档案管理工作的重要性分析

时间:2024-05-21 人气:

摘 要:档案记录着一个单位发展的历史,能够为未来提供借鉴,是流动着的历史,其借鉴意义远大于记录的意义。加强对档案管理工作的重视,在于档案管理对于医院发展的作用,也在于对当前档案管理工作的不断更新和完善。随着新时代的发展,档案管理工作的信息化特点越来越强,医院需要更新与发展档案管理工作。基于这些原因分析,提高对档案管理的重视程度,是当代发展的重要任务。

关键词:档案管理;信息化;纸质档案

档案是单位发展的一项无形资产,加强对档案管理工作的关注,能够对医院发来的发展奠定扎实的基础。近年来,随着各单位对于档案管理工作认知的加强,逐渐开始建立了自身的档案室,然而反观当前的档案管理工作,依然存在着诸多不完善之处,需要持续加强管理。本文针对当前档案管理工作的发展现状进行分析,探索讨论档案管理工作的重要性。

1 当前档案管理工作的发展现状

随着经济社会的发展,近年来,各个医院等已经愈发关注到档案的重要意义,并且逐渐认识到档案管理工作的重要性。笔者对此进行总结,对当前档案管理工作的发展现状作出如下总结:

其一,对档案管理的重视程度越来越高。近年来,各个单位对于档案的运用及处理的重视程度都在不断提高,并且引起了人们的关注及认可。越来越多的医院已经意识到档案对于当前工作的借鉴与指导作用,并且加强了对档案的整理与整合,尤其是加强了档案的搜多功能,开始逐渐对档案资源进行开发与利用。档案本身作为一种流动的历史资料,其整理与记录的过程,也是一种传承的过程,能够为医院未来的发展奠定一份基础,是医院重要的精神文化财富。

其二,当前人们对于档案的整理越发精细化。所谓精细化就在于人们对于档案的关注度的提高,开始更深刻的理解什么样的资源属于档案,什么样的内容可以被开发成资源,越来越多的人已经开始有了主动的归档意识,能够主动地将自己的资源进行提炼与归档;而对于档案的整理,人们也开始加强对计算机技术的应用,探索如何在原有的基础上进行合理的分类等,这些都是档案整理工作的进一步发展,都能对未来的发展产生较大的影响,是当前人们档案的整理工作越发的精细化的表现。

其三,档案管理已经向着信息化时代迈进。当前的档案管理工作,正处于一种传统向信息化过度的时代,越来越多的人关注到档案信息化管理的运作,这也是时代发展的必然要求。档案管理工作进入到信息化时代,代表着档案存储的形式发生了变化、档案分类水平发生着变化,需要进一步开发档案的分类与搜索功能,这些都是当前档案管理功能与时俱进的一面。越来越多的人主动进入到档案管理工作中,相关专业的人才逐渐产生。很多医院引入了档案管理的计算机系统,针对档案管理工作的进一步发展做出努力与尝试。

2 进一步加强档案管理工作的策略思考

尽管很多单位已经意识到档案管理工作的重要性,然而在真正的管理过程中,由于缺乏对档案管理的经验、对由传统管理方式向信息化档案管理工作过度的能力不强,以及管理中存在的一些误区,都导致档案管理工作有意识而缺乏相应的策略,笔者对此进行如下的分析与规划:

2.1 加强档案管理的重视程度

在一个医院,尽管已经越发的关注到档案管理的重要意义,但是仍然缺乏了相应的科学认知。换言之,很多医院知道档案有用,却不知道怎么又用,可以应用在哪些方面,具体的作用在于什么等,这些问题的存在,都对于档案管理工作的进一步发展产生了极大的困惑,后期的行动跟不上前期的准备等问题均由此而产生。在具体的发展过程中,要加强对档案的重视,就要更进一步的,真正的去理解档案存在的意义,对于档案的应用给予足够的关注,并且为日后的发展做出打算,设立专门的管理人员及部门,对医院的档案进行统一的规划及整理,逐渐实现医院对档案管理的从无到有、从传统到现代的管理。

2.2 建立专门的档案管理部门

在组织档案的管理过程中,要设立专门的档案管理部门,设立专门的人员进行整理。档案的整理是一项系统工程,随着信息技术的发展,档案的管理已经越发的依赖于信息技术,然而在这个过程中也逐渐暴露出一系列的问题,如不同的计算机管理系统,对于档案的分类以及检索等功能都会有不同的规划,而且越来越多的新技术的实施和使用以及传统技术弊端的暴露,医院在不停地更换着档案管理的相关软件的应用,软件方面的更新不应该影响到相关的档案管理工作,这是长久发展的关键。所以各个单位都有一个明确的档案整理的规划,或者说是档案管理的主题,知道自己整理档案、设立档案管理部门的意义在哪里,能够更进一步的实现教学的突破与发展。部门的建立需要派遣专业的人才,现代医院中,经常会使员工兼顾档案管理员的工作,甚至是轮值制,这样的方法不无不可,但是最好的是派遣专门的员工驻守档案室,能够在任何时候都对档案负责,并且适当的聘请专业的档案管理人才,对以往的档案进行整理,对未来档案整理的走向加以规划等,这些都需要花费大量的人力、物力以及相关的专业性,对于医院日后档案工作的进一步发展做出贡献[1]。

2.3 培养全体员工的档案意识

医院的档案整理,应当是一个全体参与的事情,整理出来的档案不是为了束之高阁,而是要得到充分的利用,是医院的无形资产,需要得以传承。在这个过程中,培养全体员工的档案意识,使档案的整理、归档意识成为每位员工的共识。在当前医院发展过程中,需要关注到档案的应用,也就是使员工在习惯于档案的存在过程中珍惜档案。当遇到一些难以处理的事情的时候,可以到档案室寻求帮助,搜寻到以往档案并且加以借鉴;随时将自己所进行的工作、活动等进行存档,以资后来人的借鉴。在存档过程中,要注意格式及分类,适应医院档案的分类方式等。只有当医院的每位员工都建立了档案意识,才能有效提高档案管理的效率,将档案的优势真正发挥出来[2]。

2.4 档案管理工作需要进行适当的开放

所谓档案的适当开放,就是随着现代信息技术的发展,任何医院或个人都不能成为信息的孤岛,而是可以尝试相互的分享与借鉴。在档案进行简单的初次整理之后,既可以对内部的员工进行开放,也可以选取一些较为公共的部分进行展示,实现档案的资料的相互借鉴与查看。这样的做法是档案管理工作进一步成熟的体现,也能够推进各个地区相关产业的相互借鉴、良性竞争、协同发展。尤其是一些学校等单位,通过档案的共享能够适当缩小学校间差距,为学校的发展提供更多的契机等。许多医院单纯的依赖于自身的发展已经进入到瓶颈期,需要更多新鲜的内容的诸如,档案共享必然成为未来发展的一个重要内容[3]。

档案管理工作的重要性,在一点一滴的运用中逐渐被体现了出来,各个医院发展过程中逐渐意识到档案管理的重要性,也希望在认识到重要的基础之上加強对档案管理工作的重视,切实的将档案的作用开发出来。

参考文献

[1]贾秋.浅谈档案管理工作的重要性[J].科技创新导报,2013,17(3):209.

[2]赵俊萍.认识档案的重要性 做好档案的管理工作[J].山西档案,2013,19(7):46—48.

[3]杨希美.浅谈档案管理工作的重要性及策略[J].卷宗,2016,8(6):48—49.

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