新时势下做好政府办公系统档案管理工作的几点意见

时间:2024-05-21 人气:

摘 要:本文分析新时势下做好政府办公系统档案管理工作的重要意义,探讨档案管理工作存在的问题,提出做好政府办公系统档案管理工作的意见和建议。

关键词:新时势;政府办公系统;档案管理;意见和建议

档案是党和国家各项工作以及对我国人民群众各方面情况的详细记录,其是促进各项事业科学发展、保障党和我国人民群众根本利益的重要文件。最近召开了党的十九大,习近平总书记在会上作的工作报告以及党的十九大所形成的一系列资料、图片、数据等都是这一时期重要的档案资料,这些档案资料必将对我国今后经济、社会发展起着重要的指导和借鉴作用。规律得以认识,历史得以延续,各项事业得以发展,都离不开档案和档案管理工作,做好档案管理工作是法律赋予各级各部门单位的重要职责。政府办公室是政府办公系统中综合性最强的部门,是上传下达,联系各部门单位的中心枢纽,地方政府出台的各种文件,包括各种通知、请示、报告以及各项工作方案等都是通过政府办公室这个中心枢纽来完成。政府办公室每发出一个通知、出台一个规范性文件、方案等,都是具有保存和考究价值的资料,是地方政府阶段性工作的印证,时间久了,这些通知、文件、方案等就成了地方档案资料或具有历史考究的史料了。政府办公室档案管理工作的水平直接关系到党委政府工作效率、经济社会发展进程以及我国的民生需求,是极为重要的管理工作。

在实际工作中,政府办公系统档案管理工作还存在这样那样的问题,比如,对档案工作重视不够,表现在档案管理失这于松、失之于细,系统管档还有很多缺憾或漏洞。

党的十九大胜利召开,习近平总书记的重要讲话报告为我国今后实现“两个一百年”的奋斗目标和中华民族伟大复兴的中国梦指明了发展方向。在这样的新时势下,作为政府办公系统更应该为实现这样的奋斗目标不懈努力。这样一来,在我国未来实现“两个一百年”的奋斗目标以及中华民族伟大复兴的中国梦的时候,回头看我们走过的历程,最有指导性的载体莫过于政府办公系统在这个过程留下的档案资料。在这样的新时势下,做好政府办公系统档案管理工作显得尤其重要,下面,主要就做好政府办公系统档案管理工作提四点意见:

1 领导重视是做好政府办公系统档案管理工作的关键

政府办公室工作是一项综合性极强的工作,政府办公室档案管理工作只是政府办公室工作中的其中一项工作,在日常工作看来,办公室档案管理人员做好日常档案管理工作就行了,往往档案管理不出事,领导是不会过多的过问。这样领导对档案工作就显得不够重视。这样一来很多规范化的档案管理就难以达到良好成效。领导对于档案工作的重视和支持力度,既需要领导者个人对于档案工作重要性的认知,也需要档案管理人员的勤恳工作和大力争取。而要想通过争取得到领导者的重视,笔者认为需要做到以下几点: 首先是向领导汇报工作要积极主动。档案管理人员应该要利用各种机会和各种形式积极主动地向领导汇报档案工作的情况,不论是定期或不定期的汇报、书面的或是口头的汇报。特别需要注意的是,档案部门在布置工作或研究业务的时候,尽量邀请领导者来参加,让领导感受到到档案工作任务的重要性以及档案工作的繁重,这样一来领导和档案工作人员的接触越来越多,对于档案工作重要性的认知也就越来越深。二是要创造机会向领导汇报工作。时时处处向领导汇报工作,基本是很难达成的,要通过创造一些非档案工作接触机会,向领导汇报档案工作。三是要做出成绩,通过汇报成绩,向领导汇报工作。在我们国家,长期已形成了领导重视的工作就做得好,领导不重视的工作就做得不好或根本难以开展。政府办公系统是行政枢纽部门,政府办公系统档案管理工作比较其他部门的档案管理工作,更要争取得到领导的重视。

