分析城建档案利用数据 加强信息资源开发

时间:2024-05-21 人气:

摘 要:城建档案是城市科技信息资源的汇总,是城市建设得以良好运行的基础城建。而城建档案利用工作是城建档案工作的中心环节,是为城市经济建设和城市建设服务的直接手段,通过各种有效的方式和方法,提供和开发城建档案信息资源,充分发挥城建档案的依据和参考作用,把它的效用发挥出来,并转化为社会效益和经济效益。城建档案利用与服务工作具有较高的技术性和专业性,其不同于其他类型的档案,有着非常鲜明的特点。因此,就需要我们探讨城建档案的合理利用途径,从而提高信息资源的开发水平。

关键词:城建档案;数量利用;信息资源开发

1 城建档案利用的重要性

1.1 档案利用是实现档案价值的核心

城建档案工作的根本目的不在于档案的保管,而在有效保管的基础上提供城建档案的有用信息,为城市规划、城市建设和城市有效管理服务。为了实现这一目的,必须完成一系列的工作,其中直接传递信息为各项工作服务的工作称“城建档案利用工作”。城建档案利用工作是按一定的原则和要求,通过各种有效的方式和方法,提供和开发城建档案信息资源;充分发挥城建档案效益和社会效益,实现城建档案价值的一项工作。城建档案的作用,只有通过利用工作,才能够很好地发挥出来。所以,利用工作是能不能有效地发挥城建档案的作用,为城市经济建设和城市建设服务的关键。应该适应新形势的需要,加强城建档案的利用工作。

1.2 档案利用工作是检验档案工作水平的关键

城建档案的利用工作,在整个城建档案工作中占主导地位。城建档案利用工作的开展,有赖于城建档案基础工作的健全;而城建档案利用工作的过程,又是对城建档案基础工作的检验。城建档案收集得是否齐全、完整,整理、编目、鉴定、保管是否科学、系统,往往在开展城建档案利用工作中才能检验出来。城建档案利用工作常常成为判断城建档案业务工作好坏的尺度,成为推动各项业务工作建设的动力。搞好城建档案利用是城建档案工作变被动为主动,把城建档案工作搞活的关键。城建档案工作在城市建设各项工作中是服务性的,有很大的被动性。搞好利用工作,积极主动地服务,才能把“死”档案,变成活材料,才能最大限度地变被动为主动。

1.3 为城市规划、建设、管理服务

城建档案和城建档案工作的重要地位,只有在使用城建档案时得心应手,城建档案工作真正为领导决策、为城市经济建设、为编制城市规划等帮了忙时,才能得到承认。所以积极开展城建档案利用工作,为城市建设服务,在城市科技宣传周用展板实例宣传城建档案利用工作,是宣传城建档案工作重要性,提高城建档案工作信誉,引起重视与支持的最好途径。

2 城建档案利用质量不高

城建档案利用质量不高主要体现在以下几方面,首先,收集与利用明显错位。档案收集来源不均衡,影响档案利用的质量和有效性。从整体情况看,档案资料收集存在地上多、地下少的情况,而来馆利用档案的工作人员则查寻地下档案多过地上档案。地下管线普查结果虽然解决了一时之需,但建立和完善动态管理更有利于提供及时高效的服务。以铜陵市长江路人防地下工程为例,施工前施工单位调阅了所有沿街工程地质勘察报告、地下管线等档案,为指导长江路人防工程的施工提供了大量直接有效的信息。但是,还是有部分地下管线资料缺失,不得不边施工边探查。其次,档案质量仍然不高。目前城建档案馆藏档案重点是民用建筑,由于开发强度高,开发单位资质参差不齐,部分档案在制作时就存在漏项,甚至空白。同时,档案馆本身也存在只重视馆藏数量,盲目收集,范围过于粗放的问题。有利用价值的资料难以准确、完整的接收进馆,质量难以保证,从而进一步制约了档案的利用。最后,档案载体过于单一。纸质档案收集比较多,特种载体档案少,满足不了城建档案信息化管理的需要。

3 加強城建档案信息资源开发

3.1 要不断改进自身的服务理念

档案管理人员一方面转变自己的服务意识,积极主动服务。在实际的档案服务工作中,要充分关注社会的服务意识,不单单只是对自己所联系的部门进行服务,更要善于对社会各方面的服务。另一方面,档案工作者要对所拥有的档案资料进行开放式服务,不单单只是等待利用者的查询,而应是将其资料以不同形式的开放传递给社会各层,从而成为人民群众的信息咨询库。

3.2 城建档案利用工作模式的创新

以传统的档案管理模式进行现有的档案管理,往往只是单一的通过利用者的借阅和查询来完成,限制了档案利用的创新发展。首先,城建档案工作者要利用自身的特点进行对信息的宣传,可以通过举办重大展览等开放式的活动把信息传递给社会各界人员。利用各种形式帮助人们对档案服务工作内容的了解,方便大家在以后的运用中能够有效地进行对信息的收集。也可以通过电视、网络、书刊等载体进行宣传,经过精心的策划,将编辑的信息有效地报道出去,满足社会各界对信息的考察和利用。其次,档案的材料大多属于原件,提供给利用者利用,长时间会使材料破损,为了有效地保证材料的完整储存,可以运用科技手段,把文字信息转变为数字信息,利用网络传达给利用者,并且要做到重要文件信息的保密。再则,增进不同部门的交流。各级档案部门要避免各自为政,孤立存在,而应积极与其他部门进行交流,在交流工作中改善和促进自身管理和服务的发展,使整个档案利用服务工作得到全面开展。最后,创建信息的社会服务体系。档案服务要逐步社会化,以社会化服务进行对档案的利用。在实际服务中,拓展自己的服务内容和服务对象,充分发挥自身的社会价值。此外,要提高档案服务的效力,在不损害国家利益的前提下,简化以往繁琐的手续,为社会各界提供更加快捷的服务,充分发挥档案的社会作用。

如今城建档案馆都在向数字化城建档案馆靠拢,成为一个动态的信息中心,把“死档案”变成“活档案”。城建档案工作者更要加强城建档案专业的学习和培训,尽可能地熟悉城市建设工作的业务知识,使自己的能力水平不断适应城建档案利用工作发展的需求

4 总结

城建档案是城市建设中最为齐全和丰富的资源,档案利用与服务工作的本质在于服务于当地经济发展,为政府、民众提供信息服务,以帮助其决策。城建档案馆应该积极响应时代号召,认清局势,加强基础建设,同时发展网络化服务能力,完善收费机制,进一步提升城建档案的利用价值和效果。

参考文献

[1]林永安.城建档案的利用与服务工作探讨[J].青年时代,2017(18)

[2]杨明华.如何做好城建档案数字化工作[J].科学与信息化,2017(01)

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