新形势下档案管理工作的规范化策略

时间:2024-05-21 人气:

摘 要:档案管理工作的规范化,是提升档案管理现代化的重要手段,是各单位文书处理和资料保存等基础性工作。随着经济全球化的发展,提升档案管理工作的规范化水平,有利于单位的现代化管理,更好的发挥出档案资料应有作用。本文将简述新形势下档案管理工作规范化意义,并分析了档案管理工作存在的问题,最后提出了档案管理工作的规范化策略。

关键词:新形势下;档案管理工作;规范化

档案是对各种社会资料的如实记录,主要统计了社会及相关人员的资料,有着综合性、统一性和复杂性等特征。档案中可以反映出社会人员的各方面信息资源,让单位及时获得可靠的资料,做好档案规范化管理工作具有重要意义。从现阶段我国社会发展情况来看,档案中还存在着很多问题,为单位查阅、研究等工作造成了不便,如何解决以上问题,提升档案管理规范化水平,是我们需要深入思考的课题。

1 新形势下档案管理工作规范化意义

在单位建设与发展过程中,会形成大量的档案资料,这是单位的一项重要无形资产。在时代快速发展过程中,档案管理工作也变得尤为重要,得到了社会各界的广泛关注,特别是在信息化与现代化发展等方面,加快档案管理工作现代化已经势在必行[1]。为让档案管理工作满足新形势下的要求,需要重视提升规范化水平,这关系着档案管理工作现代化的实现。单位要高度重视档案管理工作,这样才能保证获得可靠的信息资料,在整个单位信息化建设过程中,档案管理工作也是重要内容,能够让领导决策制定得到相应的参考。此外,档案管理工作的规范化,也有利于档案资料的查找与利用,在单位信息收集方法发挥着重要作用,因此需要我们提高重视程度,改进工作方法,解决其中存在的问题。

2 新形势下档案管理工作存在的问题

(一)管理理念落后,重视程度不高

当前很多档案管理人员在观念上还存在错误,只是简单的做好档案保管工作,认为自己只要收集并整理好资料即可,忽视了现代化档案管理,不仅安于现状,思想上也存在松懈。由于档案管理观念落后,现代化创新意识不强,为档案管理工作的规范化造成了不利影响,单位也无法将档案内有用信心资源利用起来。加之单位领导忽视了档案管理工作,未及时改善办公条件与场所,而管理人员也不明确自身职责,消极对待管理工作,这些都无法提升档案管理规范化水平。

(二)管理制度不完善

当前很多单位都建立了完善的管理制度,将各部门管理人员的工作职责明确了下来,但是在档案管理制度、职责、考核及标准方面,还未建立规范、统一的管理制度。因为单位缺乏健全的档案管理制度,一些具备较高保存价值的资料被忽视,也没有统一进行收集,导致档案收集效率很低。且信息管理和档案管理发生了脱节,让档案变得不够完整,出现了丢失、遗漏的问题。单位信息资源整合性也不强,无法满足新形势下的各项要求,无法实现科学管理。

(三)管理技术落后,设施陈旧

因为档案管理工作得不到足够重视,投入的资金较少,这样不能及时更新档案管理所需基础设施,一些档案室不能满足要求的安全指标,建设上不够标准与规范,为档案管理现代化建设带来了不利影响。当前很多单位档案室管理技术与手段比较落后,仍然采取传统手工工作方法,不重视应用先进科学技术,档案管理工作信息开发与编研很难顺利进行。一些档案室虽然配置有先进设施,但是利用率不高,也未充分应用先进管理技术,这样会浪费大量的人力、物力和财力。这些问题的存在,都对档案管理规范化带来了不利影响。

