对机关单位档案编研工作的几点体会

时间:2024-05-21 人气:

摘 要:档案编研工作是档案信息资源开发利用的重要手段,是拓展档案社会服务功能的有效途径,对有效保护原始档案,挖掘地方文化内涵,提高档案部门的社会影响力具有重要的作用。当前,许多机关档案馆(室)存在重保管、轻利用与重编、轻研的问题,对档案的编研还停留在年度工作总结资料汇编、大事记等形式上,没有根据社会各界与群众的需求积极主动地开展档案编研工作,没有很好地发挥档案资政、文化、教育等社会功能。本文结合工作实际,对机关单位档案编研工作谈谈自己的几点体会。

关键词:机关单位;档案编研;体会

开展机关单位档案编研工作,就是机关单位档案馆(室)为满足本单位、社会各界及群众的需求,通过对馆(室)内相关档案信息内容进行分析、研究、选择、加工和编排,将本机关单位档案馆(室)内的静态的档案资源转化为动态的、可供利用的信息资源,实现档案信息资源开发利用成果化。笔者长期从事机关单位档案馆(室)工作,认为机关单位档案编研工作在强化组织领导与档案室馆(室)软硬件条件具备的前提下,关键可以从以下几个方面下功夫。

1 精准选题,为档案编研树立高起点

档案编研工作一般按专题开展进行,能否精准选题直接影响档案编研成果的利用效率。因此,档案编研选题时要坚持实效性、客观性、创新性等原则,为形成档案编研精品定准位、开好头。编研前,编研者要围绕中心工作,深入基层调研,把握信息需求,明确选题方向;要坚持客观性原则,立足馆(室)藏资源实际与特色,综合考虑编研力量与软硬件条件,深入开展全面分析,明确专题编研的可行性,确保编研成果在政治上不出偏差,在利用上遵守保密制度,在材料上具备真实性,在成效上能惠及民生;要坚持创新性原则,无论是在选题的内容、思路、方法、视角上都要突出一个“新”字,要集合新情况、新发展、新需求、新知识、新成果、新事物、新技术、新经验等,注重选题的新颖性和独特性,避免重复编研。如,龙泉市文旅委依托单位室藏资源,以文字为主编研了《龙泉青瓷》读书,为龙泉青瓷的发展提供了历史佐证;龙泉市青瓷宝剑产业局以收集整理的龙泉青瓷照片为资源,主编了图片集《瓷·典》,深受社会各界欢迎;龙泉市广播电视台依托收集储存的音像档案,拍摄了青瓷记录片《寻问》,为中国青瓷小镇产业园提供播放,让游人充分了解龙泉青瓷的发展史,感受龙泉青瓷的制作过程。这些单位就是充分利用馆(室)资源,根据龙泉当前文化与旅游产业发展的需求,精选主题,体现特色,充分发挥了馆(室)档案资源的开发利用功能,体现了机关单位档案编研为地方党委政府中心工作和社会文化建设服务的基本理念。

