信息化条件下的档案管理与服务创新

时间:2024-05-21 人气:

摘 要:随着科技的快速发展,信息化社会正逐步发展演变,各行各业的发展和正常运行也逐渐依赖于信息化系统。本文首先介绍了档案管理信息化的意义以及条件,其次提出了当前我国档案管理面临的挑战以及自身的不足,最后阐述了信息化条件下档案管理与服务的创新,希望以此提高档案管理水平。

关键词:信息化;档案管理;服务创新

1 档案管理信息化的意义和条件

(一)档案管理信息化的意义

首先,当前各行各业都开始重视档案的管理,因为档案记录着个人、企业甚至社会的发展进程和生活中一些较为重要的事物,对大众而言是非常重要的存在,档案管理是否系统规范直接关系着社会的正常发展;其次,随着人们对档案的重视,档案信息的数量逐渐增多,档案管理工作也显得较为困难,因此,档案管理者必须尽快建立起信息化管理模式和管理系统,及时作出调整,这样才能促进档案管理工作的正常开展,满足人们日常生活的需要。随着信息化的不断完善,以往很多档案管理问题也逐渐暴露出来,迫使档案管理者去解决完善,从而提高管理效率;最后,档案管理工作的正常开展和发展不仅仅依靠计算机与信息技术的发展,管理管理者也应当从根本上转变思想,树立信息化管理理念,更新管理方式和管理模式,不断适应社会的发展需要,不断提高自身综合素养,从而更好地对档案进行管理。

(二)档案管理信息化的必要条件

首先,信息化管理的建设主要依赖于基础设备设施的完善,特别是当前人们对档案管理越来越重视,管理手段也逐渐规范化,只有将基础设备设施不断完善,采取先进的计算机设备和网络技术,才能使档案管理工作正常有序开展;其次,档案管理部门要正确认识档案管理的重要性,摈弃之前传统的管理理念,打造整体系统的管理模式,加强用户和自身意识。因此,档案管理部门要树立正确的意识,档案管理从自身做起,同时也要加大宣传力度,增强用户的档案意识,从而不断提高档案管理的水平和力度;再次,档案管理工作在发展过程中,逐渐要求被充分利用,这不仅仅是一种管理手段更加是一种服务需求,与传统的档案管理不同,信息化条件下的档案管理工作必须被大力开发运用,树立档案服务理念;最后,档案管理工作要在行动上支持信息化系统,正确运用管理资金和管理手段,立足当前社会发展需要,以及自身的管理特征,运用先进的管理技术和管理理念,促进档案管理工作的现代化和科学化[1]。

2 信息化条件下档案管理面临的挑战

当前,我国的档案管理工作也逐渐开始走向信息化和系统化,大众的档案意识加强,相关管理人员也开始使用多媒体、计算机技术对档案进行分类整理,使管理工作正常有序开展,从一定程度上来讲,这是档案管理工作发展的必經之路,也是档案管理工作与社会需求接轨的必然道路。虽然当前我国在档案管理技术上有了很大的进步,也充分运用了先进的管理理念和管理设备设施,将信息化技术有效融合,解决了传统档案管理中存在的很多问题,但是随着信息化技术的不断推进和发展,档案管理工作又面临着新的挑战。

第一,缺乏先进的管理设备。上文中提到,先进的管理设备是档案管理工作正常开展的基础条件和根本保障。没有先进的设备,计算机技术和网络技术都难以发挥作用,无法对档案管理工作产生积极的影响。但是在实际生活工作过程中,很多相关管理人员根本就没有把硬件设施的完善和更新放在心上,甚至有的人员根本不采用信息化管理模式和手段,这就导致硬件设备不达标,又如何提高档案管理的水平和服务的创新。

第二,由于传统档案管理的历史遗留问题,很多人对档案管理工作并不重视,久而久之,社会大众认为档案管理可有可无,对档案管理部门的建设也就停滞不前,这就导致档案管理与服务创新难以开展,也无法发挥档案管理的功能和作用,为社会和大众服务。

第三,当前档案管理不仅仅作为一种管理方式,更加重要的是当利的服务创新。但是很多相关人员对档案管理工作的理解仅仅停留在档案归档整理,收集保存的层面上,对档案管理的服务功能并不重视,无法利用档案管理进行社会服务,从而使人们无法认识档案管理的作用,也无法针对档案管理进行有效的建设。

3 信息化条件下的档案管理与服务的创新

(一)改变传统思想,创新档案服务意识

档案管理工作者在思想上的理念更新是非常重要的,在信息化条件下,只有从自身做起,加强自身对档案管理的重要认识,正确认识并运用计算机技术和网络技术,使相关人员从管理概念逐渐过渡到服务概念,从传统的被动服务转变为主动服务,使档案管理不再浮于表面,能够真正的为大众服务,为社会创造价值[2]。相关工作人员要明确意识到档案管理的出发点和落脚点都是为社会提供便利,这种意识应当让大众所知晓,从而帮助社会大众都树立正确的档案管理意识,充分发挥档案管理的功能和作用。一方面将所有的档案资料进行分类归纳整理,另一方面,实现资料的开放性和有效性,帮助社会更好地发展和进步。

(二)整合档案资料,实现信息共享

档案管理要服务于社会大众,要依靠于网络技术的发展和创新,尤其是网络共享这一个模块。一方面,信息时代下,内容数据过多,如果不能对档案资料进行有效的整理,这样的管理模式就是落后的,无法满足时代进步的,因此,档案管理者要整合档案资料,按照类别、重要性等特征对其进行分类,这样才能提高档案的利用效率。另一方面,档案资料整合之后,要想得到充分的运用,就应该利用网络信息共享的方式,用户可以直接通过网络检索得到自己想要的信息和数据,从而形成有效的系统的档案管理。

(三)创立强大的档案管理与服务的人才队伍

档案管理工作在当前社会已经开始逐渐重视社会服务,不再等同于传统的档案整理归档,档案服务立足于档案的管理,又反作用于档案管理,二者相辅相成。因此,必须建立强大的人才队伍,不断规范和完善档案管理与服务。一方面,对原有的人才队伍进行不定期的培训,使其树立正确的管理理念和管理模式;另一方面,要积极引进相关人才,不断扩大和完善人才队伍,为档案管理注入新鲜血液,保持工作热情。

4 结束语

信息化背景下的档案管理和服务创新是当前社会发展的必然趋势,只有改变传统的档案管理思想,对信息资源进行有效的整合,实现网络共享,壮大人才队伍,才能不断提高档案管理的水平,创新档案管理的服务意识。

参考文献

[1]李福来.信息化条件下的档案管理与服务创新探析[J].才智,2017(16).

[2]刘仁江.基于信息化条件下的档案管理与服务创新研究[J].自然科学:全文版,2016(7):00214-00215.

作者简介

罗杨(1981-),女,汉族,四川达州市人,本科,大竹县县委统战部党外代表人士联络服务中心,研究方向:档案管理。

相关文档:
好家长杂志2020年7期目录
好家长杂志2020年6期目录
浅析在大学英语教学中培养学生隐喻思维能力的必要性
血站内部档案交接工作中存在的问题与对策
试论技工学校体育教学的现状及改革
浅析水利档案管理工作规范化及其加强措施