缩微档案数字化质量控制探究

时间:2024-05-21 人气:

摘 要:伴随我国科技技术的不断成熟,档案数字化趋势也是愈加明显,本文就缩微档案数字化的发展趋势进行具体分析,并探讨推广缩微档案数字化过程中出现的问题,并从以下四个方面提出相应缩微档案数字化质量控制的建议:缩微档案数字化管理模式,缩微档案数字化工作流程,相关技术人员技术培训,全程质量管理监督机制。

关键词:缩微档案;数字化;质量控制

伴随计算机技术、数据库技术、多媒体应用技术等科技技术的成熟,人们为了建立更加安全、详尽、便捷的档案信息存储系统,设计了一种新型档案信息形态,被称为缩微档案数字化,将人们的档案信息转化为数字化档案信息,存储在档案数据库中,在计算机上进行操作管理,并在互联网上相互连接,形成一个高效、安全、有序的数字化档案信息库。这种新型档案信息形态是把原载体缩微胶片的档案进行数字化,是档案数字化的关键。

1 开展缩微档案数字化的必要性

档案存储的发展由纸质档案存储转变为缩微胶片存储,有效的节省档案数据库的存储空间,并且其特性稳定、易保存、存储时间长,也是目前主流的馆藏档案的储存形式。但伴随缩微胶片的普及率增加,利用缩微胶片进行存储的问题也在不断增多、明显。缩微胶片在使用时既没有纸质档案直观,也有没电子档案方便、快捷。因此,为了弥补缩微胶片带来的弊端,缩微胶片数字化是必要的,这能有效提升缩微档案的使用效率,也紧跟时代的变化,因此馆藏档案数字化工作应当及时进行。

2 缩微档案数字化遇到的问题

缩微档案数字化工作需要完成多个步骤,先把缩微档案的文件进行编著、记录,然后在进行对应的缩微胶片数字化扫描,但在进行缩微档案数字化工作中往往会出现许多问题,急需相关人员进行分析及处理。

2.1 缩微胶片扫描后影像不清晰

在对缩微胶片进行数字化扫描时,常常出现缩微胶片扫描影像不清晰,而导致这一现象的原因,是由几方面共同组成,其中由于缩微胶片存放时间久,部分老化,或者在缩微胶片进行记录时出现加工问题,同时也可能是档案原件本身存在缺陷:其次缩微胶片数字化扫描仪分辨率太低,落后的设备不足以完成高清扫描:最后在对缩微胶片进行拍摄时,由于图幅较大,缩率往往高于正常拍摄标准。

2.2 缩微档案著录数据和影像一一对应问题

缩微档案数字化是先进行缩微档案文件的著录工作,然后进行缩微胶片数字化扫描,最后将著录数据和数字化影像进行一一匹配,但在匹配工作中也会出现许多问题,这些问题严重阻碍缩微档案数字化进程。

缩微胶片在进行拍摄时,为了节省空间,对于小于A3篇幅的纸质档案通常进行合并拍摄,也就是一张胶片包含两张纸,但在进行缩微胶片数字化扫描时,一张胶片只有一幅影像,因此一幅画就对应了两条著录数据。与之相对,对于较大篇幅的纸质档案通常采取分幅拍摄的方式进行处理,但在进行缩微胶片数字化扫描时,一张胶片对应一幅影像,因此一条著录数据就对应多个影像。造成著录数据不能进行一一匹配,这时就需要进行人工拼图的方式来处理,或者修改相应的影像页数和著录信息,但这两种方法都需要大量的人力物力,非常消耗时间。另外,在缩微拍摄过程中出现了漏拍、多拍等失误,也会对缩微档案数字化进程造成严重影响

