探析医院档案管理工作的现状与对策

时间:2024-05-21 人气:

摘 要:医院科学管理的一项重要环节就是医院档案管理工作,必须在医院管理的重要议事日程中将其加入其中。虽然当前在医院管理中档案工作占据重要位置,但还是无法和不断发展的医疗、科研等工作保持同步,大多数医院档案因为管理规范与分类标准的不统一、不具体,所以管理也处于无序状态,对医院的整体管理造成了严重制约。

关键词:医院;档案管理;现状;对策

作为医院管理工作中不可或缺的重要凭据,医院档案是人们从事医学科学研究的基础,是医院进行宣传、传播的宝贵医疗资料。将档案管理工作做好不仅有助于促进医院发展,且也与医疗体制改革的要求相符,有力的保障了医疗改革政策方案的贯彻落实[1]。医院档案管理工作的内容主要是对医院运行过程中产生的各类有价值的信息资料进行收集,医院管理者与相关部门根据这些信息资料便可做出更科学的决策。有效利用档案材料对临床医疗来说,有助于医院临床研究工作的更快发展。除此之外,档案材料也是医院与患者的重要凭证,一旦发生医疗纠纷,便可作为证据使用,足以可见,做好档案管理工作具有重要现实意义。

1 当前医院档案管理工作的现状分析

(一)档案管理意识淡薄

不论是领导,还是普通医务工作者均未对医院档案管理工作的重要作用引起重视,片面的认为档案管理是可有可无的,其在增加医院收益方面并未起到重要作用,他们认为医疗工作才是医院工作主要内容,然而忽视档案管理工作,就无法完整的记录医院的发展过程,由此也就不能提供有效信息助力医院更好的发展。

(二)缺乏健全的档案管理机制

快速发展的社会让档案管理工作形式也日趋多样化,档案范畴越来越宽,但大多数医院均缺乏健全的管理模式,进而让医院档案管理现代化进程受阻。医院档案管理不具备科学架构,还没有一个标准归档管理范围。现在,很多中小医院都没有设立档案管理科室,且档案人员也多由其他科室人员兼任,受工作时间影响,加之自身专业水平有限,所以往往很难集中统一的管理医院各类繁杂的档案资源,档案收集范围与保管期限也不完整,由此也导致发生诸多质量问题。第二,缺乏健全的医院档案管理制度和明确的档案管理职责。现在,档案管理室在大部分中小型医院均未设置,大量具有重要价值的医学科技档案在各基础科室中随意堆放;而一些医院虽然设了档案室,但档案管理却没有一个统一规范的标准,进而造成一些档案仍然散落在各处。

(三)管理人员业务能力差

档案管理工作的水平直接受到医院档案管理人员个人修养与工作能力的直接影响。大家一致认为医院就是治病救人的场所,因为医疗水平档案管理工作并未和医疗事业有很大关系,所以对其的重视程度就较低,专门学习这方面知识的人更是屈指可数,且医院也很少提供进修学习机会,而这部分管理人员因为不具备系统的专业的档案管理知识,就很容易放松档案管理工作,加之医院工作人员存在很大的流动性,长时间从事这项工作的情况很少,以致于无法完整的记录档案资料,让医院发展的需求得不到满足。

(四)硬件投入不足,管理技术落后

因为大部分医院医疗都存在用房紧张的情况,所以大多数档案用房均不大,且也没有现金的设备与技术,由此就导致档案保存和资料分析受空间局限性的影响非常大。虽然当前在医院的医疗技术管理中已开始普遍使用计算机网络技术,但却很少将其用于档案管理,造成大部分医院还在采用手工收集、查阅的档案管理方式,进而对档案管理工作的发展造成了很大阻碍。

