试论如何强化人才交流中心文书档案管理

时间:2024-05-21 人气:

摘 要:档案管理作为人才交流中心管理工作的重要组成部分之一,而文书档案则是档案管理的主要形式之一,文书档案管理质量与档案的保存以及使用效率有着直接关系。本文对人才交流中心文书档案管理工作中存在的问题进行了分析,在此基础上提出了几点文书档案管理的规范策略,以期为文书档案管理工作开展提供参考。

关键词:人才交流中心;文书档案;管理

一个单位的档案管理管理工作的水平从其文书档案管理的即可得到体现,随着信息技术的发展,文书档案工作在现代单位中的作用越来越大。但是现阶段不少单位的文书档案管理工作存在着一些问题,因此要切实提高文书档案的利用率,建立完善的文书档案管理工作机制是十分必要的。现阶段,人才交流中心最主要的任务是要进一步明确发展目标,切实加强文书档案管理,切实提升档案管理效率,为人才交流中心活动的开展创造条件。

1 抓好文书档案管理工作的重要性分析

文书档案管理工作具有较强的专业性、政策性、机密性,因此应对文书档案工作的重要性予以充分的认识。尤其是新时期市场经济环境下,管好、用好文书档案,对资源开发起到了重要作用。一方面文书档案具有凭证作用。文书档案是真实的历史记录,具有一定的法律效用,这也是与其他文献的差异所在。文书档案之所以能够具有凭证作用,是由其自身的特点以及形成特点所决定的,文书档案属于自然形成的,决定了文书档案记录的历史情况的客观性。可见文书档案是让人信任的历史证据。同时,从文书档案的物质体态而言,一些亲笔手稿、印信等保留了当事人的历史真迹,还有一些文件保留了当事人的形象、声音等,以上这些都反映了文书档案的真实性。另一方面文书档案具有一定的参考价值。文书档案记录着历史,其不仅具有凭证作用,还具有较为广泛的参考作用[1]。文书档案不仅将人类社会实践活动进行了反映,从其中也体现了人类实践活动的广度,是人类认识自然、改造自然提供了正、反两方面的经验。

2 人才交流中心文书档案管理存在的问题

(一)对文书档案管理工作重要性的认识存在不足

当前,就我国人才交流中心文书档案管理的工作而言,部分将文书档案管理片面认为是收集整理单位日常工作产生的材料,未对文书档案管理进行有效管理。从而导致文书档案管理工作得不得到应有的重视,绝大部分人才交流中心文书档案管理仅仅只是一种形式,并未发挥出文书档案的作用。

(二)文书档案管理工作人员整体素质偏低

现阶段,人才交流中心固然有了稳定、发展的档案管理工作人员,但是文书档案管理工作人员整体的文化程度、专业素质与新时期档案工作的需要不相匹配,严重缺乏熟悉档案内容、能够深入研究与开发档案信息的专业人才。

(三)文书档案管理的保密程度不够

我国人才交流中心的文书档案存在以纸质、电子形式共同存在,从而给文书档案管理的保密工作的开展带来了难度。保密档案是人才交流中心乃至国家的核心秘密,对国家、单位、个人都十分关键,一旦发生泄漏对个人、单位、国家都有可能造成巨大的损失。人才交流中心对文书档案保密程度偏低,导致单位内部信息的外流,给单位造成了重大损失。因此,人才交流中心应加大对文书档案安全性的重视。

