新形势下高校学生类档案资源体系的构建研究

时间:2024-05-21 人气:

摘 要:中华人民共和国教育部令第27号《高等学校档案管理办法》(以下简称“27号令”)增设了“学生类”档案,将“学生类”档案纳入高等学校档案管理的“十一”大类实体分类体系中,与其他门类档案融为一体,这是紧跟高等教育发展和档案工作“资源体系”与“利用体系”建设的思想发展步伐,进一步优化高校档案资源配置,综合管理学校档案信息资源以及拓展学校档案服务领域促进高等教育又好又快发展做出的一项重要举措。

关键词:高校学生档案;内涵;管理

1 前言

当前,就如何深化高校档案工作资源体系建设,加强档案信息化建设,提高档案服务的能力和水平等课题,是摆在档案工作者面前的当务之急。本文将重点进行分析。

2 学生类档案的内涵

2.1 “27号令”增设了学生档案门类的同时也给档案工作者增添了新的理念

“27号令”增设了学生档案门类,确实给高校档案工作者增添了大档案和重视民生档案的管理理念。有的高校档案馆单独增设“学生类”档案,而有些高校虽然表面上还是沿袭使用传统的档案门类,但学生类档案实际收集的范围及征集的内容还是有变化的,他们在具体的档案工作实践中确实强调了收集在校生学籍档案、整理编辑毕业生各种信息、征集知名校友业绩等等。如:上海交通大学档案馆在贯彻落实国家档案局《各级各类档案馆收集档案范围的规定》(简称“国家档案局第9号令”)的过程中,于2014年上半年报送档案馆收集档案范围中并没有“学生类”档案这一门类,但又明确了涉及民生档案的纳入收集范围,还特别强调了与学生个人切身利益相关材料的收集整理工作,如:学籍档案、本科生信息、研究生入学登记表、毕业生登记表、学位信息登记表等。综上,基于“27号令”设立了学生类档案、“15号文”关于完善档案资源体系的指导意见和社会实际对学生类档案的广泛需求,传统的学生档案的观念已受到冲击,大档案的概念正深入人心,民生档案越来越受到应有的重视。

2.2 “学生类”档案资源体系的构建

学生类档案应当分为两种,一种是随学生本人转递的学生人事档案;另一种是由高校档案机构永久或定期保存的文件材料。两种学生类档案在归档范围、工作流程、管理模式与体制等方面应当区分开来,并制定相应的管理办法。”这样的解读是既有高度又有明确的界定,与“27号令”和“15号文”是相向而行的值得借鉴和推广,并且本课题的立意有异曲同工之处。“学生类”档案的设立,必将涉及学生档案管理的专业化和系统化,而学生档案管理的专业化和系统化也是大数据时代档案管理信息化的前提和基础,各高校应按照“27号令”中对学生类档案的界定及“15号文”的精神,并结合学生档案形成的实际和社会各界对学生类档案的需求,制定归档范围和管理办法。基于多年的工作经验总结,我认为关于学生类档案资源体系至少应包含以下内容:第一,继承和发展学生类人事档案;第二,加大收集力度,整合信息资源,不仅要注意收集学生在校期间在教育、教学、管理和各种实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像载体外,而且还要抢救性收集涉及民生、重要事件、关键情节的各种载体中与学校、学生有关的档案信息资源;第三,有影响力的毕业生档案信息的追踪是学生类档案不可缺少的组成部分。优秀的学长的信息资源对学弟学妹的教育和鞭策作用是其他任何信息和榜样都无可替代的。

3 高校学生类档案的体系建设

3.1 采取分级制管理

学生类档案管理工作,既要创新意识,又要符合当前高校办学体制和高校档案实体管理工作“两个体系”融为一体的管理模式。具体职责分工与要求是:校领导职责是按《学校档案管理办法》中规定的校领导职责要求执行;学校档案主管部门负责制定学生类档案归档统一管理标准,并做好业务督促指导,实行宏观管理,学生工作管理处负责统管全校学生档案。这是强化学生档案管理效率的最佳途径。学生工作管理处主要的职能是学生管理工作,他们学生档案管理也是其工作的一个重要组成部分。他们在日常工作中与学生是零距离接触,能及时掌握学生情况,有利于捕捉学生档案产生的各种信息,能及时抓好档案管理工作。院系是学生工作的主体单位,院系统一收集整理、立卷、保管、投递学生档案,是学生档案保管过程中最基础、最直接的工作。这种职责分工及管理方式具有以下优点:一是在开展整理建档工作中,可以及时收集材料,能够达到有则收、收则归,保持材料的连续性和齐全完整性。二是在收集材料过程中,职能部门工作人员及时能掌握学生第一手资料,随时了解学生德、智、体、美、劳全面发展情况以及各方面信息动态,有针对性开展学生工作,指导学生正确对待就业、考研,教师还可以依据学生爱好与特长因势利导优化学生个性发展,为社会培养各种高素质人才。三是通过学生档案投递反馈信息了解学生实际能力和社会所需要人才,能为学校办学层次及专业学科设置提供科学依据。总之,这对档案管理来说,是由难变易,把复杂问题简单化,最重要的是轻松地解决了多年来档案界及有关学生职能部门的难题。

3.2 实施动态化档案管理模式

在网络环境下,传统的静态封闭式文件管理模式滞后于文件信息资源的采集和归档,只能侧重于文件历史和原始凭证的角色,忽视在各项业务活动中形成的档案可以直接为当前开展后续工作的决策依据的价值基础,缺失开发利用文件当前价值的最佳时机,使原来具有重要价值的文件并不能为各职能部门的业务活动提供及时和必要的服务,改变“重藏西藏”和“被动收藏归档”的传统观念,创新档案管理和服务模式,改变“静态管理”进入“动态管理”是未来档案管理的发展趋势从一年一次的改变到收集和归档马为了不断更新目录数据库的动态管理,为开发基于完全集中的目录数据库和专门为功能开发的管理应用平台信息资源的当前档案价值奠定基础部门,起重部门收集完成不乏档案资料,通过定期备案指导和管理全程提高档案质量,使档案收集成为后端补救的前端指导,实现档案信息最大的附加值效益资源。

4 结束语

总之,高校学生档案体系的建立是新时期的要求,高校要对学生档案管理引起足够重视,构建学生档案管理体系,提高档案的管理水平。

参考文献

[1]匡定发.内涵与理念的变化是27号令最大的变化:高等学校档案管理办法27号令与6号令比较[J].铜陵学院学报,2016,8(3):87-88.

[2]张坚君.浅论高校学生类档案管理模式[J].浙江档案,2017(3):50-51.

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