机关机要文件档案的细节化管理

时间:2024-05-21 人气:

摘 要:在机关单位工作过程中形成的历史记录,即为机关档案,它具有重要的保存价值,并对领导决策、职能履行与正确贯彻执行国家方针政策、强化内部管理具有决定性的意义。所以,实现机关档案管理工作的规范化非常关键。鉴于目前我国部分机关档案管理工作仍旧欠缺规范化,管理水平难以满足实际需要,还影响到机关单位的正常运转,因此需要对加强机关档案规范化管理进行深入思考。

关键词:机关;机要文件档案;细节化管理

机关档案是机关工作过程中形成的历史记录,具有重要的保存价值,并且对机关领导决策、履行职能、正确贯彻执行党的方针政策、加强机关内部管理具有十分重要的意义。因此,做好机关档案工作规范化管理十分必要。但是,当前我国许多机关档案管理工作仍不够规范,管理水平尚未满足要求,影响到了机关的正常运作。鉴于此,文章提出了机关档案工作规范化管理的思考。

1 机关机要文件档案管理中存在的问题

1.1 档案管理的意识不强

当前在各个机关单位中,有些机关对档案管理工作比较重视,而有些机关认为档案管理工作无关紧要,对档案管理工作不够重视,管理意识相对淡薄。在很多机关单位,尽管在年度工作计划中明确提出档案管理工作的重要性,并将该项工作列入工作计划,但是在执行过程中大多是敷衍了事,管理意识不强,导致档案管理工作质量有待提高。

1.2 基础建设水平不高1

机关机要档案管理工作中一项非常重要的内容就是对相关资料进行保存,当前很多档案资料都是纸质的,这些纸质的资料需要有合适的保存环境。由于数量较多,整理和管理都相对复杂,很多机关单位将这些资料整理完以后就不再管理,而且安全措施做得不到位。受到温度和湿度的影响,很多纸质材料受到损坏,加上最初的整理工作做得不够规范,为之后的工作造成很大不便。随着计算机网络技术的广泛应用,各单位开始将资料输入到电脑中进行保存,但是,还有一些机关单位的硬件和软件设施水平较低,依然采用传统的档案管理方式,导致工作质量和效率较低,而且档案资料保存不够完整。

1.3 机关机要档案管理工作信息化水平不高

现如今的档案管理工作在朝着信息化方向发展,档案的信息化管理可以极大提高档案管理的工作效率,而且可以使档案保存得更加完好。但由于部分机关单位思想陈旧,跟不上时代发展的步伐,内部档案管理工作的信息化水平仍然很低,没有充分利用好信息技术给档案管理工作带来的便利条件,非常不利于档案管理工作的健康发展。

1.4 机关机要档案归档立卷制度建设方面存在的问题

一是机关工作人员未能全体参与档案工作,不利于全员档案工作意识的建立。建立部门归档(立卷)制度,需要建立由各处室兼职档案员组成的档案管理网络,并且各处室负责人要为档案的收集、整理、移交工作负总责。二是不利于理顺机关机要档案工作职能,明确各部门的职责和任务。部分单位未实施部门归档(立卷)制度,档案工作经常出现职责不清,相互推诿的情况,造成档案遗失,收集不全。三是专职档案员工作量过大,年末归档工作难以完成,不得已聘请社会档案整理公司或者临时档案整理人员突击完成整理任务。

2 机关机要文件档案的细节化管理策略

2.1 搞好档案的开发利用

机关机要档案管理工作的最终目的就是要服务单位发展建设、服务群众生产生活,充分体现挖掘机关机要档案的价值。在机关机要档案管理工作上要不断前行,积极探索,让机关机要档案管理工作更加规范、更加科学,开发利用更加充分。加强机关机要档案的开发利用,既是扭转过去工作被动局面的出发点,也是进一步发展机关事业,增强机关机要档案服务功能的归宿点。而加强机关机要档案信息化建设,极大地方便了机关机要档案的查找利用,为领导和各业务工作及时准确地查找材料,提供了有效的参考依据,使机关规划、编制、建设等活动更有预见性和可行性,从而充分发挥机关机要档案管理工作的服务功能。为此,必须转变观念,树立服务意识,加强馆(室)藏建设,创造开发机关机要档案信息资源的物质条件,拓宽服务领域,增强开发机关机要档案信息资源的能力,从而充分发挥机关机要档案信息资源的作用。