3 强化人才交流中心文书档案管理的措施

(一)加强对文书档案管理的重视

抓好人才交流中心文书档案管理工作的前提是单位领导要加大对文书档案的重视,档案管理工作人员应以积极主动的态度做好文书档案的汇报、宣传工作,借助丰富多样的宣传活动向单位领导、职工传达相关的法律法规,提升单位领导、职工对档案管理工作的认识,争取单位领导、职工的理解、支持与重视,努力将文书档案管理纳入到单位年度工作规划与重点之中。同时加大文书档案管理设备的投入,不断提升文书档案管理的现代化水平,确保文书档案管理工作日趋标准化、规范化。在实际工作中,应积极转变被动的提供档案资料为主动参与领导决策需要之中,充分体现文书档案的主观能动性[2]。此外,随着信息技术的快速发展,对文书档案管理的要求也越来越高,对此要求文書档案工作人员不断学习新业务、汲取新知识,坚持终身学习的理念,增强文书档案管理的专业知识,积极主动学习现代化的信息技术与管理理念,努力使自己成为一个管理型、技术性、复合型的综合素质人才,为人才交流中心工作的开展提供更加便捷、高效的服务。

(二)增强文书档案管理工作人员的综合素质

增强文书档案管理工作人员的素质,是促进档案管理信息化、推动档案事业发展的关键所在。加强干部文书档案工作队伍的建设,选择做责任心强、政治可靠、作风正派的共产党员从事文书档案管理,同时加强对其的教育引导,关心其工作、生活,并充分发挥其积极性、创造性。招录新员工时应选聘具有档案管理专业技能的人才,不断充实文书档案队伍。同时,应加强对在职员工的继续教育,这是当前、今后很长一段时间刻不容缓的工作任务。现阶段,社会、经济生活快速发展,各种新兴行业、领域不断形成,因此也对文书档案的管理、服务等提出了新的要求[3]。对此,文书档案工作人员应努力学习,了解档案管理领域的现状、发展动态,不断提升自身的素质,运动档案的新理论、新技术来指导与改进文书档案管理工作,促进文书档案管理从单一型向多样复合型进行转变,加快人才交流中心文书档案管理的规范化、现代化、网络化进程。

(三)增强文书档案管理的保密性

当前阶段,我国人才交流中心档案以纸质、电子两种形式存在,对此,应根据文书档案的存在形式进行区分管理。首先应根据档案的内容区分出保密档案、非保密档案,对于保密的档案予以重视,加强对保密文书档案的日常管理,严格按照相关队长制度处理保密文书档案。对于纸质文书档案,应加大对其原始性的重视,纸质文书档案不如同电子文书档案那样容易判别,文件一旦形成原始的内容、形式就难以发生不被察觉的变化。因此,对待纸质文书档案应加大其原始性的重视[4]。电子文书档案的内容不是一成不变的,其格式容易发生转变,内容更容易被修改、复制,如果没有与此相关技术的检测,难以发现电子文书档案有无发生变化,因此应加强对电子文书档案加密处理。电子文书保密档案的保存与利用,应采用加密处理技术,不定期修改密钥,加强对其的跟踪、监控等[5]。

4 结语

人才交流中心文书档案管理工作是一门专门的学科,是衡量其档案管理水平的重要指标,其管理水平的高低对档案资料的质量、完整性有着直接的影响。文书档案管理所涉及的知识领域广,涉及的部门、范围也十分广泛,因此要求人才交流中心各部门应密切配合、协同合作,共同促进文书档案管理工作的顺利开展。此外,人才交流中心还应加大对文书档案管理工作中面临问题的重视,不断创新文书管理思路、管理技术,以此确保人才交流中心文书档案管理工作充分发挥出自身的作用,提高文书档案的利用率。

参考文献

[1]陈雪琛.新形势下如何做好文书档案管理工作[J].城建档案,2016,(10):75-76.

[2]邓春秀.信息化背景下文书档案管理工作的思考[J].办公室业务,2016,(16):106-107.

[3]潘美恩.基于文书档案管理中存在的问题及对策研究[J].城建档案,2016,(08):62-63.

[4]马妙仪.文书档案管理效率提高路径探究[J].广东科技,2016,25(10):70-71+65.

[5]陈龙民.论新形势下如何做好文书档案管理工作[J].黑龙江史志,2013,(20):62-63.

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