档案管理人员素质提升探究

时间:2024-05-21 人气:

摘 要:档案是直接形成的原始记录,是如实记录人们社会实践活动的真实情况,是一段时期重要的历史依据,是记载不同时期最真实的历史见证,是一个组织管理的重要组成部分,具有较强的原始性和权威性,直接关系到该组织管理的规范化程度。档案管理人员应当具备一定的思想政治素质、职业道德素养以及专业素质,方能搞好本职工作。特别是在当下,信息化时代以及档案管理人员本身存在的问题都迫切要求档案管理人员素质的提升。为此,要充分地认识档案管理的重要性,丰富档案管理人员学习途径和形式,配备档案管理的软硬件以优化工作环境,为档案管理人员素质提升做好准备。

关键词:档案管理人员;素质提升;信息化

每个单位的管理都离不开档案,都需要档案管理。所谓档案管理,就是对相关档案实体和档案信息进行管理并进行科学的划分,并以此来提供特定的服务性质的工作。[1]随着组织管理规范化程度的提高,档案管理水平也需要与时俱进地提升,相应地,对档案管理人员也提出了更高的要求。档案管理人员只有适应新时期的要求才能在搞好档案管理工作的同时,充分地发挥档案管理的服务作用。目前,档案管理人员整体素质距离要求还有一定的差距,只有认清楚这些差距,然后对症下药才能更好地解决问题,全面地提升档案管理人员队伍的素质。

1 档案管理人员应具备的素质

(一)思想政治素质

档案管理是一项非常严肃的工作,那么,档案管理人员就应当具备较高的思想政治素质。[2]档案管理工作不仅强调技术性,还要保持正确的政治立场。因此,档案管理人员首先要具备的素质就是思想政治素质,即要遵守国家的相关法律法规、要遵循党的路线和方针、要遵守单位的各项规章制度。同时,档案管理人员还要具有保密意识和服务精神,对工作中接触到的信息要严格保密,不能利用这些信息从事非法活动、获利活动,同时,又要通过档案工作服务于本单位的发展,具备服务意识。

(二)职业道德素养

档案管理人员还要具备一定的职业道德素养,职业道德素养包含的内容很多,最基本的就是要热爱本职工作。档案管理看似简单,实则非常繁琐,具有重复、繁琐的特征[3]。档案管理人员要非常细致、耐心才能做好本职工作。因此,管理人员首先就要非常喜欢这份工作,要具备高度的职业认同度。这一点是很难的,目前档案管理工作的职业认同度是比较低的,这与档案管理的内外部环境有关。不仅如此,档案管理人员还有具有服务意识,管理档案本身不是目的,目的在于通过档案管理服务于整个组织的发展。那么,档案管理人员就要做好工作定位,通过周到的服务来发挥档案的作用。

(三)专业素质

档案管理也是一项专业性很强的工作,要求管理人员具备扎实的理论功底以及娴熟的职业技能。档案如何分类、如何整理、如何便于查阅等都是管理人员应该掌握的,特别是在信息化背景下,档案管理人员还要掌握数字化的基本技术,并将其运用到档案管理中。因此,档案管理人员应当是学习型的,能够主动适应管理形势的变化,主动地提升自我。

2 档案管理人员素质提升的必要性

(一)信息化时代的要求

为了更好地适应信息化时代的要求,档案管理人员要提升素质。信息化时代的到来导致信息储存和应用方式的变化,传统时期,档案管理人员面对的是一摞摞的纸质资料,分门别类的储存,查阅时候也要到具体的场馆才能进行。但是,信息化时代到来之后情况发生了变化,很多档案资料都以数字化形式呈现,开展服务时也是以电子化的形式来进行的。如果档案管理人员还停留在原来的工作状态,不能与时俱进地掌握新技术、学习新方法,那么,档案管理就不是服务于组织发展了,反而拖了组织发展的后腿。