3 缩微档案数字化质量控制

缩微档案数字化工作多而复杂,且工作周期长,其中档案文件的著录、缩微胶片的保存及数字化扫描等多个环节都是互相关联的,只要一个环节没做好都会影响其它环节的进程及成效。所以为了提升缩微档案数字化的工作效率,建立一整套严格的全流程控制管理模式,严格控制缩微档案数字化工作的质量,同时管理好各个工作的相互衔接。

3.1 树立全流程管理模式

3.1.1档案接收环节。纸质档案作为档案原件,其保存质量的好坏直接影响了缩微档案数字化的质量,在注重档案原件本身的质量问题时,同时也要注重档案整编质量。在档案原件的保存上,着重排查档案原件的纸质问题,档案原件的文字及图片清晰度等一系列质量问题。同时档案原件上字体的大小也影响着缩微拍摄,因此区别小字体,这部分依旧使用纸质档案。另外档案文件的编著质量也是至关重要,后期其与缩微胶片的扫描影像需要进行一一匹配,以保证档案内容及卷内目录的一一对应。

3.1.2缩微加工环节。对档案文件进行缩微拍摄及加工,是一项复杂、注重细节的工作。其中缩微加工包含缩微排序、缩微拍摄等工序,同时缩微拍摄及胶片的冲洗需要符合严格的技术要求。在进行缩微拍摄时,由于档案原件多种多样,缩微拍摄人员必须根据档案原件进行相应的技术调试,因此缩微拍摄人员的专业素质水平及工作积极性严重影响缩微拍摄进度及质量。另外,缩微符号和排版也是缩微胶片数字化的重要组成部分,因此在对待这些细节进行加工时,必须认真仔细。

3.1.3缩微档案保管环节。虽然缩微胶片体积小、性质稳定、易保持、保存时间长,可缩微胶片的保存环境有严格国定,在国家标准GB/T15737-2014中,就对缩微胶片的保存环境进行了严格的规定。在进行保存的同时也要进行定期的检查。

3.1.4缩微胶片数字化环节。2009年档案行业就缩微胶片数字化发布了相关规定及标准,其中严格规定了缩微胶片数字化的技术标准,同时这也为缩微胶片数字化及数字化管理提供一个具体标准。

3.2 调整工作流程,缩短缩微档案数字化流程周期

缩微档案数字化工序有很多,包括缩微档案文件的著录工作,缩微胶片数字化扫描,著录数据和数字化影像进行一一匹配等复杂工序,各个工作流程是环环相扣的,如果在某一环节中出现问题导致影像不清晰,往往是无法补救,因此根据实际情况,调整工作流程,缩短缩微档案数字化流程的工作周期,并严格控制每个环节的质量,尽早发现问题进行弥补。

3.3 强化技术培训

作为直接参与缩微档案数字化工作的技术人员,其专业技术水平及工作积极性直接影响缩微档案数字化的进程。目前绝大多数技术人员都是外包人员,固定岗位的技术人员非常少,因此对技术人员进行相关专业知识的培训,督促技术人员严格按照技术要求进行操作。

3.4 建立质量核查制度,作好记录

建立完善的缩微档案数字化工作的核查制度,明确每个技术人员的责权,确保上一工作环节交接至下一工作环节的任务不出现质量问题,提高整体的工作效率及质量。

4 结语

控制缩微档案数字化质量是一个复杂的工作,需要各个环节的工作人员相互配合,才能有效的进行,并对技术人员进行专业培训,严格按照规章制度及技术要求去实施操作,以提升各个工作环节的质量。

参考文献

[1]解晓鲜.缩微档案数字化质量控制研究[J].数字与缩微影像,2016,(02):25-27.

[2]王向东,袁庆华.档案缩微品数字化实现方法的研究[J].数字与缩微影像,2007,(02):18-20.

[3]王海欧.历史档案数字化建设面临的问题及解决方案[J].数字与缩微影像,2007,(02):25-28.

作者简介

黄旻倩(1986-),女,汉,安徽和县,硕士,研究方向:档案数字化,电子数据保存,缩微与影像。

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