信息时代图书、情报、档案一体化建设管理探讨

时间:2024-05-21 人气:

摘 要:图书、情报、档案等都具有共同的社会属性,它们都属于信息的范畴,三者具有广泛的相似性。但基于载体的差异化,使得三者呈现出不同的发展方向及内容。在信息时代,基于信息共享、交互等特质,为实现图书、情报、档案的信息共享及互通互用,一体化建设成为了一种主要的发展趋势。

关键词:信息时代;图书;情报;档案;一体化建设

从本质上来讲,图书、情报、档案都属于信息体系,三者的根源是一致的。但由于三者在表现形式上存在着较大的差异,这使得三者之间始终缺乏连贯性,难以实现三者的互通和共享。直到图书、情报、档案一体化建设被人们正式提出后,上述三者才真正打通了相互之间的隔阂,也才在一定程度上扩展了三者的利用价值。实践证明,建立一个图书、情报、档案一体化信息共享的管理体系,不仅能够实现利益的超值,同时还能够衍生很多全新的成果。特别是在信息时代,信息技术为图书、情报、档案的互通共享搭建了广泛统一的平台,同时也为三者之间的信息共享创设了良好的渠道,这本身能够深化一体化建设的路径,也能够提升一体化建设的全局效应。

1 信息时代图书、情报、档案一体化建设中的问题分析

图书、情报、档案都属于信息的范畴,它们的特质是统一的,推动一体化建设,正是基于它们之间的连贯性和同源性。特别是在信息时代,快速发展的信息技术,统一规范的信息平台,交互共享的信息机制等,都为一体化建设提供了有利的外部条件。但由于我国图书、情报、档案一体化建设中存在的内部不适性,直接制约着一体化建设的整体水平,也影响着一体化建设的整体质量。当前我国图书、情报、档案一体化建设中突出存在着以下问题:首先,一体化建设缺乏统一的组织机构。在信息时代,人们逐步认知到了图书、情报、档案之间的共通性,但由于组织机构的僵化,使得三者在实践管理中,仍然分属于不同的部门,且部门之间缺乏深入合作,这明显制约着一体化建设的整体水平,也影响着一体化建设的整体效能。其次,在信息时代,随着人们对图书、情报、档案的一体化建设的逐步认识,随着人们信息理念的逐步深入,在组织机构上开始朝着一体化管理的方向发展。但在管理内部仍然存在着各负其责的一面,部门内部缺乏深度融合,难以实现“1+1>2”的一体化建设效果。再次,随着人们对图书等一体化建设的认识及研究,一大批建设理论产生,这本身能够很好地指导实践,也能够有效地提升一体化建设的理论水准。但一体化建设毕竟是一项实践性的工作,只有运用科学的方法论,才能提升建设水平,发挥一体化的整体效益。最后,图书、情报、档案一体化建设缺乏法制保障,这在一定程度上严重影响着一体化建设的整体水平,甚至还可能出现不当的抑制作用。

2 信息时代图书、情报、档案一体化建设管理措施

图书、情报、档案从本质上来讲,都是基于信息而存在的,都是以信息为载体的。在图书、情报、档案一体化建设的过程中,为了突出一体化建设的整体效益,为了实现一体化建设的集成利益,需要结合当前存在的问题,采取关键性的管理措施,只有这样才能科学全面地深化提高一体化建设的整体水平。

