浅议如何做好实物档案的收集与管理

时间:2024-05-21 人气:

摘 要:为了保证实体类档案信息的管理以及收集质量,应能认识到实体类性档案信息的重要性,并能根据目前实体类型档案信息存在的不足之处进行科学管理,制定相应的方案。本文就实体类性档案信息的收集工作以及管理工作进行了分析。

关键词:档案;管理;收集;实物

档案种类较多,除了现代常见电子类型档案、纸质类型档案外,还存在实物类型的档案,并且实物类型的档案中往往也记录了大量珍贵的信息,但由于实物类型档案发展较慢,也就导致了实物类型档案的管理存在一些不足,需要管理部门能强化实物类型档案的收集工作以及管理工作,从而促进各类档案管理工作能获得全面发展。

1 实物类型档案分析

在现代档案管理中,实物类型的档案主要是相应的企业单位在发展、经营、科研管理中,形成或者是获得各种奖杯、证书、荣誉旌旗,还有一些单位之中的档案文件会一些以物体为载体的证明材料,通过相应的实物材料就能展现出单位企业的发展历程。和其他类型的档案文件相比,实物类型的档案往往在外形方面更具特点,不仅大小不一,同时质地也存在较大的差别,这也给实物类型档案的管理带来了一定的难度。其次,事物类型檔案由于其自身的特点,所以一些实物类型档案有更强的展现力,这就让档案信息在具有记录重要文件内容功能的同时,也可以直接用作展览,因此实物类型的档案也就具有了资料参考价值以及宣传教育价值的双重价值。

但在目前实际的实物类型档案管理之中,虽然在实物类型档案管理中投入了较多力量,但由于实物类型档案信息种类以及数量较多,因此实物类型档案信息的收集工作以及管理工作方面存在着一些难点。

2 实物类型档案管理现状

现在许多企业对实物档案的重要性有了一定的认识,并对实物档案管理作出了具体规定。但在实施过程中反映企业经营与发展的实物档案并没有得到全面收集,流失缺口大,所收集到的实物档案在管理上没有真正意义上的到位,实物档案服务企业经营发展的作用有限。

2.1 归档管理意识薄弱

目前人们通常会将档案管理工作的重点放到对电子类型或者是纸质类型档案的管理中,进而忽略了对实物类型档案的管理,甚至还有一些部门对实物类型档案管理内容了解程度较低,在对实物类型档案进行管理的时候出现损毁或者遗失的情况,影响了档案管理质量,也流失了一些珍贵的文件信息。这些情况的出现都到导致实物类型档案信息的管理成为了当前档案事业发展的薄弱点,由于在档案管理中制度不健全、管理手段较为滞后、管理意识薄弱,而影响档案管理工作的正常开展。

2.2 实物档案的保管条件不符合要求

由于实物档案不同于其它类别的档案,它主要由奖牌、奖状、奖杯、证书、锦旗等形态各异、大小不同的实物组成,是不能出现叠加堆放或挤压碰撞等情况的。由于一些单位对实物档案管理不够重视,没有专门的库房去存放,因此造成收集来的实物档案难以按管理标准摆放,严重影响了实物档案管理与利用。

2.3 实物档案的价值体现不足

由于实物档案的利用部门相对集中,多数人不了解甚至还不知道有这样一类档案,所以实物档案的利用率较其他档案来说相对就偏低一些,其有效价值也未能充分体现出来,实物档案的历史记录性、凭证作用也没有真正发挥出来。

3 强化实物类档案管理工作质量的措施

现代管理部门只有下大气力不断加强实物档案的收集与管理,使实物档案工作逐步步入制度化、规范化的建设轨道,才能更好地体现实物档案的查考价值。

3.1 强化管理人归档意识

科学的实物类型档案管理制度是保证实物类档案管理能顺利开展的基础,因此应能强化管理人员对事物类型档案的重视程度,并能根据管理中存在的薄弱环节制定相应的策略,完善实物类档案管理的各个环节。首先,可以开展相应的实物类型档案信息管理培训,让工作人员能掌握更多的管理方法,避免在管理中出现问题。其次,针对过去实体类档案在收集、管理方面的缺失,可以制定相应的方案,优化档案管理步骤,保证实体类档案能在第一时间被收集,并能妥善的保存管理。

3.2 加强库房管理

实物档案由于种类的不同,其体积、形态各异,其库房管理也应具有一定的针对性。对已归档的实物档案要按照其内容、性质及实物的形态等进行分类整理,并做好实物档案的著录及档号的编制工作。实物档案的库房要严格按档案保管的“八防”要求去做,并根据保管载体的不同,设置与其对应的保管条件,以适应库内实物档案的保存需求。在定制库房柜架时应根据库房的实际空间并结合实物档案的特点,采用不同的存放柜架来存放实物档案,确保实物档案安全保管,合理存放,便捷利用。对企业获得的荣誉类实物档案可视利用率的高低分别摆放于不同的架位,有条件的企业还可以将实物档案通过拍摄的手段将其转换为数字档案,以便于快捷方便的提供借阅和利用。

3.3 拓展利用途径

做好实物档案的利用工作不仅可以发挥档案的原始记录性作用,还可以通过实物档案的展示,充分体现处实物档案与企业文化之间的密切关系。在满足实物档案正常的利用需求外,还可以结合本单位的实际情况举办专题性展览,有条件的单位还可以建立企业荣誉展厅。档案部门也可以充分利用多媒体技术与实物相结合的途径,以播放、展览等多种方式来宣传、展示反映企业在生产经营过程中所取得的重大成果,为企业员工提供一个全面了解企业的动态平台,从不同的方面、角度彰显企业的实力。

4 结束语

实物档案的特点是能够比较直观、鲜明的反映出在某个特定阶段的工作过程中取得的成果,与其它类别的档案共同记录了一个企事业单位或个人的发展轨迹。实物档案收集的难点是散与乱,加强全员归档意识是做好收集工作的关键,与相关单位的沟通交流是做好这项工作的基础。只有认真做好实物档案的管理工作,才能确保档案资源齐全、完整,充分发挥实物档案直观、易懂、有较强说服力的宣传作用,为促进企业的发展提供更加全面、完善的史料,以充足的馆藏,记载企业的成长历程。

参考文献

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