2 做好医院档案管理工作具体措施

(一)提高全员档案管理意识

医院领导应对医院档案管理水平的进步引起高度重视,在重要议程中加入档案管理,将档案管理作为实现医院良好发展的关键项,与医院业务保持相同的规划与建设步伐[2]。在制定医院工作计划、检查工作、总结工作以及安排财务支出这四个医院重要工作环节中均重视档案工作。同时,还应对《档案法》展开积极宣传,加强对医院人员的宣传教育,让全员对档案工作的法律观念进一步增强,具体可用到这几种方式:1.积极开展院内培训活动,通过业务学习时间培训人员;2.邀请专家举办讲座,并在现场给予档案管理人员有效指导;3.利用多种形式,如宣传栏、橱窗大幅宣传档案管理工作,并组织科室内部的学习,促进医院人员对档案重要性认识的提高,使所有人均认识到自己有义务保护医院档案,积极主动的参与到档案管理工作中。

(二)建立和健全档案管理制度

健全的管理规章制度对做好档案管理工作至关重要。所以,医院档案管理部门应将本单位档案管理需求给结合起来,并参照相关法律法规,如《档案法》等,制定出与本单位档案管理相符的制度,同时在后期执行过程中对其不断完善,并加大对档案管理的监管力度,完善考评制度,保证档案管理的每一环节均有法可依,有章可循。首先,医院档案部门应制定一套科学、规范的档案管理规程,并必须与本院的档案管理相符,尽最大努力收集各种具有优良质量的档案信息,并保证其结构合理、种类齐全,且各个流程(收集-归档-利用)均科学规范。其次,将激励奖惩制度建立起来,并对其完善,将管理人员积极性、主动性给调动起来。把上述各项规章制度都和医院岗位责任制与考核联系起来,选取某个固定时间展开评比考核,将考核结果及时传达给大家。结合具体情况给予奖惩,并在岗位目标责任制和年终考核时充分联系起档案管理工作。

(三)建立医院档案三级网络管理模式

由医院院长或副院长直接分管,形成一个以分管院长全面领导,办公室主任或副主任负责,各科室负责人和专、兼职档案员为成员的医院档案三级网络管理模式。医院的档案管理应统一领导、统一机构、统一制度,统一操作、统一保管,从而有利于贯彻上级精神,有利于组织监督各职能部门的档案工作,有利于档案的收集和利用,有利于解决档案综合管理中的人员、经费、设备等问题,有利于医院档案的安全、完整,为医院档案的开发利用提供可靠依据。

(四)提高管理人员的工作能力

档案管理工作人员能否将这一工作做好与之工作能力有很大关系,因此想对档案管理进行完善,就必须想法促进管理人员工作能力的提高[3]。这里的业务水平并非某一单方面的能力,而是综合素质,包括是道德修养,政治思想、档案管理等,涵盖的范围非常广。为了让档案管理人员综合素质更强,需在相关培训上加大力度,定期安排他们外出学习交流,让其不但对业务熟悉,对其它相关知识也能了如指掌。同时也要不断吸纳兼职非专业档案人员,对其进行专业知识的培训,让其加入到正规档案管理队伍中。档案管理人员在提高自身素养,增强业务水平的同时,还要深入研究一些档案管理专业知识,多找机会同外界交流,让自己的思路更加开拓,将档案管理工作完成得更好。

(五)加强档案信息编研工作

搞好档案信息的开发利用,提高利用率,使信息资源得到共享,是档案编研的根本目的。这就要调整医院档案的服务方式,进行超前跟踪服务,变被动为主动,多角度、多层次地为整个社会提供档案内容,这是现代化档案管理的一个重要内容。另外,实现医院信息管理一体化模式,加强各级医院之间的横向联系。医院档案、病案、图书资料、情报信息应实行一体化的管理,只有这样才能将准确、翔实的信息综合加工后提供给医院领导及管理部门进行决策。

3 结语

总之,当前医院档案管理工作正面临机遇和挑战的关键阶段,上述各种问题的出现是社会发展的必然趋势,也与新形势下医院管理情况相符。因此,目前的首要任务就是对医院档案工作现状予以重视,将管理思路调整,创新档案管理方法,与新形势下的要求相符。

参考文献

[1]胡晓璞.浅谈医院档案管理工作的现状及对策[J].经营管理者,2016,(23):321.

[2]胡茜,刘治东.综合医院档案管理工作的现状与对策[J].办公室业务,2015,(17):74.

[3]孟凡超.医院档案管理工作的现状及对策[J].黑龙江档案,2014,(05):121.

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