2.1 构建统一的组织体系,保障一体化建设的实施

图书、情报、档案的一体化建设始于20世纪初期,但在长期发展过程中,由于人们对其认知的片面化及浅显性,使得一体化建设的整体效益并不高,尤其是一体化建设缺乏统一科学的管理组织的支撑,这在很大程度上限制着一体化建设的整体水平,也影响着一体化建设的整体效益。基于此,为提升图书、情报、档案一体化建设的整体水平,需要筹划构建科学完善的管理组织体系,并充分依托于统一规范的管理机构。一方面,一体化建设需要有一个完整的机构对职能和内部机构进行保留,要有一致的服务模式和建库格式,将封闭管理变为独立体系,并且融入到整个一体化研究中来。特别是在信息时代,结合用户的需求来进行组织体系的规建,需要充分迎合用户获取信息的特性来整合信息,使得图书、情报、档案得以在统一的信息平台中予以呈现,满足用户快速化获取信息的核心需求。另一方面,在一体化建设的过程中,还需要匹配完善的信息支撑体系,满足三者一体化建设中的多元信息需求,确保信息的获取既可以快速化,同时也能够保障信息的安全,确保信息维护的及时化及快速化。此外,基于信息时代下信息共享的基础,建构统一规范的管理组织,能够为一体化建设提供统一的平台,同时也能够实现信息平台的有效扩容。在管理组织的支撑下,信息平台得以集合优势资源来为用户提供最新最全面的信息服务,同时也能够结合用户需求的改变来快速做出反应。

2.2 构建完善的管理体系,实现信息的安全互享

在图书、情报、档案一体化建设的过程中,离不开科学完善的管理制度的基础性作用,后者能够为前者提供稳定与保障,能够有效调和一体化建设中存在的种种矛盾和问题,同时还能够有效提升信息共享的效率与水平。特别是在信息时代,网络的交互性及信息传递的快速化,若一体化建设缺乏制度支撑和法律保障,那么很容易出现信息丢失、窃取、私占等诸多问题。因此,在一体化建设过程中,既需要管理制度的规建,也需要法律体系的有机完善。一方面,构建完善的管理制度,推动一体化建设的科学全面发展。依托于完善的管理制度,图书、情报、档案的信息服务得以在统一的平台上规范化地进行运转,同时也能够给予用户最大的服务支持。当然随着图书、情报、档案服务能力的深化,管理制度还需要确保自身的灵活性,以便适应这些服务的发展和改变。此外,完善的管理制度,还能够明确部门内部的深度融合,充分发挥制度的保障和约束作用,有效提升一体化建设的整体水准。另一方面,在一体化建设过程中,还需要完善的法律制度的支撑。尤其是在信息时代,网络空间中存在着不少的非法行径,比如信息窃取、信息篡改、信息盗用、侵犯隐私等等。基于法律体系的完善,能够为一体化平台的建设提供强有力的支撑。

2.3 打造专业化的服务团队,积极提升网络服务能力

在图书、情报、档案一体化建设的过程中,人才的作用是非常关键的。一方面,在一体化建设的过程中,必须全面提升管理人员的综合素养,尤其是在信息时代,一体化建设面临着问题越来越复杂,面对的机遇也越来越广泛,管理人员只有具有专业的素养,只有具有优良的服务意识,才能在一体化的建设过程中,始终以用户的需求为导向来优化服务能力,提升服务水准,更新服务理念,创新服务方式。为达到这一效果,就需要适时引入复合型的专业人才,同时加强内部管理人员的技能培训,不断提升他们的业务水准及服务能力。另一方面,基于信息时代中信息技术的全面发展,信息服务的有效深化,为提升一体化建设的整体水平,还需要做好科学的网络建设,积极提升网络服务能力。基于网络建设,能够优化信息的采集与整理工作,同时还能够创新信息的服务水准,实现新词产品库的全面开发以及客户服务器、终端的开发。此外,基于网络服务能力的开发与提升,还能够满足用户信息需求个性化的实际需求,以便定向为用户提供所需求的精确性的信息服务。

3 总结

在信息时代,图书、情报、档案一体化建设面临着全新的问题,为提升一体化建设的整体水平,需要从组织机构建设、管理制度完善、人才素质优化、网络服务提升等多个维度来推动一体化的建设,有效提升一体化建设的水平,全面发挥集成化的效益。

参考文献

[1]李丁,孙颖,信息时代图书情报档案一体化建设问题研究[J],中国管理信息化,2012年10期.

[2]高静,信息时代图书、档案、情报一体化管理的新趋势研究[J],长江丛刊,2016年20期.

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