浅谈如何提高档案工作水平

时间:2024-05-21 人气:

摘 要:随着我国经济不断发展,档案工作在单位中具有重要作用,相关部门做好档案管理工作,不但能够提高单位工作效率,还能提高员工的工作质量,使单位长期发展。因此,单位领导要加强对档案工作人员的培训,使其具有较高的专业水平和职业素养,从而使工作人员更好的为单位服务。

关键词:档案管理工作;工作水平

随着事业单位不断发展,单位中的信息都记录在档案中,档案管理工作对一个单位的良性发展起到重要作用,现在很多单位领导认识到了档案管理工作的重要性,加大对档案管理工作的实施力度,使档案工作人员具有较高的管理水平,这为提高单位的工作质量有着积极促进作用。

1 档案工作的重要性

档案在单位的发展中具有无法取代的作用,档案是衡量单位管理水平和服务态度的参考依据,能够使单位领导有效掌握单位实际情况,从而根据档案中的信息内容制定合理的方案,从而为单位带来更多的经济效益。以医疗档案为例,医疗档案是医疗机构业务统计的主要原料之一,医疗档案不仅记录了病人的患病情况、治疗方法,还记录了手术操作方法[1],这为医疗事业发展做出了重要贡献。对于单位管理者而言,档案是管理工作的最原始资料,一旦单位出现意外情况,必须查找档案中所记录的信息,了解整个事件全过程,从而根据实际情况做出正确的判断。单位管理者通过对档案信息进行分析,能够掌握员工的专业技能和职业素养,从而根据员工的工作情况加强对工作人员的监督,提高单位工作效率和质量管理的科学性。因此,单位领导要认识到档案工作的重要性,加强对档案工作人员的培训,提高工作人员的管理水平,进而更好的为单位服务,使单位持续发展。

2 提高档案工作水平的方法

2.1 建立完善的管理制度

缺乏完善的档案管理制度,在一定程度上会导致单位档案管理工作不科学,会抑制档案管理水平的提高,因此,单位要想长远发展,必须要建立完善的管理制度,对工作人员进行严格约束,使工作人员认真做好自己本职工作,才能使单位的发展良好现状得以继续保持[2]。例如,单位领导可以制定档案管理的检查制度、保密制度等,档案检查制度是为了确保档案信息真实;保密制度是为了确保档案中的信息不受到泄露,增强档案资料的安全性。一个单位的档案是维护真实性的重要工作,建立完善的管理制度,能够增强档案工作的真实性,避免出现档案信息不真实的情况,影响单位长期发展。单位的档案记载会为本单位科学发展提供第一手资料,使单位朝着更好的方向发展。此外,单位领导要科学规范真实档案的管理记载,使单位管理者掌握单位的经营业绩和员工的工作情况,管理者要根据具体情况进行具体分析,制定合理的方案,使档案工作人员具有较高的工作热情,增强员工对单位的认同感,使其积极投入到工作中。因此,单位必须建立完善的管理制度,对档案资料进行保护,从而提高档案工作水平。

2.2 加强档案工作人员的责任意识

档案工作人员的素质高低对档案工作具有重要影响,现在很多档案人员的责任意识较低,对档案管理工作不够重视,认为档案工作只是简单的记录信息,对单位发展无关紧要,造成档案管理中经常出现错误,降低了档案管理水平,影响了档案管理工作正常运行。因此,要想改变这一现状,相关部门领导要加强对档案工作人员的培训,使其具有一定的责任意识,让档案工作人员认识到自己工作的重要性,提高对档案工作的积极性,减少工作中的失误,进而促进档案工作水平的提高。例如,事业单位可以定期对档案工作人员进行培训,让工作人员对档案工作有全面的认识,纠正他们对档案工作的错误认识,使其摆正工作态度,认真对待档案工作,从而提高档案工作水平,使单位长期发展。

