大学生档案管理工作存在的问题及对策分析

时间:2024-05-21 人气:

摘 要:大学生档案是个人档案的基础,用人单位在选取人才时的主要依据之一就是大学生的档案资料,而大学生在自主择业就业时也主要依据个人档案。但是现今大学生档案管理工作存在着很多问题,不规范的大学生档案管理导致其不能真实反映大学生的在校期间的状况,本文根据当前大学生档案管理工作的现状及存在的问题进行分析,从加强法制建设、拓展档案归档范围、改进档案管理方式等几个方面提出了解决大学生档案管理工作问题的一些对策。

关键词:大学生;档案管理;问题对策

随着中国高等教育的覆盖范围不断扩大,大学生的数量也在不断上升,而大学生档案也是大学生个人全部档案的基础,也是大学生就业择业的主要依据。大学生档案是大学生在校期间生活、社会实践、学习的真实证明,使大学生档案成为人事档案管理工作的重要部分,因此加强高校的大学生档案管理意识,解决当前大学生档案管理过程中出现的问题,不止可以为大学生个人就业提供更完整的依据,而且可以完善国家人事档案管理工作内容。

1 大学生档案管理工作问题

当前大学生档案管理工作出现的问题主要有:

1.相关法律法规不完善

至今为止,国家还没有专门针对高校学生档案管理进行相关法律的规定。没有明确的相关法律条文约束,在大学生档案管理过程中也就不能拥有统一的管理标准,致使各高校在建立大学生档案管理制度时也仅仅依照自身的需求,没有投入专门的经费由专业的工作人员进行大学生档案管理,比如有的高校将学生档案进行分散管理,而有的高校则将大学生档案与教师档案进行综合管理,这些杂乱无章的大学生档案管理机制对大学生以后的档案利用造成了阻碍。

2.档案管理模式落后

大学生档案记录了大学生的人生起点,由于缺乏完整适用的大学生档案管理信息软件,促使现今的大学生档案管理仍然沿用传统的纸质管理,这种滞后的管理模式,不利于保存档案资料的同时也很容易导致档案内容遗漏缺失。

在没有完善的档案管理制度的情况下,高校学生档案管理工作的权威性也受到了社会各界的质疑,比如档案书写不规范、缺少日期记载,大学生档案材料中经常出现蓝墨水、圆珠笔混用的情况,严重违背了《干部档案管理工作细节》,[1]再加上缺少相应的日期标志,在整理大学生成绩表、奖学金登记表等资料时不能有序整理;大学生档案材料页面设置也不规范,由于大学生档案在产生过程中由多个人经手,又没有统一的书写规范,而每个人的书写习惯也不同,导致大学生档案整体页面不规范、资料不能有效整理;大学生档案材料的签章不符合要求,在大学生档案整理过程中经常发现学生成绩单在缺少教务部门公章的情况下私自用复印件替代,甚至在大学生毕业登记表没有学校公章时直接用所在系公章替代等不规范行为。

3.档案管理信息不足

当前大学生档案信息一般包括大学生入学登记表、学习成绩、学籍等,随着经济的发展,用人单位在查看学生档案时对学生在校期间的心理状况、诚信等信息较关注,但是现阶段的大部分大学生档案信息中并不包含这些信息,极少数的大学生档案虽然些许涉及但是将其官方形式化,因此现今大学生档案资料中的内容过与落后不足以满足新时代用人单位的需求也是大学生档案管理工作改革需要注意的重要方面。

2 大学生档案管理对策

1.加大相关法律法规建设

当前已经出现了一些档案管理工作法律法规,如《档案法》等,但是并没有明确规定大学生档案管理条例,因此政府相关部门在《档案法》的基础上,建立健全《高校学生档案管理工作细则条例》,[2]确保在进行大学生档案管理工作时可以有专门的法律依据,同时也可以约束大学生档案管理工作人员行为,对大学生档案进行专人专项管理,促使大学生档案管理工作能够有序进行。

