血站内部档案交接工作中存在的问题与对策

时间:2024-06-07 人气:

摘 要:材料缺失最容易出现的环节就是档案交接的过程。档案具有全面性、现实性、动态性等的特点,但当前档案在交接过程中存在许多问题,应从人员素质、制度建设、工作程序与信息技术方面进行解决。

关键词:档案移交;问题;措施

做好档案交接工作,不仅是明确档案人员责任,维护档案安全完整,确保工作连续不断有序进行的需要,而且也是《档案法》及《档案法实施办法》赋予档案人员的职责。

1 档案接交工作中存在的问题

1.1 档案交接不及时

一些科室负责人对档案交接工作不够重视,导致档案应交未交,交接不及时。 有的甚至会将有价值的材料当作多余的废物处理掉。

1.2 档案交接手续不严密

档案人员交接是一项认真细致、手续严密,责任重大的工作,而一些档案室专职人员工作责任心不强,移交不按程序办事,手续不按程序办理,该检查的不检查,该清理的不清理,该签的字也不签,造成工作的遗留和积压,甚至使档案资料遭受损失。另外多数档案人员是先被安排到档案工作岗位,再参加培训取得岗位资料证书。因此,有些档案人员接手时都是前人怎么交,自己就怎么接,看不出问题,更提不出问题,也难以完成各项清点核对工作。

1.3 声像档案交接不重视。

有些拍摄人员缺乏全局观念。档案意识不强,仅考虑科室或个人工作方便,致使部分声像档案长期在科室或个人电脑保存,不移交档案室统一管理保存,特别是随着人员变动,造成声像档案的失控和流失,致使单位档案不完整,严重影响了血站声像档案的长久保护和开发利用。

2 档案交接工作应采取的措施

2.1 加强领导,完善移交措施

档案交接是单位档案管理中的重要环节,应引起单位的重视,尤其是单位负责人应把档案交接工作摆上重要议事日程,在档案人员离岗或调动工作时要把好关,做到档案人员离职离岗先办理工作交接手续,然后再办理调动手续,对未办理档案交接手续的档案人员,不得签发调动工作通知,不得办理工资转移手续,不得离开原工作岗位,并要把档案交接工作纳入单位工作制度,列入有关人员的岗位职责之中。另外档案工作专业性很强,应当保持档案人员的相对稳定,,以利于档案工作的稳定开展。

2.2 档案人员离岗离职前要认真做好档案移交准备工作

档案交接分为移交和接收两个方面,而认真做好档案移交前的准备工作,是确保档案交接工作顺利进行的前提。对于移交方来说,在正式移交之前主要做好五项工作:一是对所保管的档案进行一次全面清理,做到帐物相符、心中有数;二是对借出的档案要及时催还,一时归还不了的要问明原因,整理好借据,并在借据上注明原因及催还情况;三是对未整理的零散文件材料要分类存放、清理排序,做到系统有序;四是按档案移交要求编制档案移交文据及表格;五是撰写档案移交说明。对于接收方来说,在接收之前要做好三项工作:一是了解移交单位职能活动内容和工作活动情况;二是向前任档案人员了解档案保管和档案工作情况;三是必要时要了解或检查档案移交准备工作情况。只有交接准备充分,才能保证交接工作顺利进行。

2.3 加强档案交接中的思想教育工作

档案交接工作中出现的问题,不单纯是档案人员的业务素质问题,其中一个十分重要的原因就是近几年来,一些单位忽视了对档案人员的思想教育工作,使得一些单位档案人员工作责任心不强。因此在档案交接的过程中要补上这一课,教育交接双方端正思想、提高认识、明确责任,增强事业心和责任感,从而保证档案交接工作严格按照规定办理,使档案工作前后衔接起来。

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