血站业务档案的管理

时间:2024-06-05 人气:

摘 要:随着无偿献血工作的不断深入开展,医学科学的不断发展和社会法制化进程的加快,国家对采供血机构的管理越来越规范,如何管理好档案并充分应用档案进一步推动无偿献血事业的发展,提高血液质量,开展输血科学研究和处理因输血引起的医疗纠纷甚为重要。

关键词:业务档案;管理

血站业务档案主要产生于血液的采集、检验、成分分离、储存运输等环节。记录量大面宽、种类繁多,包括献血者个人资料记录,献血者健康征询、体检记录,采血情况记录,血液初检、复检记录,血液成分分离制备记录,血液入库、发放记录、血液保存记录、血液制品质控抽检记录,采供血工作环境消毒记录,采供血工作环境工艺卫生质控抽检记录,储血冰箱、离心机等重点设备质控监测记录,采血袋等一次性医疗用品及试剂等的生产厂家资质证明材料及质量检测记录,报废血、医疗废物的处理记录等记录。这些记录随着无偿献血的深入,临床用血量及成分血品种的增多,以及对采供血工作要求的提高而越来越多,越来越细。

1 采供血机构业务档案管理的重要性

1998年10月1日《中华人民共和国献血法》的颁布实施,标志着我国的无偿献血走上了法制化轨道。随着人们法制和自我保护意识的增强,以及医疗纠纷和法律诉讼中举证倒置的实施,血站业务档案必将成为分辨涉血各方责任的重要依据。血站无过错,必须提供证据来证明。作为证据,应具有真实性、原始性、唯一性和不可更改性,而完整的业务档案管理系统就是献血者、血液检测和血液质量情况的真实依据。血站的记录,是在采供血操作过程中产生的业务工作的真实原始记载,既可反映献血者的个人情况及其所献血液的全部信息,可从来源追溯到去向,又提供每袋血液的经检测证实为安全及保存、制备过程符合相关质量要求的证明。查阅血液从采集到提供临床使用过程的有关文件资料,可以确定血液的质量是否适合使用,所以在涉及到采供血活动的医疗纠纷中,血站的业务工作记录就是证实自己严格依法执业,在采供血业务工作中无过错的重要证据。因此,血站业务档案作为证据的严肃性和重要性毋庸置疑。

2 采供血业务档案的管理

为充分发挥档案在采供血工作中的作用,确保归档的文件材料系统和质量,根据《中华人民共和国档案法》、《血站基本标准》、《血站管理办法》的规定,应重点做好如下几点:

2.1 明确归档范围

归档是档案室档案的主要来源,凡是反映采供血工作活动,具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。需要归档保存的主要材料有:有关采供血工作的法律、法规文件;献血者个人资料记录;献血者健康征询、体检、采血记录;血液初、复检记录;成分血分离制备记录;血液入库、保存、发放记录;统计分析报表;医院用血情况统计等原始记录。每份血液或血液成分都要经过多个部门,每个部门只负责其中一项工作,交接环节多,这就

2.2 规范整理档案

归档文件应按件装订。按年度—问题—保管期限分类。归档文件分类后,将归档文件依据分类,结合事由按时间顺序进行排列。归档文件依分类、排列次序逐件编号。归档文件依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录,包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。归档的文件按照室编件号顺序装入档案盒,并填写档案盒封面、盒脊、备考表等项目。按照所属时间顺序排列。编制案卷目录、案卷文件目录。归档的文件材料应齐全完整、质地优良、规格统一,并按件装订。整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。

2.3 加大考核力度

血站的日常质量评审考核小组对全站各科室进行日常质量评审的同时,将业务档案的立卷归档列入科室考核范围,制定相应的考核指标,定期进行考核,对档案中存在的不合格项,认真分析产生的原因,制定相应的整改措施,,并进行跟踪验证,以体现“持续改进”建立质量管理体系的宗旨。此外,将业务档案材料的归档列入全站专、兼职档案管理人员年终考核评分标准中,从而真正确保业务档案的规范化管理。

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