信息时代下档案管理工作的发展与探究

时间:2024-05-21 人气:

摘 要:21世纪是一个信息爆炸的时代,信息无论是从体量还是内容上,都给人更加丰富的体验。信息时代带来的是信息传播的便利、信息发展的优势、信息管理的丰富,这对于档案管理事业来说至关重要。在过去,档案管理过于“纸上谈兵”,电子化、信息化、数字化的档案管理模式也是近几年伴随着信息科技时代的发展应运而生。本文笔者就当前档案管理的存在的问题及其现状,结合信息时代档案管理的优势和便利,论述信息时代下如何有效做好档案管理工作。

关键词:信息时代;档案管理;发展;优势

1 引言

档案管理的对象是档案,服务对象是档案利用者,所要解决的基本矛盾即是档案的分散、零乱、质杂、量大、孤本等状况与社会利用档案要求集中、系统、优质、专指、广泛之间的矛盾。社会对档案需求的满足程度取决于档案管理水平的不断提高,档案管理水平则要适应不断增长的社会需求。二者处在从不适应到适应的不断矛盾过程中,从而推动档案管理工作向前发展。档案管理系统不是孤立的,而是各项社会管理系统中不可缺少的组成部分。通过提供档案信息为社会实践服务,是档案管理工作区别于其他工作的特点之一。档案部门虽然也研究档案、进行编着等活动,但其目的还是为了更好地适应社会的利用需要,仍具有服务性。

2 当前档案管理工作的现状

2.1 思想认识不足,积极性不够

当前,在事业单位档案管理部门中,有一部分档案管理人员对于畜牧科学档案管理的重要性缺乏一定的认识,在实际的工作过程中,不重视一手档案信息资料的采集,缺乏对整个项目畜牧科学档案资料的管理意识和认识,制约了畜牧科学档案管理成效的有效提高。

2.2 管理过程缺乏与时俱进的思维

信息化的档案管理过程,是一个信息能力要求高、专业素质强的管理过程,这就导致了很多年龄偏大的档案管理人员对于信息化档案管理的认识存在一定的“偏见”。在实际的工作过程中,缺乏与时俱进的思想认识,工作模式相对单一、工作过程依然过于“纸上谈兵”,信息化、电子化、数字化的档案管理方式需要进一步的发展。

2.3 制度建设亟待完善和发展

档案管理在我国虽然经过多年的发展,其制度和规范相对较为成熟,然而在实际的运行过程中,很多单位不能因地制宜、因人而异的利用档案管理的制度进行自我化、自主化的改变和适应,甚至很多档案管理的制度体系都是从其他企事业单位“COPY”过来的,没有实现与本企业、单位的实际情况相结合,所以对于很多企事业单位,尤其是档案管理制度和规范,需要进一步的细化。

2.4 人才队伍建设还没有形成

人才队伍是完成一项工作成效与否的重要保障。人才队伍的建设在档案管理信息化的过程中至关重要。针对当前事业单位档案管理信息化能力不足的情况,相关单位的负责人应该切实的重视档案管理队伍的建设与发展。

3 信息时代下档案管理工作的发展与探究

3.1 加强思想认识,提高工作积极性

转变认识,就是从每一个档案管理人员的工作思想认识入手,切实的转变其对于档案信息化管理的“偏见”,从而提高每一个档案管理人员的工作责任心和工作积极性,切实的激发每一个档案管理人员的主观能动性,为档案管理工作的开展和发展打下坚实的基础。事业单位,应该充分的联系党建部门,定期的对档案管理部门的工作人员进行思想教育和岗位疏导,进一步的提高每一个档案管理人员自身的工作认识和岗位责任心,从基础做起、从思想教育开始,最后落实到实际的行为过程中去。

3.2 加强信息化档案管理平台的系统维护和保障工作

信息化档案管理系统和平台,不同于传统档案管理的保障工作,需要档案管理部门在网络、系统等一系列安全保障下做出努力。近年来,全球爆发的网络安全事件,给我们敲响了警钟。在信息化时代高速发展的今天,如何去有效的保障网络、系统的安全至关重要。档案资料属于保密的内容,档案内容的泄露无疑会给相应的主体带来一定困扰。所以,在信息化档案管理过程中,事业单位应该建立一直网络安全与维护部门,定期或者不定期的对网络、系统进行检查和维护,切实的保障档案管理平台的安全性与可靠性。

3.3 重视信息化时代档案管理人员的再教育和培训

此外,还应该重视对每一个档案管理人员进行有效的培训和再教育,重视对专业技能塑造和提高的过程,定期的开展相关培训活动和讲座,帮助每一个档案管理人员拓展工作视野、增强工作信心和积极性,这对于档案管理事业的发展至关重要。档案管理人员,还可以利用信息时代丰富的在线教育资源和平台,积极的丰富自身信息化档案管理的能力,切实的拓展自身的管理视野,取长补短、与时俱进,重视档案管理人员自身的再教育和培训。21世纪,是人才与科技的时代,重视人才培养与科技应用,是21世纪各项工作开展的前提和基础。

3.4 科学的对每一个档案管理人员进行考核和评价

科学的考核与评价,是衡量一项工作的重要标准。在过去,对于档案管理人员的工作考核和评价,往往都是局限在考勤或者绩效方面,未能真正的了解到当前企业档案管理工作者的实际工作状态和思想认识,也未能全面的估计到档案管理人员工作、生活的各个方面。所以,企业档案管理部门应该本着以人为本的精神,科学的开展档案管理人员的考核与评价工作,把档案管理人员的工作状态、工作创新能力、工作过程、岗位责任、职能发挥、同事印象、领导评价、员工点评等一系列的内容都纳入到当档案部门的考核与评价体系中,形成一个科学、客观的考核生态圈,切实的推动每一个档案管理事业的发展。

3.5 信息时代档案资料的整合与利用

信息时代是一个信息充分利用的时代。信息时代为档案管理带来了更多的活力,推动了档案管理事业的发展。信息技术与档案管理的融合,进一步转变了过去“纸上谈兵”式的档案管理模式,进一步增强了事业单位档案管理的能力,有利于事业单位进一步整合档案文献资源,提高档案文献资料对社会经济、文化、科学的发展。比如,现在,我们在调阅某一类档案文献资料时,不在需要人工的进行查找,只需要在信息系统内输入几个关键词,就能把在库的所有相关的文献资料都能罗列出来,方便了档案管理人员,也进一步的提高档案资料的调阅时间和效率,提高了档案资料的实际使用效率。

4 结语

总之,全面的提高档案管理成效至关重要。随着信息时代的不断发展,未来信息技术与档案管理的融合必将更加深入,作为档案管理的从业人员,应该切实的认识到档案管理信息化的重要性和意义,切实的丰富自身的信息化能力和专业素养,为事业单位档案管理现代化的发展做出自己的贡献。

参考文献

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[2]关于档案管理现代化问题的若干思考[J].白晶.黑龙江档案.2017(04)

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