(二)档案管理人员素质现状堪忧的要求

档案管理人员素质现状堪忧也使素质提升提上了议事日程。从档案管理整体发展形势看,人才断档问题严重。[4]社会培养的档案管理人才跟不上档案管理实践的需求,有一些没有进过专业训练的人员就加入到了档案管理队伍中来。由于传统上对档案管理的认识误区,单位组织的相关培训活动并不到位,这些工作人员的工作效能就可想而知了。不仅如此,即使是受过专业训练的人员在工作岗位上也可能出现不适应的情况。比如,档案数字化是一个基本的趋势,那么,工作人员就要掌握数字化的技术和操作,但部分工作人员跟不上形势的发展,仍然采用传统的方式工作,工作效率低下,难以发挥服务作用。不主动学习是这部分档案管理人员存在的问题。另外,还有一部分管理人员是责任意识和服务意识不强,他们在操作技术上是没有问题的,即具备工作技能,但是却不能很好地服务于单位的发展,不能为同事等提供优质的档案服务。

3 提升档案管理人员素质的路径

(一)充分认识档案管理的重要性 加大对档案管理的投入

提升档案管理人员素质,首先就要充分地认识档案管理的重要性,加大对档案管理的投入力度。鉴于在部分单位出现的对档案管理工作不重视的问题,首先就端正态度,充分认识档案管理对一个单位发展的基础性支撑作用以及服务保障作用。档案管理不是可有可无的,档案管理职位也不是什么样的人都能够胜任的,有了这样的一个基本认识,才有可能从进人环节把好关,将那些受过专门训练的人安排到档案管理岗位上,同时,加大投入力度,为档案管理人员提供必要的培训和学习机会等,提升其专业技能。

(二)丰富档案管理人员学习途径和形式 打造学习型档案管理人员

提升档案管理人员素质,还要丰富档案管理人员学习途径和形式,打造学习型档案管理人员。档案管理的形势是不断变化的,当前的信息化时代只是其中的一个阶段而已,变化无处不在,那么,管理人员也要保持持续的学习状态。单位要有档案管理人员学习的预算,安排管理人员参加行业组织的相关业务培训,安排他们参加相关的学习班,也可以考虑聘请专家到单位为管理人员进行讲解。举办档案管理知识竞赛,激发档案管理人员的学习热情也很重要。[5]当然,档案管理人员的学习不仅仅限于单位组织的培训活动,良好的自学习惯也很重要。在工作中,要细心、谨慎,积极主动地发现问题、解决问题,这也是一种学习形式。

(三)配备档案管理的软硬件 优化工作环境

配备档案管理的软硬件来优化工作环境对于档案管理人员素质提升也很重要。要改善档案管理人员的基本工作环境,如提供能够满足工作需要的场地、配备高性能的电脑、安装合适的软件系统等都是基本的。当然,工作环境本身是广义的,除了以上内容之外,还包括对单位对档案管理工作的重视,加大对档案管理的投入,加大对档案管理与其他部門人员之间的沟通和交流,以及完善单位档案管理的制度等。工作环境优化了,档案管理人员的职业认同感也能够响应地提升,职业认同感提升了,其责任心、服务意识等才能提高,也才能更加高质量地完成本职工作。

4 结语

档案管理工作具有的重复性、繁琐性等特征对从业人员提出了很高的素质要求,掌握基本的技能、具备较高的责任心和服务意识方能胜任这份工作,同时,档案管理人员还要不断地进行学习,跟上时代发展的要求。同时,我们也要认识到档案管理人员素质提升是单位和管理人员共同负责的事情,从单位角度来看要创造一个好的档案管理环境,从档案管理人员个人来说要有良好的职业道德和扎实的职业技能。双方要共同努力,促进档案管理人员素质的持续稳步提升。

参考文献

[1]刘成军.档案管理人员素质提升与档案管理水平提高[J].黑龙江科学,2016(11):130.

[2]王彤.浅析新形势下档案管理人员素质的提升[J].教育教学论坛,2015(34):47.

[3]鲍堂秀.新时期档案管理人员素质提升途径[J].陕西档案,2014(3):48.

[4]关丹.论新形势下档案管理人员素质提升对策[J].才智,2016(26):280.

[5]陈薇.“冰山模型”理论对档案管理人员素质提升的启示[J].今日中国论坛,2013(6):168.

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