(四)档案管理人员综合素质不高

为提升档案管理工作的规范化水平,必须具备较高的责任心,工作要认真、细心和严谨,具备较强的专业能力[2]。但是现阶段档案管理员工整体上素质还有等待提升,尤其是新形势下为他们提出了更高的要求。很多档案管理人员未真正意识到档案管理工作规范化的重要性,甚至很多是兼职,放在档案管理工作上的时间与精力有限。有些档案管理人员年龄较大,能力不强,思想落后,也不能保证档案管理工作质量,不能提升工作效率与水平。

3 新形势下档案管理工作规范化策略

(一)增强意识,规范档案管理程序

单位档案管理人员应切实增强档案管理意识,形成严谨、认真的工作作风。要从硬件设施入手,对档案管理所需设备进行完善,要重视档案库房的规范化建设,要设置空调、除湿机、档案密集架、计算机等设备,并购置相应的管理配件。为促进档案管理信息化建设,要将计算机管理软件应用到档案管理程序中,将计算机的作用发挥出来。此外,单位领导与档案管理人员应注重提升自身素质,充分认识到档案管理工作规范化的意义,不断完善档案管理制度,注重档案资料的收集与整理工作,保证其真实性与完整性。

(二)完善档案管理制度

档案管理工作涉及事项众多,比较复杂,条理性极强,通过建立完善的档案管理制度,能够避免档案管理工作变得过于随意,促进其和谐与稳定发展。单位应结合《档案法》等相关规定,从单位实际情况出发,对档案管理归档、保管、借阅、移交、保密、销毁及库房管理等方面进行规范,确保档案管理工作各环节运行更加规范,由具体要求,都接受制度的约束[3]。要对单位各种档案实行统一的管理与考核,让档案管理工作和其他业务一起进行考核与评价,实现同步发展。

(三)加快档案室硬件建设

单位要结合实际情况,尽快将计算机、照相机、摄像机、打印机及扫描仪等设备配置齐全,同时将档案管理系统专用软件利用起来,开展辅助立卷、编目、检索、统计和借阅等工作。这样可以让传统手工操作方法得到转变,增加信息储存量,提升检索的速度,保证实现效率的提升。对于有条件的地方,要在局域网中纳入档案目录与部分内容,在网络系统的支持下,能够让单位各部门更好的共享信息资源,加强对档案信息的沟通,确保单位各部门的需求得到满足,实现各项事业的进一步发展。

(四)培养更多高素质档案管理人才

为实现档案管理工作的规范化,提升档案管理人员综合素质与专业能力显得尤为重要。对此要加强对档案管理人员素质的培养,为单位档案管理的规范化创造有利条件。一是档案管理人员应该充分认识到提升自己专业素养的重要性,主动参与到各种培训中,了解档案管理规范化的各个流程与具体要求,尽快掌握先进的管理技术与方法,不断对管理模式进行创新。这样才能满足时代的要求,实现自身业务水平的提升[4]。二是加大档案管理人员道德素质培养力度。档案管理工作任务较重,枯燥乏味,所以档案管理人员应具备一定道德水平,职业感要强,并增强自身的服务意识,对待工作认真负责。这样才能提升服务质量,促进新形势下档案管理工作规范化建设。

4 结语

总之,提升档案管理工作的规范化水平意义重大,要从当前档案管理工作存在的问题入手,尽快采取有针对性的解决措施,才能保证档案管理工作正常开展。单位领导要提高重视程度,建立完善的档案管理制度,督促相关人员履职尽责,并增加资金投入力度,将所需的软硬件设施配置齐全,这样才能更好的发挥出档案资料的作用,为单位的建设与发展提供帮助。

参考文献

[1]刘宇.事业单位档案管理现状以及规范化策略[J].才智,2016,(16):239.

[2]景俐清.推进事业单位档案的规范化管理策略[J].山西农经,2015,(06):112.

[3]连红宇.探究新形势下档案管理工作的规范化策略[J].办公室业务,2015,(07):59.

[4]李春芳.科技档案规范化管理策略探讨[J].城建档案,2014,(08):64-65.

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