如何做好水库单位档案工作

时间:2024-05-29 人气:

摘 要:如何做好水库单位的档案工作,为水库管理、建设等方面健康发展保驾护航,是水库单位档案工作者的重要使命。如何做好水库企业档案工作,必须从以下几方面着手:将档案工作与各项工作同步进行;加强档案信息化建设,使档案资源共享;加强合作水库单位档案工作及信息化管理水平等等。

关键词:水库单位;档案工作;资源共享

档案是人类社会活动的原始记录,是最为可靠的固化依据,最为重要的信息资源。水库单位档案是库区建设的真实记录和反映,是不可再生的宝贵的历史资源,它能完整、全面地反映库区建设变化工作的过程。水库单位是公益性的服务行业,涉及到国计民生,与每个普通百姓的切身利益息息相关。因此,如何做好水库单位的档案工作,为水库管理、建设等方面健康发展保驾护航,是水库单位档案工作者的重要使命。如何做好水库企业档案工作,必须从以下几方面着手:

一是要抓好水库单位工程档案与工程建设三同步管理制度,即工程准备与档案材料收集同步;工程施工过程与档案材料形成同步;工程竣工验收与工程档案验收同步。将档案管理贯穿到施工的全过程。在制定建设项目计划、协议、合同时,将其应列入档案工作环节中;在检查建设项目进度质量时,应同时检查档案监督是否到位;在竣工验收时,应同时验收工程档案是否齐全完整和整理规范。要规范项目档案验收工作,重点检查项目的前期文件、隐蔽工程材料和竣工图的编制。对建设周期长的工程分阶段验收,查漏补缺,发现问题,及时纠正错误。加强对档案的验收工作 ,以确保档案材料的完整与准确。完善水库单位档案室的硬、软件建设,切实做好各类档案材料的征集管理,对文件合理分类,准确编号,有序排列,构建手工和机检相结合的现行文件资料检索体系,完善文件材料陈列、目录检阅览咨询等功能,提高服务质量。

二是进要加强水库单位基层档案网络建设及水库供水进社区服务档案工作。要拓展档案网络,加强基层单位档案管理,做到基层点、部门、科室都有档案管理人员和档案管理制度,全面收集工程项目、施工准备、产品销售、机电设备、对外发展等重点工作及活动中形成的档案材料。综合档案部门要切实加强对各基层单位档案工作的指导,供水档案要同企业主要生产经营部门密切配合,齐抓共管,共同建立起完善的供水企业档案服务工作体系,为广大用户提供全方位的档案服务。

三是要加强合作水库单位档案工作及信息化管理水平。随着形势的发展,水库领域不断延伸,合资建设了一批水库企业,有关部门要根据企业档案规范管理有关规定,切实增强合资企业档案意识,建立和完善档案管理各项制度,重点加强档案基础业务建设,,积极引导合资企业开展档案收集、管理、利用,维护水库企业生产经营档案科研技术档案、知识产权档案、商业秘密档案的安全与完整。针对水库工程施工道路工程图纸多、文件多的特点,积极探索缩微档案、磁介质档案、电子档案在施工中的有效途径。借鉴先进的管理方法,采用先进技术,把照片档案、录像档案、纸质档案制成多媒体,不断提高水库工程档案的信息化管理水平。

四、是要建立水库单位档案室网页,开展网上利用服务及水库信息在线服务。随着档案室内部局域网的建立,档案部门利用单位的网站制作自己的网页,积极组织上传各项数据信息用,使档案管理服务体系联上单位网站,实现信息的网上检索,为用户提供更好的服务。目前,国内许多水库单位档案馆(室)利用互联网开展的网上服务,已成为水库单位为社会提供档案利用服务的一种重要形式。水库档案部门可以在网页上通过汇编相应的专题、提供数据库查询、电子信箱等服务形式,让利用者利用电子邮件在网上进行快速通讯,进行信息交流,回答服务对象的咨询,提供在线档案查询。

五、是要实现水库信息资源共享。水库档案服务要建立一个完整的档案信息系统,实体化管理,应建立“电子文档数据管理”体系,并与信息管理部门密切配合,充分发挥整体优势,按照统一的规范化标准,依据电子系统工程的处理方法分若干子系统,逐次利用各子系统的劳动成果,可以在网上提供限制限制性或非保密水库电子文件查询、利用服务,实现电子文件信息共享,达到档案信息在网上共享,尤其是水库管网档案产生与城市供水规划、建设、管理中心中,是在自来水的生产、经营、挖潜、改造等活动中形成的具有保存价值的各种图、图表、文字材料、计算材料、照片、声像等科技文件材料,与城市的生产建设、经济发展、人民生活有着十分密切的关系。所以实现资源共享,通过建立联合目录,形成网络,使水库单位与其它各文献部门充分挖掘资源能力,实现档案资源互补,提供水库档案室藏利用率,避免不必要的重负浪费,更好的满足社会多方面的需要。

参考文献

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