2.3 改变传统的管理模式

随着信息技术快速发展,电子档案在各个领域得到了广泛应用,档案管理工作也从传统的手工模式不断发展为网络信息管理模式,从传统的纸质档案变为电子文件档案[3],但很多档案管理人员受传统观念的影响,对新设备操作不够熟练,仍然采用传统模式进行工作,不但降低了工作效率,还导致先进设备不能发挥出应用的作用,影响了档案工作水平的提高。电子档案是社会发展的必然结果,通过计算机等设备,能够对信息进行有效存储,把纸质档案的信息与电子图像进行结合,确保档案信息的真实性。社会在不断发展,档案工作人员也要适应社会发展步伐,改变传统的管理模式,运用电子档案进行工作,进而提高工作效率。

2.4 加强对电子档案的保护工作

目前单位中的电子文件主要通过光盘进行存档,与磁盘相比,光盘存档具有较强的干扰力,能够增强电子档案的保护性,有利于电子档案长期保护。比如,工作人员根据数据库的特点对档案存放的寿命问题进行有效预防,工作人员尽量把光盘放在阴凉地方,防止光照强度过高使光盘的使用效果受到损害,从而减少一些外界因素的干扰。此外,工作人员还要定期对数据库进行清理,提高数据库的使用效率,从而影响档案工作水平的提高。随着信息技术不断发展,档案管理人员也应该把信息技术应用到档案管理工作中,对档案使用数据加密技术,这样不但能够确保档案信息的安全性,还能使档案防止受到黑客的入侵。

其次,工作人员还要加强对电子档案进行病毒防范,定期对计算机进行病毒检测,防止计算机受到病毒入侵,使档案中的信息受到损坏。有的电子文件在保存时进行加密处理,一旦工作人员忘记文件密码,这个文件很难打开,因此,工作人员在对这类档案保存时应该解密后再进行归档保存,工作人员还要根据文件的年代、组织机构进行分盘保管[4],这样便于工作人员查找档案,不但节省了工作人员的时间,还提高了工作人员的工作效率,把同一档案部门的档案文件保存到同一盘上,能够使工作人员在计算机上查找盘内的相关文件。与传统人工操作的档案管理模式相比,电子文件的档案管理具有较大的优势,不但满足社会发展需求,还能开创档案管理工作新局面[5],从而提高单位的档案工作水平。

2.5 严格监管档案的交接程序

现在很多单位的档案交接程序不够规范,工作人员在离岗、调岗时,不按照相关规定要求进行部门档案的交接,影响了档案管理材料的完整性,不利于档案管理工作正常运行。因此,单位要对档案材料的交接程序进行严格规范,当工作人员出现调岗时,要把自己所负责的项目资料进行签字,对相关信息进行有效标注,把借阅的资料进行整理、催还,标明借阅原因、催还情况等[6],使工作人员能够直观的了解档案资料中的信息内容,方便以后的管理,还能避免档案资料丢失的情况发生,使档案管理工作正常运行,进而提高档案工作水平。

3 結语

档案工作是单位或者企业中的重要一项工作内容,因此,单位领导要加强对档案工作的重视,加强对档案管理工作的改革,针对档案管理中存在的问题进行有效解决,提高档案工作人员的责任意识,建立完善的管理制度,进而提高档案工作水平。

参考文献

[1]孙月.信息时代档案工作者职责探析[D].黑龙江大学,2016.

[2]田玉奉.档案行政执法的问题与对策研究[D].山东大学,2016.

[3]周美玲.我国综合档案馆档案利用信息反馈机制建设研究[D].福建师范大学,2016.

[4]牛小娜.我国高校基建档案管理现状研究[D].安徽大学,2016.

[5]靳启颖.信息化背景下企业档案信息的开发与利用问题研究[D].四川大学,2005.

[6]张淯.知识管理背景下民营企业档案管理信息化建设研究[D].南昌大学,2014.

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