,确保档案信息数据库良好状态,保障档案信息的完整性与实效性。除此之外,也需做好档案管理的保密性工作,若想确保网络安全,需从多角度进行杀毒,还可以通过增设密码或是防火墙,来规避网络病毒或是黑客入侵,从而确保档案网络的安全性。对于有关人员也需展开保密责任宣教工作,若是发现企业机密被泄露,一定要严肃处理相关人员,另外也要在企业内制定相应的规章制度。

(三)开展网络化管理。对档案信息进行网络化管理并非是一朝而成,而是需要逐步完善。展开网络管理的好处与优势主要在于各个部门间能够及时沟通,这对于在不同区域、不同地点对档案进行搜索是比较有利的。但因其开放性的特点,企业需对档案信息的流动范围进行限制,以免出现数据泄露的状况。依据企业自身情况,选取数据共享范围,明确能够检索的信息与部门,在确保企业安全的基础上,布设有利于企业管理档案信息的网络环境。

(四)增强员工专业水平与综合素质。展开档案信息数字化管理,并非是要同人工脱离,档案管理工作是离不开工作人员的,展开数字化管理对档案管理工作人员提出了新的要求。不但要具备保密意识与责任意识,还需要拥有较强的专业水平与综合素质,除了具备档案管理能力外,还应对档案管理流程有一个全面掌握,除此之外,最不能缺少的就是计算机操作水平。依据企业实际需求,构建一支综合性较强的档案管理团队,从而保证档案管理工作效率。

4 结束语

综上所述,数字档案管理对企业长期发展具有不可或缺的作用,因时代的快速进步,使我国网络技术得到了迅速普及,为了切实提高企业档案管理效率,需将信息技术有效利用到档案管理中,能够使档案管理效率提升到一个新高度。由于企业发展与档案管理水平息息相关,因此做好数字化档案管理工作,确保企业发展所需资料的完整性与真实性,从而保障企业持续发展。

参考文献

[1]刘玉华.数字时代企业档案管理及其信息化问题探讨[J].办公室业务,2016,(06):180.

[2]张先蕾.数字时代企业档案管理及其信息化问题研究[J].科技界,2014,(02):209+276.

[3]黄乐.企业档案管理的信息化与创新[J].包钢科技,2014,40(05):96-98.

[4]王杰.数字档案管理中预立卷存在的问题及解决措施[J].办公室业务,2017,(12):127+132.

相关文档:
好家长杂志2020年7期目录
好家长杂志2020年6期目录
浅析在大学英语教学中培养学生隐喻思维能力的必要性
血站内部档案交接工作中存在的问题与对策
试论技工学校体育教学的现状及改革
浅析水利档案管理工作规范化及其加强措施