2 落实管理人员,强化业务培训是做好政府办公系统档案管理工作的出发点

做好工作首先要有人,要做好政府办公系统档案管理工作就要配套有专门的档案管理员。在选择档案工作人员的时候应该选政治上可靠、作风正派且责任心较强的工作人员。在目前的条件下,很多县区级政府办公室仍然还未能配套专门的档案管理员,很多从事政府办公室档案管理工作的人员仍然一身兼数职,乡镇一级政府档案管理工作更没有专职的人员。在当前政府办公系统人员缺乏,并从事档案管理的人员多是兼职人员的条件下,加强档案管理工作人员业务培训就显得尤其必要。在政府办公系统档案管理或业务培训中,要注意提醒做好以下几方面工作。一是及时整理,立卷归档。凡需要归档的各类文件、材料,包括指示、决定、批复、通报、通知、记录、纪要、请示、报告、计划、总结、讲话、汇报材料、统计报表、名册、大事记、密码电报、音像资料等都要收集完整,及时立卷归档。在归档文件的时候需要注意的要几个重点:1.本单位直接形成的文件以及本单位和其它单位联合形成的文件是归档的重点文件,例如请示、意见、通知、会议记录、总结、报告、计划、合同、协议、统计报表、简报以及制度等都是归档文件的重点;2.在上级单位或同级单位所发来的文件之中,直接针对本单位的文件以及本单位需要长期参照执行的文件是归档的重点文件,例如办法、规定、通知、意见、决定以及批复等文件都是归档文件的重点;3.在下级单位报来的文件之中,报请类文件是归档的重点文件,例如报告、统计报表以及请示等文件都是归档的重点文件。二是在做好纸质档案归档的同时做好电子档案归档。电子档案有比纸质更多优势地方,电子档案与纸质档案分类同时归档是档案长久安全管理的核心做法。

3 建立健全档案管理制度是做好政府办公系统档案管理工作的重要保障

“制度”这一词指的便是对于大家共同进行的办事规程或行动制定一个工作准则并严格遵守,制度就是为了让某种社会组织甚至是整个社会需要共同遵守这一系列规范体系而制定的。制度的基本含义指的就是为了规范某种社会组织成员的办事规程或行动,让社会组织成员共同遵守的规程。在我们的汉语中,“制”这个字代表着节制和限制,而“度”这个字则代表着尺度和标准。将这二字结合成为“制度”一词便是在代表着限制着人们行为或动作的尺度标准。在这个世界上,任何东西都存在着规律和尺度,水流归于大海、大自然的食物链、昼夜的交替、星辰的轨迹以及动植物的生命循环,这个世界上的一切都存在着规律,规律是生命循环的基础。在人类社会中,规律和制度更是极为重要的,一支强大的军队必然有着极为严格的纪律,每一位优秀的军人也都必然严格遵守着这些纪律,同样企业要想提高自身的竞争力就必须要制定好严格的规章制度,并加强企业员工遵守制度的意识,所以说政府办公系统档案管理工作要想顺利进行,严格的管理制度自然是必不可少的。政府办公系统需要及时地建立其完善的档案管理制度、档案工作制度以及保密制度等一系列严格的制度并严格执行下去。

4 加大投入,配套完善设施设备是做好政府办公系统档案管理工作的基础条件

随着时代的发展,开展工作所需的各种软硬件也跟着改变,全部靠手工开展的档案管理工作,已难以适应当下经济社会高速发展的形势需要。档案管理也需要投入,也需要配套跟上形势发展所需的设施设备。比如,基本的档案管理要配备有专门的档案室、专门的档案柜、专门的档案盒、专门的档案管理电脑。从保密的角度来看,还需要配备“三铁”即铁门、铁柜、铁栅栏。随着形势发展的需要,配套完善档案管理所需的设施设备,打牢档案管理的物质基础。

参考文献

[1]李俐.领导重视是做好档案工作的关键--《彭城大学学报》,1995年04期

作者简介

李东礼,男,广西钦州市人,中学一级教师,从事档案管理工作。

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