如何做好档案开发利用与保密工作

时间:2024-05-21 人气:

摘 要:随着社会经济的不断发展,火电厂的建设规模逐渐扩大,涉及到的档案资料越来越多,因此,如何调节档案管理中的开发利用与信息保密的关系,使之既充分挖掘出档案信息的经济价值,成为火电厂管理的支持力量;又能够正确处理好信息保密工作。

关键词:档案;开发利用;保密工作

1 档案信息的开发利用

档案保存的目的是为了提供利用。利用是为了查找有利用价值的凭证和依据。对档案利用价值的体现,关键在于档案的管理。档案必须做好基础业务工作。一是扩大档案材料的收集范围;二是搞好档案的价值鉴定工作;三是搞好档案的整理工作,提高案卷质量。四是完善档案检索工具体系;五是做好档案的收集、分类归档、编研利用等,促进档案的开发与利用。在此,对火电厂各类档案进行分门别类,并进行鉴定,使之成为系统性较强的原始资料库,为研究、统计以及其他的后续开发工作提供真实、准确的数据信息。

1.1 档案信息的开发与利用

在档案信息的开发过程中,信息整理和录入是一项重要的工作。因此,利用现代化的网络技术,对档案信息进行具有专业性、科属性的分类汇总,并完成系统性的数据录入,是档案开发成功的第一步。录入之后进行数据审核,以保证档案信息的原始性、真实性和实用性,为后续研发工作及其他开发项目提供可信度较高的资源库;此后经过网络系统的数据处理系统,完成数据筛选和甄别,构建大容量、高水准的信息资料库,为火电厂的档案开发利用工作建立具有参考价值和实用价值的档案信息库。

1.2 正确处理档案利用与档案保密的关系

以辩证眼光来看,档案信息的开发利用是相对的,档案信用的保密是绝对的。也就是说,开发利用是在档案信息实际价值基础上,进行保密许可范围内的有效开发和利用,是已知信息经过分析筛选后在实际工作中的指导价值和经济价值体现;在开发利用中严格按照保密要求做好保密工作,以此实现档案的价值利用。

2 档案开发利用中保密工作

档案开发利用是火电厂中一项长期且具有实用性的工作,由于涉及的范围和管理层面较广,对火电厂的许多具体性工作有一定的指导作用。在开发档案为火电厂所利用的同时,应当做好相应的保密工作。

2.1 注意做好审查工作

审查工作是火电厂档案开发前的一项重要工作,也是开发档案工作的一个重要环节,其主要任务是科学而准确地区分、判定档案的开放与控制使用范围。对这项工作可以分三步进行:(1)初审。档案馆工作人员根据标准,对开放期限内的档案逐件进行审查,初步判定开放与控制使用范围。(2)中审。由具有较高政策水平和业务能力的档案管理人员,重点审查初审中没能判定开放与控制使用的部分档案,以确定其取舍。(3)终审。由有关领导,根据初审和中审的情况,权衡利弊,进行综合分析、审查,最终决定与批准档案的开放与否。

2.2 注意做好解密工作

保密档案是有等级的,其划分等级是根据《保密法》规定,划分为“绝密”“机密”“秘密”三级。确定档案的密级,就是为了让档案工作人员根据不同的密级采取不同的管理措施,最大限度地提供利用档案。但是秘密不是一成不变的,一旦秘密保管期限届满,便失去了它的保密价值,为此我们就不能按原有的保密文件管理,而应该按照公开文件进行管理。这就是档案保密的时效性。向社会各界开放的档案,必须是到了一定时限的档案,要开放,必须先进行划密解密,把未解密的列入控制使用的范围。对划密档案进行解密工作,应当遵循保密法的有关规定,即:“国家秘密事项在保密期限内不需要继续保密的,原确定密级和保密期限的机关、单位或者其上级机关应当及时解密。”也就是说,解密是由原确定密级的机关、单位或其上级机关进行。

