社会信息化背景下机关档案管理的完善分析

时间:2024-05-21 人气:

摘 要:档案资料是机关单位最为重要的信息资源,不仅详细记录了机关单位的重要决策,而且对未来工作的开展有重要的参考价值。因此在社会信息化不断完善的背景下,机关单位必须加强对档案资料管理的重视,认识到当前管理工作中存在的问题,并通过的问题的分析,制定有效的应对措施,从而更好的提高机关单位档案管理质量。

关键词:社会信息化;机关;档案管理;完善

机关档案管理工作直接关系着相关部门的信息安全问题,所以必须给予高度关注,在社会信息化背景不断完善机关档案管理工作,通过对档案管理方式的优化,实现多方面的综合管理,从而提高机关档案管理质量。信息技术的不断普及,在机关档案管理中引进现代信息化管理模式可以加强对机关档案的管理和保护,从而提高机关档案管理的安全性。

1 社会信息化背景下机关档案管理中存在的问题

1.1 缺乏重视

机关单位在档案管理工作中没有认识到其重要性,从而直接影响机关单位档案管理工作的顺利开展,阻碍档案管理的长远发展。对档案管理缺乏重视主要表现在档案管理人员和机关领导上,首先没有将档案管理作为主要工作进行,其次单纯的认为档案管理就是对资料的保管,这种思想的存在严重阻碍档案管理工作的开展,从而导致其无法满足社会发展需要。

1.2 科学化管理水平不高

在社会信息化背景下,自动化管理等技术在现代档案管理的作用越来越明显,与传统档案管理模式相比,利用信息化技术的电子档案管理需要借助计算机实现,大大提高工作效率,所以当前要想提高机关档案管理质量,提高档案准确性和完完整性就要积极应用现代化科学手段。但是在实际管理工作中,由于投入不足, 电子信息化并没有得到完全推广使用。

1.3 管理人员专业水平不高

社会信息化背景下的机关档案管理对管理人员提出更高要求,在传统档案管理模式,管理人员工作比较简单,只是对档案资料进行管理、归档等操作,所以很多 档案管理人员缺乏专业的档案管理业务知识。而当前档案管理人员学历水平得到一定提高,但是部分部门缺乏专职档案管理人员,导致在管理工作中投入精力不足,当出现人员离岗或者调动等情况时,没有做好工作交接,可能会造成资料混乱或者丢失等现象。

1.4 缺乏完善的档案管理制度

档案管理制度是提高档案管理工作的重要保障,在社会发展新时期只有制定完善的档案管理制度才能实现化、科学化、规范化管理。但是现阶段机关档案管理工作存在与社会发展脱节现象,从而导致档案管理工作没有取得明显效果,影响的档案管理工作进一步发展。

2 社会信息化背景下机关档案管理完善对策

2.1 提高对档案管理的认识

在新时期机关管理工作更加完善,档案管理工作越来越重要,为更好发挥机关档案管理的价值,保证其高效开展,首先需要加强机关单位领导对档案的认识和重视,提高档案管理意识。为达到这一目的,机关单位可以利用讲座等形式加强对档案管理的认识,并组织单位各部门领导积极参与,提高部门领导的思想认知,并保证在实际工作中定期对档案管理做好检查工作,实现有效监督和管理,及时发现工作中的问题,从而保证档案管理工作可以顺利高效开展。

2.2 提高信息化管理水平

在社会信息化背景下,档案管理数字化已经成为社会发展必然需求,所以机关单位的档案管理工作应当顺应社会发展趋势,积极引进先进管理技术,实现档案管理信息的网络化和资源共享。针对电子档案的特点,做好电子档案安全防护和保密工作,利用防火墙阻止黑客以及病毒的入侵,从而提升电子档案管理的安全性。另外,档案管理人员还应当不断引入先进的信息化技术,以构建更加完善的信息系统平台,从而保证档案管理的信息化水平提升。

2.3 建立一支专业的档案管理队伍

为保证机关档案管理工作顺利开展,必须成立一支专业的档案管理队伍,这要求在日常工作中必须加强对管理人员综合素质以及业务技能的培养,不断提高管理人员的管理水平和工作效率。机关单位定期组织管理人员接受计算机、档案管理等方面的培训,提高工作层次。另一方面档案管理人员应当不断学习,完善自身知识结构,更好的投入档案管理工作中。除了专业素质培训外,还应当加强对档案管理人员的道德素质培训,确保档案管理人员能够加强对档案管理的保密性,避免出现机密信息泄露的情况。作为档案管理的核心,加强档案管理队伍建设是机关档案管理水平提升的重要途径,因此,机关对于档案管理人员的综合素质培训应当是持续的,不断改进的。

2.4 建立健全的档案管理制度

制度是保证工作开展的重要保障,机关单位根据实际管理情况制定有针对性的管理制度,从而提高管理人员工作积极性,加强管理人员对档案资料的重视。在制度中明确档案管理工作流程和工作内容,同时明确管理责任,一旦出现问题可以责任到人,从而实现档案制度化管理。另外在档案管理制度中明确档案调用、查阅等细节,全面的档案管理制度可以提高档案利用率,保证档案的有效性,对推动机关档案管理不断完善有重要意义。

3 结束语

社会信息化背景下,计算机技术已经深入不同行业,并产生重要推动作用,在机关档案信息化管理工作中,有效利用现代信息化技术,可以提高档案管理质量和管理效率,优化管理流程,提高档案利用率,发挥档案资料的最大价值。档案是机关单位重要参考资料,必须实现有效管理,在社会发展新时期,为推动机关档案管理工作的不断完善,需要转变管理观念、创新管理制度、引进先进管理技术、优化管理队伍,从而提高档案管理工作质量,为机关单位实现长远发展提供参考和保障。

参考文献

[1]陈伟.谈机关档案管理工作存在的问题及对策[J].中小企业管理与科技(中旬刊),2016,12:20-21。

[2]吴庆皊.社会信息化背景下完善机关档案管理的策略[J].兰台世界,2015,35:67-68。

[3]李云华.机关档案管理的创新发展路径探索[J].劳动保障世界,2016,15:43。

[4]王克伟.新时期的机关档案管理工作分析[J].劳动保障世界,2016,15:47。

作者简介

苏侠(1965-),女,河北沧州,山西阳泉市城区政府治超办,山西太原师范学院生物科学专业,本科。

相关文档:
好家长杂志2020年7期目录
好家长杂志2020年6期目录
浅析在大学英语教学中培养学生隐喻思维能力的必要性
血站内部档案交接工作中存在的问题与对策
试论技工学校体育教学的现状及改革
浅析水利档案管理工作规范化及其加强措施