公有住房档案的规范化管理探讨

时间:2024-05-21 人气:

摘 要:进入21世纪以来,在社会经济稳步发展的背景下,我国房地产事业发展迅速。对于公有住房来说,属于房地产中非常重要的一个项目,为了公有住房信息化管理得到有效完善,便有必要做好公有住房档案的管理工作。本课题在分析公有住房档案管理现存问题的基础上,进一步对公有住房档案的规范化管理进行分析,希望以此为公有住房档案规范化管理效果的增强提供有效建议。

关键词:公有住房;档案管理;规范化

近年来,随着我国经济不断发展,城市规模不断扩大,公有住房数量不断增多,公有住房档案管理水平已取得一定进步与发展。同时,为了顺应时代发展潮流,满足日益增长的档案管理工作要求,公有住房档案管理的工作重心逐步向分析现存问题及提出规范化管理措施转变。其中,档案管理又称档案工作,指档案管理机构采取档案管理措施有效提取档案信息面向社会大众提供检索服务的工作过程,包括档案提供、档案编辑、档案统计、档案检索、档案编目、档案保管、档案检定、档案整理及档案收集等环节,属于我国档案事业的基本组成部分[1]。鉴于此,本文针对公有住房档案规范化管理的研究具有重要意义。

1 公有住房档案管理现存问题分析

从现状来看,我国公有住房档案管理还存在一些较为明显的问题,问题的存在容易使公有住房档案管理的水平难以得到有效提高。总结起来,具体问题如下:

1.1 缺乏健全机制

从现阶段我国公有住房档案管理水平来看,仍停留于粗放型阶段,档案事业起步晚发展迅速,一部分档案机构对于公有住房档案规范化管理的重视程度有待提高,档案机构存在管理力度不足及管理职责划分不明确的问题,尤其是管理职责划分不明确,直接影响公有住房档案管理的工作效率,少部分档案机构缺乏健全的管理机制,无法全面开展公有住房档案管理工作,无法全面发挥公有住房档案管理作用,不仅严重影响公有住房承租人的正常利益,还存在埋下其他隐患的可能性造成不可预估性损失。

1.2 素质水平不齐

受档案管理工作劳动强度大且薪资待遇差的限制,缺乏专业复合型公有住房档案管理人才,或档案管理人才流转速度快,或档案管理人才从业意愿不足,无法形成具有区域特色的公有住房档案管理人才队伍,是造成公有住房档案管理人员整体素质水平参差不齐的主要原因[2]。同时,公有住房档案管理工作量庞大,档案管理工作流程复杂,涉及多个部门有机协调与配合,存在着一定的管理难度,一旦管理人员工作水平不足,或缺乏工作经验,或知识领域狭窄,严重影响公有住房档案管理的工作进度。

1.3 管理手段落后

与其他管理工作相比,档案管理工作内容较为复杂,包括档案提供、档案编辑、档案统计、档案检索、档案编目、档案保管、档案检定、档案整理及档案收集等环节[3]。然而,从现阶段我国公有住房档案管理水平来看,受成本投入因素的影响,一部分档案机构过于信息化基础过于薄弱,信息技术引进及管理手段更替的速度过于缓慢,一旦档案管理手段落后,或管理方法单一,或管理效率低下,极易造成档案机构在实际管理过程中存在着一定的盲目性,资金无法发挥预期效果,反而增加成本投入,影响档案管理效率及档案信息检索准确性。

2 公有住房档案规范化管理的措施

在上述分析过程中,认识到公有住房档案管理潜在一些较为明显的问题,因此有必要采取行之有效的加强措施。总结起来,具体措施如下:

2.1 树立现代化管理思想

在实际管理的过程中,档案机构主动转变传统工作理念,坚持实事求是的工作原则,加大对于规范化管理公有住房档案的重视程度,特别是领导干部必须统一思想观念,端正自身态度,摒弃错误认识,从根源上认识到规范化管理公有住房档案的重要性,形成高效全面、踏实肯干的工作作风,积极引进科学的管理方法及管理手段,将规范化管理共有住房档案视为提高档案管理效率及有效提取档案信息的唯一途径,纳入建设新型公有住房档案管理体系的战略高度[4]。同时,管理人员做到“解放思想、转变理念、统一认识、增强水平”,意识到规范化管理公有住房档案的必要性及紧迫性。