2 丰富资源,为档案编研提供基础保障

没有丰富的馆(室)档案资源,编研档案就成了无本之木,无米之炊。各机关单位应按照相关档案法规规定,全面做好各类档案的收集、整理、移交、保管和开发利用工作,尤其要注重档案收集的前端控制建设。如,当前纪检监察部门编制了纪律审查流程范本,不仅规范了纪律审查工作,也从源头上保证了纪律审查档案收集的完整性和可靠性,实现了纸质电子双套归档保存,为档案的开发利用提供了便利,节省了时间。如,去年龙泉市纪委会同龙泉市公安局、龙泉市检察院,借助室藏的电子化案件档案,在不到一个月的时间就为创建“龙泉市廉政教育基地”提供了反腐倡廉案例汇编图文稿,筛选出党的“十八大”以来发生的50名党员干部违纪违法案例进行了剖析, 18000多人(次)党员干部接受了警示教育。同时,要做好电子件的归档和保管利用工作。随着我省电子政务的加快推进和办公自动化系统的启用,在各级机关单位形成了大量应归档的电子文件,各单位应根据《电子公文归档管理暂行办法》(国家档案局第6号令)与《浙江政务服务网电子文件管理暂行办法》(浙政办发〔2017〕4号),做好电子公文的归档工作。如当前行政审批电子归档工作就是根据电子文件的前端控制管理原则,以权力清单和责任清单为基础,提前明确各行业属于归档范围的政务事项和文件材料清单,并在预归档模块中设计开发归档范围配置和自动采集功能,实现自动归档功能,并通过采取数字签名、时间戳、检查文件要素、登记备份等必要的技术手段和管理手段,确保了电子文件的真实、完整、规范、有效及便于利用。要做好特殊载体档案的收集、归档与保管利用工作。如,针对当前计算机技术的迅猛发展和新媒体的传播优势,做好领导调研、举证材料等声像档案的收集与保管工作等。此外,还要扩大视野,在合法合规的范围内,做好馆(室)外资源的吸收补充工作。如吸收一些外单位的相关档案资源与一些社会文化资源,把一些门户网站、主流新闻媒体发布的网页、照片、视频、数据等作为机关单位数字档案馆(室)关注并采集的对象,以拓宽档案编研素材来源,为编研精品提供内容保障。如,龙泉市博物馆编研《情系芳野》时就向社会征集吸收了当年的一些照片,采访了一些曾经在这里就读过的老年人,为该书的编研提供了详实的资料,真实是地回顾了在那战火纷飞的年代,浙江大学在龙泉芳野村设立分校时的难忘时光,让《情系芳野》一文具备了一定的史料价值。

3 强化学习,为档案编研提供智力保障

机关单位档案编研人员的素质直接影响档案编研工作和档案信息的开发利用。为此,作为机关单位的档案室工作人员,要强化责任意思,不断强化学习,提升自身的档案业务素养、编研能力和协调能力,以务实、开放、创新的精神推进机关单位档案编研及其成果推广工作。强化学习关键要树立三维学习意识,即要对本机关单位的(室)藏档案做到如数家珍、了如指掌,又要熟悉单位的业务工作;即要通过纵横向对比,了解机关单位重点工作在全国甚至全球的动态变化,又要结合当前实际了解社会与群众所需;既要了解本单位的发展史或重点工作的发展背景,还要了解当地的历史文化、风土人情等,才能以敏锐的眼光扑捉到(室)藏档案具有的特定价值或潜在价值,才能将机关单位编研工作融入社会的大环境中去思考,把编研工作从过去的单一的总结汇编与写史修志转移到为社会、为群众服务的编研中去,实现编研成果最大效益化。同时,要具备较强的协调能力与开拓能力,强化与各单位和媒体的沟通联系,做好合作编研与档案编研成果的推广,增强编研效果的传播力和影响力。如2013年龙泉市在开展村级便民服务中心标准化建设时,龙泉市村级便民服务中心建设办公室就与龙泉市行政服务中心、龙泉华数广电网络有限公司合作,吸收了21个单位的便民服务办理事项相关资料及444个行政村便民服务中心的照片,体现了馆(室)内、馆(室)外档案资源、人力资源、技术力量的有效整合,编制了《龙泉市便民服务中心服务指南》、《龙泉市便民服务中心标准化建设管理手册》,将纸质文本分发到村到户,将电子稿通过华数广电网络有限公司的软件管理播放在龙泉村民家里的电视之中,切实方便了群众办事,实现了群众足不出门户就能了解需办件的办事流程,并联系到办事人员,受到当地群众、尤其是偏远山区群众的欢迎,对当前当地政府推进的“最多跑一次”工作仍具有深远意义;此外,中意合作的人类非物质文化遗产纪录片——《龙泉青瓷》在“腾讯视频”上线发行,同样体现了新媒体时代档案编研的开放、合作与创新的理念。

参考文献

[1]潘世国.《档案编研要走合作共赢之路》——《浙江档案》2014(01):57-57

[2]王斌.《民生档案编研工作的几点体会》——《网友世界》2014(15):235-235

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