2.3 注意做好相关基础工作

开发档案首先要做好档案开放的基础工作,即:一要提高开放档案案卷的内在质量。利用原有基础,进行系统整理,达到分类科学、组卷合理、编目清楚、排列系统的要求。二要建立健全档号。要适应开放后检索与管理的要求。三要编制检索工具。一是基础性检索工具,如《开放档案目录》;二是骨干性检索工具,如《开放档案卡片目录》;三是文字叙述性检索工具,如《开放档案全宗介绍》等,使开放档案的检索工具逐步形成以骨干性检索工具为主,以基础性检索工具为辅,以叙述性检索工具为必要补充的检索工具体系,实现检索途径的多元化。四要准备好副本。对珍贵、重要的档案,应采取抄录、复印、照相等形式进行复制,搞好档案副本。

3 提高档案开发利用与保密工作的措施

火电厂在进行档案开发利用的同时,根据档案信息的密级进行许可范围内的价值利用,切忌片面追求档案价值最大化而违背了档案保密原则。火电厂上下要形成档案开发利用与档案保密的正确认识,使开发利用充分发挥出档案管理在火电厂发展建设中的推动作用,为保密措施不外泄提供保障。

3.1 健全档案保密机制与管理利用

火电厂首先要从制度上健全档案管理中的保密机制,建立起包括保密制度、查(借)

阅制度、开发利用制度、涉密管理制度、涉密人员管理制度、涉密级别划分制度以及计算机档案库机密安全制度等等;其次,加强档案开发利用过程中各个环节的保密措施,严密档案编辑、查阅、开放和收还入库的操作流程规范。

3.2 开发利用档案信息,实施保密监督工作

档案开发利用中的保密监督工作是一项严谨而细致的工作,火电厂可借助现代先进的电子技术,在档案室全方位安装电子监控系统,强化档案保密工作。同时档案管理人员要提高警惕,严防心怀不轨者利用疏忽窃取或者篡改重要档案信息;此外,还应加强档案开发过程中的权限审查力度和保密管理,避免形成管理漏洞。

3.3 加强制度建设

火电厂档案利用规章制度一般有阅览制度、外借制度等。根据实际情况,对不同层次的利用人员确定不同的利用范围,规定不同的审批手续,使提供利用工作有章可循,在大力开展档案利用工作的同时,确保不失密、不泄密及文件的完好无损。各项档案利用规章制度的条文应严密而简明,便于执行,并在实践中认真加以总结,不断充实和完善。在档案开发利用中,要根据不同的利用对象的不同目的,掌握其心理和思想动机,加强重点监护。有条件的档案馆室还可以安装摄像监视器。对某些为获取凭证而来馆查阅档案的利用者,要防止偷撕或涂改档案;对一些平时养成看书划线或翻书沾口水之类习惯的利用者,要及时提醒。做好利用监督,要在利用者离去之前,仔细检查翻阅被利用过的案卷和文件,发现问题及时查处,并在利用登记簿上备注说明。对于损毁档案较为严重的违法行为,应及时报告有关领导,以便及时查处,挽回损失。

3.4提高档案开发利用中保密人员专业素质

首先,火电厂从事档案管理的人员必须要有过硬的政治觉悟和思想意识,正确认识安全保密对火电厂建设和发展的深刻影响;其次,档案管理、使用、经办各环节工作人员,应具备高度的政治素养和道德水平,能够自觉按要求做好信息保密工作;此外,档案管理人员要加强现代化的数据管理和处理技术学习,以适应数字化、信息化的管理要求。

4 结束语

综上所述,档案开发利用和档案保密是火电厂档案管理的两个重要方面,对档案信息的开发利用是档案管理的终极目的。档案保密与档案开发利用互相补充互为保全的关系,为火电厂的稳定、健康发展对社会发展进步提供积极、可靠的保证,为火电厂管理的价值发掘和形象塑造打下坚实的基础,以促进火电厂各项工作的可持续发展。

参考文献

[1]李宝荣.浅谈档案开发利用中的保密工作[J].办公室业务,2016(14):88.

[2]刘晓菲.关于加强档案保密工作的几点建议[J].兰台世界,2016(S1):1.

[3]伍伟珍.基于档案保密管理与利用的方法研究[J].办公室业务. 2017(16)

[4]王平.谈机关档案及信息开发利用工作[J].黑龙江档案,2014(04):119.

相关文档:
好家长杂志2020年7期目录
好家长杂志2020年6期目录
浅析在大学英语教学中培养学生隐喻思维能力的必要性
血站内部档案交接工作中存在的问题与对策
试论技工学校体育教学的现状及改革
浅析水利档案管理工作规范化及其加强措施