在专有法规的指导下,高校相关部门可以对档案工作人员进行专业知识培训,促使大学生档案管理人员不断加深对工作内容的了解,熟练掌握档案管理专业知识技能,同时也能提高计算机信息应用能力采用更加符合时代的现代档案管理手段,建立一支专业素质优异的高校档案管理队伍。

2.拓展档案归档范围

随着时代的不断发展进步,大学生档案内容也应该进行适当更新,更加全面体现大学生素质教育成长历程。在以往大学生档案资料的基础上,详细考察大学生在校期间学习生活的实际特征,将大学生档案内容收集范围进行扩展,如大学生在校期间的心理状态、发展潜能、个性特征等内容,使其更有利于大学生未来就业、择业。具体如下:

大学生在校情商状况,情商主要是指其在意志、情绪、挫折、意志等方面的表现。一个人的成功与否与其情商水平的高低有着很大的关系,而大学生的个性特征可以由其在校期间的心理档案进行表达。当前高校开展了许多大学生心理健康教育课程,因此大学生心理健康状况有着详细的文字资料,大学生档案管理人员应该注意及时收集整理。当大学生档案资料中纳入大学生心理状况时,用人单位就可以通过查看档案对大学生的心理健康状况有着全面的了解,从而选择需要的人才。

大学生诚信状况及创新能力,在用人单位选拔人才时往往最先关注的是其是否有违信记录。一个诚信状况不明确的员工也不能保证在企业工作过程中诚实守信,因此大学生档案材料收集时应纳入大学生在校期间的诚信记录,如其在校期间的品质、行为等;创新能力对于大学生能否促使企业长远发展有着重要的作用,因此大学生档案在包含大学生以往的学习成绩的基础上还要将学生在校期间的创新实践能力评价纳入在内。

3.改善档案管理方式

大学生档案的管理是动态变化的,为了改善传统的档案管理模式,应该构建学生档案材料收集网络系统,建立健全学生档案信息化收集制度,这种情况下就需要加大大学生档案信息化管理的宣传力度,引起学校各级领导的重视,使学校各职能部门都能增强大学生档案管理优化意识,然后真正地从行动上支持改善大学生档案管理模式,如在以往只有兼职档案管理人员的基础上,再增设专门的档案管理人员,实行双人复核制度,在保证档案材料收集完整准确及时的情况下,也可以通过双人互相监督避免档案资料缺失或泄露。

大学生档案是其大学期间全部经历的书面表达,因此大学生档案材料在大学生就业推荐、招聘以及就业过程中都有着重要的作用,因此以往等到大学生毕业之后再进行大学生档案的整理归档已经不适用于当今时代的要求。现阶段为了顺应时代对于大学生档案的需求,首先应该在大学生入校之初就为其建立档案,之后再根据不同大学生所学专业所在院系的区别,依照国家档案相关法律法规的要求,及时对大学生各方面资料进行采集整理,同时大学生档案管理人员应该及时向有关部门收集大学生在校期间参加的各种活动、资格考试、技能鉴定等资料并及时录入,而且大学生档案资料最好标注相应日期,这样在最后整合时可以减轻工作量,最后应该重视大学生毕业档案的归纳整理,包括毕业生体检表、毕业生鉴定表、毕业生登记表等。

3 总结

总而言之,大学生档案是重要的信息资源,因此高校相关职能部门应该增强大学生档案管理意识,在建立健全大学生档案管理法律制度的前提下,规范大学生档案管理工作,改善大学生档案管理方式,拓展大学生档案收集范围,逐步增强大学生档案管理能力,促进大学生档案信息化管理步伐,使大学生档案资料在符合用人单位需求的同时,也能促进国家人事档案管理工作更加科学规范。

参考文献

[1]明文梅.高校干部档案“三龄两历一身份”认定审核的有效途径[J].中国冶金教育,2014(6):82-84.

[2]苏全玉.如何做好高校毕业生档案管理[J].山东纺织经济,2015(4):47-48.

相关文档:
好家长杂志2020年7期目录
好家长杂志2020年6期目录
浅析在大学英语教学中培养学生隐喻思维能力的必要性
血站内部档案交接工作中存在的问题与对策
试论技工学校体育教学的现状及改革
浅析水利档案管理工作规范化及其加强措施