2.2 提高档案管理人员的素质

机关机要档案管理人员素质的高低能够直接影响到机关机要档案管理工作的成果。首先从管理人员队伍的年龄结构调整入手,积极接纳有学历有素质的年轻力量,注入活力。其二要积极展开培训工作,培养更多政治素质高,职业道德好,专业技能强,掌握现代化管理经验,业务水平和档案信息化管理能力过硬的优秀的档案管理人才。机关机要档案管理人员肩负着重要的历史使命,我们要不断加强自身业务学习,提高自身管理能力和创新意识,管好、用好档案,为机关的发展做出积极的贡献。

2.3 引进和利用现代化技术,更新档案管理规范化模式

档案管理人员应当利用先进设施与专业技术,对档案进行电脑目录输入、检索、统计档案年报的编制、扫描图纸及重大建设项目的档案登记任务。为实现机关单位文档的一体化管理,需要设计一系列适用于本单位实际工作情况的软件,来确保文档一体化有效实施。在电子档案管理方面,对需要永久保存的电子档案,例如建筑图纸、重要的文献材料和资源以及具有法律效力的文件凭证等,都应使用不可擦除型光盘;电子公文存储归档的光盘应该贴有标签提示。这些都是档案规范化管理任务中不可或缺的工作,只要奠定好规范化管理的基础,就可引领档案管理工作向高效有序的方向发展。

2.4 在机关机要档案工作中积极推行部门归档(立卷)制度。

实施部门归档(立卷)制度,首先必须建立相应的管理制度,落实制度才能行之有效。机关单位应该建立主要领导或分管领导负责制、各处室负责人对各自处室档案负总责,各兼职档案员负责档案收集整理和移交等具体工作的一系列配套制度。其次,要加强档案知识学习和加大档案业务培训力度。机关必须加强档案业务学习和培训,对档案人员进行再教育,更新其知识结构,促使他们适应新形势,跟上机关机要档案工作的发展趋势,全面提高综合素质,适应机关机要档案工作发展速度。最后,评比表彰,积极推动。建立良好的档案工作激励机制,有利于进一步稳定专、兼职档案员队伍,稳定档案收集和整理群体,提高档案收集和整理效率,提升档案齐全率和档案整理规范率。

2.5 提高基础设施水平,加强机关机要档案的现代化管理

随着科技的不断发展进步,信息化技术逐渐渗入到各个领域。因此,今后在机关机要档案管理工作中应当注重基础设施建设,加大对计算机软硬件的投入,使用现代化管理手段进行档案管理工作。通过该用电子文档对档案管理工作进行整理和存档,不仅有利于机关机要档案资料的完整,而且更加有条理性,使档案管理工作更加规范化和现代化,为日后的资料查阅等工作带来巨大便利。

3 结束语

总之,机关机要档案工作是新时期档案事业发展的一项战略任务,随着我国经济的发展,档案管理工作也必将面临更大的挑战,相信通过各级政府、档案行政管理部门、各部门领导、档案工作人员以及全社会的共同努力,机关机要档案管理工作的科学化、规范化、制度化的目标一定会早日实现。

参考文献

[1]刘璐.新时期机关档案管理工作研究[J].办公室业务,2016,16(19):108.

[2]于腾霄.机关档案管理的改革与创新[J].兰台内外,2014,21(03):73.

[3]刘丽红.对新形势下机关档案管理工作的几点思考[J].办公室业务,2014,11(09):98.

[4]王章彦.机关档案工作管理的现状及发展趋势探讨[J].办公室业务,2013(09):87.

[5]白慧平.基层单位档案交接工作的现状与对策[J].山西档案,2009(03):34.

相关文档:
好家长杂志2020年7期目录
好家长杂志2020年6期目录
浅析在大学英语教学中培养学生隐喻思维能力的必要性
血站内部档案交接工作中存在的问题与对策
试论技工学校体育教学的现状及改革
浅析水利档案管理工作规范化及其加强措施