浅谈中等职业学校档案管理信息化建设

时间:2024-05-21 人气:

摘 要:在信息网络技术的发展下,使中等职业学校每天产生的数据量越来越大,给传统的档案管理工作带来了很大的挑战,无法满足现代学校发展的需求。将信息化技术应用在档案管理工作中,能有效提高工作质量,保障工作效率,实现其应有的效益。对此,本文对中等职业学校档案管理信息化建设进行了分析。

关键词:中等职业学校;档案管理工作;信息化建设

随着新课改的发展,要求中等职业学校发展现代化教育,促使信息化技术被广泛应用于教育管理工作中。尤其是对于学校档案管理工作来说,能有效改变传统管理理念的限制,发展一体化管理模式,有利于提高档案管理人员的工作效率,降低工作量,从而提高档案管理效果,实现其应有的效益。

1 我国中等职业学校档案管理工作存在的问题

1.1 缺乏重视程度

我国很多中等职业学校的领导,过于注重培养学生的专业知识,往往会忽略档案管理工作的重要性,片面的认为只是收集数据信息。在这种情况下,使学校缺少相应的管理措施,无法提高档案管理质量。另外,很多中等职业学校开始将信息化设施应用在教育管理上,在档案管理方面投入较少。

1.2 缺乏正确的管理理念

目前,许多中等职业学校在档案管理工作方面配备了信息化设施,但还缺少相应的开发力度。其信息化技术只停留在数据的收集与管理上,无法提高工作效率。另外,很多档案管理人员受传统管理理念的影响较深,仍在使用手工管理模式,使其工作质量、效率受到了限制。

1.3 档案管理人员素质水平低

加强学校档案信息化建设,不仅需要完善的信息化设施,还需要专业的信息化人才,能自主进行维护、开发、管理等多种工作。但很多管理人员的素质水平较低,缺少专业的管理能力和信息化水平,导致学校档案管理信息化建设发展缓慢[1]。

2 我国中等职业学校档案管理信息化建设的对策

2.1 提高重视程度

很多中等职业学校的领导对档案管理工作缺乏重视程度,不能正确了解其作用和意义,无法正常开展档案管理信息化建设工作,使管理效率受到了影响。而档案管理工作,能准确的将学校的经营数据收集起来,并进行数据管理,有利于领导了解学校的实际发展现状,从而制定正确的发展决策,对学校的发展有重要的推动作用。因此,要求相关领导强化学校档案管理信息化建设的认识,以提高档案管理信息化的建设水平。例如,一是,学校应将档案管理信息化建设列入年度发展计划当中,有利于提高领导和管理人员的重视程度。当进行年度总结时,可对实际发展情况进行分析,找出存在的问题,并制定相应的解决策略,有利于提高信息化水平,从而保障学校档案管理效率。二是,学校应将档案信息化建设的投入纳入预算中,有利于管理人员及时更新软硬件设施,使用先进的信息化设备,保障档案管理工作顺利进行。三是,很多中等职业学校在信息化档案管理工作上缺少相应的管理制度,不能对管理人员形成约束力,无法提高其工作积极性,使其工作效率受到了影响。因此,学校领导应制定相应的管理措施,对档案管理工作进行绩效考核,有利于提高监管力度,从而保障工作质量。

2.2 转变管理理念

现阶段,很多档案管理人员受传统管理理念的影响比较严重,仍在使用手工管理模式,导致现有的信息化设施成了摆设,无法实现其应有的价值。同时,既不能提高工作人员的管理效率,也造成了严重的资源浪费,对学校的发展造成了严重的影响。因此,要求档案管理人员转变管理理念,发展信息化管理模式,以提高管理效率。例如,随着现代教育的发展,大多数中等职业学校都配备了完善信息化设施,档案管理人员可利用校园网络来收集档案信息,并根据实际需要建立网络资源共享数据库,将其与校园网进行对接,有利于进行查询、检索、管理等工作。同时,档案管理部门应与其他部门加强合作,可通过网络来传输数据,比如图片、文本、视频、音频等多种资源,有利于提高档案管理效率。另外,传统的手工管理模式,容易出现档案丢失、损坏等问题,使档案的安全性受到了影响。而利用信息化技术,可设置用户权限,能有效避免其他人随意查询机密资料,从而保障档案信息的安全性。但需要注意的是,信息化系统容易受到病毒、黑客的攻击,因此,还应安装网络防火墙、杀毒软件等程序,以保障系统的安全性。

2.3 提高档案管理人员的素质水平

第一,学校应加大人才引进力度,提高档案信息化人才建设水平。比如,学校可开展招聘活动,并根据实际需要来提高招聘门槛。要求应聘人员不仅具备相应的专业能力,还要有良好的信息化水平,以满足现代化管理的需要[2]。

第二,学校应对现有的档案管理人员进行培训,以强化工作人员的信息化能力,促使其高效完成档案管理工作。对此,学校可开展内部培训工作,提高管理人员信息化技术的运用能力,便于熟练操作档案信息管理系统,以强化档案管理信息化水平。

第三,学校可组织档案管理人员去外部进修,学习先进的管理技术和方法,促使其与实际管理需要相结合,以开发相应的软件系统,能有效提高档案管理工作的质量和效率,从而提高中等职业学校档案管理信息化建设水平。

3 结束语

随着网络信息技术的发展,使中等職业学校每天产生的数据量越来越多,给档案管理工作带来了很大的难度。因此,要求学校提高档案管理信息化建设的重视程度,促使工作人员转变管理理念、创新管理方法,以提高工作质量和效率,推动中等职业学校快速发展。

参考文献

[1]贺莉莉.中等教育学校档案管理信息化建设中存在的问题及对策研究[J].科技资讯,2017,15(09):156+256.

[2]邱振嘉.中等职业技术学校档案信息化建设安全问题探讨[J].人才资源开发,2015,(24):154-155.

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