2.2 增强素质水平

在实际管理的过程中,档案机构主动转变传统工作理念,坚持以人为本的工作原则,加大对于人才引进及队伍建设的重视程度,着重强调改变工作环境及改善工作条件,积极创造实践锻炼机会,做到“压担子、交任务”,充分发扬艰苦卓绝精神,进一步增强管理人员整体素质水平,提高档案管理工作效率,并且管理人员以公有住房档案管理工作任务为中心,紧密团结人民群众推动档案管理工作开展,以党的群众路线为指导强化人才队伍的战斗力及凝聚力[5]。同时,将实践锻炼与岗位培训相结合,组织一系列岗位培训,有目的性、有针对性及有计划性举办工作研讨、业务讲座及短期集训等活动。

2.3 完善管理机制

在实际管理的过程中,档案机构主动转变传统工作理念,坚持具体问题具体分析的工作原则,加大对于规范化管理公有住房档案的重视程度,不断完善现有的档案管理机制,明确公有住房档案信息收集范畴,例如:房屋使用权变更情况、房屋租赁期限、家庭成员基本信息、房屋权属证明材料及房屋来源证明材料等,尤其是纸质档案,及时建立电子档案,逐步构建具有区域特色的公有住房档案数据库,促使档案管理工作与信息检索业务相衔接,并且结合公有住房类型组建与其对应的档案目录,实现统一查阅、统一管理,有助于形成“赏罚分明、择优晋升、鼓励竞争、着重实效”的工作作风。

2.4 组建管理平台

在信息技术蓬勃发展的大背景下,将信息技术与公有住房档案管理相结合,组建具有企业特色的信息化公有住房档案管理平台,是不可逆转的发展趋势。因此在实际管理的过程中,档案机构主动转变传统工作理念,坚持可持续性发展的工作原则,做好信息技术的引进、应用及融合工作,利用信息技术、互联网技术及多媒体技术建立与公有档案管理体系相匹配的公有住房档案管理模型,常态化模拟公有住房档案管理流程,制定公有住房档案管理风险预防方案,做到“高效管理、有效提取”,为构建数字化公有住房档案管理体系奠定夯实基础,进一步加快公有住房档案管理模式的变革速度,向现代化发展目标前进。

2.5 提高管理标准

在实际管理的过程中,档案机构主动转变传统工作理念,坚持“为人民服务”的工作原则,加大对于规范化管理公有住房档案的重视程度,提高公有住房档案规范化管理的工作标准,树立管理人员安全意识,以符合《档案信息化建设实施纲要》为前提,通过数据备份、设立防火墙及实名认证等方法保证档案管理工作的安全性,并且重视公有住房档案信息监管环节,力求“无权用户进不来、有权用户改不动”,定期更换系统口令清理系统缓存升级软件硬件,做到“一机一用”,尤其是少部分保密程度高的档案信息进行区域隔离。此外,加大对于检索工具及应用软件的研发力度。

3 结语

通过本文探究,认识到现状下公有住房档案管理工作存在一些较为明显的问题,例如:管理机制问题以及管理方法缺失问题等等。因此,有必要树立规范化管理措施,加强管理水平,完善相关管理机制,并组建现代化管理平台,提升档案管理标准。相信从以上方面加以完善,公有住房档案管理的规范化程度将能够得到有效提升,进一步为公有住房事业的发展奠定坚实的基础。

参考文献

[1]范燕燕.浅谈公有住房档案的规范化管理[J].办公室业务,2013,22:172.

[2]施伟华,龚靖.住房保障档案的规范化管理[J].上海房地,2013,06:44-45.

[3]罗艳.如何实现住房保障管理中心档案管理的规范化科学化[J].现代商业,2013,32:125.

[4]潘世萍,张静,崔晓婧.行政审批档案规范化管理体系的构建——以北京市住房城乡建设系统为例[J].北京档案,2014,06:13-16.

[5]何玉颜.浅谈公有住房档案的规范化管理[J].办公室业务,2016,11:115.

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