探讨新时代背景下电子档案的优越性

时间:2024-05-21 人气:

摘 要:随着信息技术的不断发展,计算机电子技术已经被开发出了很多使用方式,电子档案正是基于这样的背景,应人们对先进档案管理方式的需求而产的。承载这大数据的电子档案依靠自己独特的优势,在人们的工作和生活中扮演着重要的角色。电子档案的出现是信息技术的存贮的一个巨大的进步,它能有让档案管理变得更为高效,同时也没有传统纸质档案的缺陷,是档案管理工作中理想的载体。本文基于新时代背景,探讨电子档案所具有的优越性,并就电子档案的管理介绍一些方法。

关键词:电子档案;纸质档案;数据

伴随社会的发展和科学进步,档案管理任务也越来越重,而传统的纸质档案手工管理的方式存在操作复杂、信息提供缓慢、管理程度差的问题,越来越多的需求给传统纸质档案管理提出了挑战。电子档案的出现让档案管理的工作方式出现了变化,解决了困扰档案管理人员的问题,提升了档案管理人员的工作效率,加强了档案管理的水平。

1 电子档案的定义和特点

(一)电子档案的定义

电子档案在最开始时是由电子文件演变过来的。“电子文件”是上世纪50年代出现的名词,由于电子文件中的信息都使用数字表现,所以称其为数字式文件也不为过。国际档案理事会对电子文件有比较客观的定义:电子文件属于一种使用数字电脑进行操作、输送和管理的文件。而电子档案,就是电子文件在保留其基础作用的前提下完成电子归档之后的产物。它有着如下内涵:通过计算机设备建立和读取;使用数字代码存储信息;符合“文件”的定义。

(二)电子档案的特点

1、存储形式多样

计算机多媒体技术在电子档案的管理中使用的十分广泛。电子文件使用视频音频信号或者直接使用数字代码来进行信息的存储,通过文档、图像、声音、符号等方式,生动形象的记录这档案的真实信息,从而改变了纸质档案单一信息记录的不足情况。

2、便于操作使用

电子档案比较便于修改,而且制式化的存储方式也使其即便多次修改也不会显得杂乱,使得档案的整洁性和辨识度都能得以保持,有效提升了档案管理人员的工作效率。在以前,由于计算机技术发展的不到位,便于操作不留痕迹既是优点也是缺点,因为它不留痕迹会给怀有不良意图的人以可乘之机,但随着档案加密技术的不断发展,上面的问题基本不可能存在于档案室,所以总体来说便于操作的特点对于档案管理人员而言,是优远大于劣的。

3、信息输出便捷

电子档案信息的储存需要使用一定的存储介质如硬盘等。使用计算机进行信息的录入和修改。在电子工业发展迅速的今天,档案管理的设备问题变得不再是问题,相反,通过电子设备,还能实现比以前便捷的档案管理、调用操作,使得档案信息的输出不再迟缓。

4、节约管理成本

纸质档案需要大量的纸张来记录信息,并需要经过繁琐装订、归档和妥善的保管,调取档案时需要经过繁琐的查找,搬运、翻阅抽取资料的工作。而电子档案所需介质是硬盘和服务器,有着占地小、文件信息与载体可分的优势,解决了传统档案管理需要借助大量空间摆放档案、且输出信息困难的问题,有效节省了档案管理所需的人力和物力。

2 电子档案与纸质档案的优劣

总体来说,电子档案和纸质档案各有优势,主要体现在反映档案的原始性、服务利用、管理人员素质、保存寿命三个方面,下面将对其进行具体辨析。

(一)反映档案的原始性

纸质档案能够很方便的留下主管者的笔迹,也有亲笔签名、印章等一手档案信息记录,能比较方便的确认档案资料的原始性,能集内容、形式。可靠性于一身,保留了档案原始记录的基本特性。纸质档案如果出现涂改和伪造,通过笔迹、颜色、指纹等进行辨认,而电子档案则需要进行更多的历史修改记录调取来寻找修改者,较为麻烦。

电子档案和载体有着分离性,所以档案的建立就无须经过起草、定稿和打印,直接在电脑上进行编辑和修改、输出等操作,而且操作后在档案本身不留下痕迹,便于管理,如果从这个角度上来讲,电子档案也有着其自己的优势。但不可否认,它消弱了文件的直观性和凭证性功能。

(二)服务利用

纸质档案的的调取是通过管理员和需求者的交流达成的。但相对于纸质档案,电子档案是通过计算机调取的方式实现,但是需要满足一定的软件、硬件条件才能完成。虽然条件需要高,但是其便捷性是纸质档案服务所难以企及的。可以说需要管理的档案信息越多,电子档案的优势就越明显。不过从我国档案管理的现状来看,在很长一段时间档案的管理还要使用电子档案和纸质档案相结合的方式。两者服务形式的人性化上都还具有着可观的发展空间。

(三)体积和保存寿命

随着需保存信息量的增加,纸质档案就会暴露出占用面积大、存储量小的缺点,而电子档案则正好相反。不过值得注意的是,电子档案的载体不如纸质档案稳定,在永久保存上还稍逊于纸质档案。电子档案的保存要求温度、湿度、防磁、防病毒、防破坏。载体保存时间一般在20年左右,而档案馆的档案一般要保存30到50年之久,而电子档案的备份涉及到硬件和软件的要求,需要一定的规划和协调。不过伴随着电子信息技术的发展,相信电子档案的保存时间也会越来越长,这个问题将会被很好的解决。

3 新时代背景下电子档案的管理

(一)加强电子档案管理机制

为使得电子文件能够记进行及时的归档和高效的使用,构建电子档案全过程管理机制,落实管理的职责,并对参与电子档案编写和管理者进行培训、审核是很有必要的。首先,要通过专业化培训提升电子档案编写者和管理者的责任观念、职业操守和专业素质。第二,要将管理责任落实到管理员个人,制度制订要基于合理实用的原则。第三,要构建起系统的审查制度,对电子档案的原始性和真实性严格把关。

(二)构建电子档案管理的记录框架

电子档案的编写者要对其负责建立的的电子档案的真实性,以及可被保存担起责任。尤其是是协力编写的电子档案,更要将编写者的职责范畴划清,让所有的编写者各司其职,无关人员不可踏足于别人的工作范畴内,有需要时可采用文件只读的形式调用,以避免因为误操作或可以刻意删改等情况导致电子档案的真实性丧失。中所周知,纸质档案只要形成文件,那么其所记载的信息和形式特点就不再出现变化,人们可通过信息上来判断它的原始性。电子档案建立后由于载体、格式的变化,其存在形式会产生一定的变化,若是没有可供参照的信息证实它的内容并未出现变化,档案的原始性就很难确定。所以应该构建起科学的记录机制,记载电子档案创建、修改、管理和信息输出的全部操作。

(三)构建三位一体的档案管理工作机制

电子档案管理涉及到多个方面,只是靠着档案部门自己是很难实现有效管理的。可以采取电子档案编写部门、档案管理与存储部门、信息管理部门三位一体的电子档案管理运行机制,让档案管理部门即能明确电子文件归档的要素,同时也是构建和维护档案信息网络、管理电子数据的专业技术部门,多种功能聚集在一个部门 ,作为电子档案归档流程化、规范化的组织者和执行者。这样一体化合作的电子档案管理工作机制能够很好的保障电子档案管理工作的有序。

(四)采取切实可行的信息保护措施

伴随电子档案使用范围越来越广,电子档案的编写者、管理者和技术部门都要注意到采取相关技措施来保障信息不泄露。比如通过操作信息认证、文档加密、计算机防护等措施等预防其无关人员进入到档案管理系统中篡改和销毁电子档案,保障电子档案的有效性。此外,还要搞好档案数据的备份,更好地确保电子档案信息不受到外界物理因素的影响而出现丢失、损坏的情况。

4 总结

在当前,电子档案已经被广泛使用在各种国家机关、企事业单位中,在使档案管理更加便捷的同时,也给新时代的档案管理人员提出了新的挑战。档案管理人员一定要明确电子档案的优势和不足,充分利用电子档案的优越性,为建设信息化档案管理体系贡献一份力。

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