加强档案中介机构监管的几点思考

时间:2024-06-07 人气:

摘 要:档案中介机构从成立至今已经走过了二十多年的风风雨雨。本文从档案行政管理部门的角度,分析了档案中介机构出现以来的一些弊病,提出从法律层面、档案行政管理部门层面、中介机构自律层面加强对档案中介机构监管的几点思考。

关键词:档案中介机构;监管;思考

档案中介机构是档案行政管理部门主管的,在档案行政管理部门与社会之间起桥梁与纽带作用,为经济、社会提供服务的,产权明晰、自主经营、自负盈亏的独立法人实体。是档案行政管理部门自身改革、职能转变的产物,是介于档案行政管理部门和社会之间的一种承上启下的新型档案服务机构,在市场和管理者之间建立联系,使档案管理更加专业化、规范化。但从其形成到现在二十多年过去了,其中的一些弊端也逐渐显现,作为档案行政管理部门,如何加强对档案中介机构的监管引起了我们的思考。

1 目前档案中介机构存在的问题

档案中介机构的出现大大缓解了档案行政管理部门人手紧缺、指导任务繁重的状况,也使各机关、团体、企事业单位专兼职档案员从繁琐的日常事务中解脱出来,其优点是不言而喻的。但是,在实际工作中,也存在着无序竞争、管理不规范、档案行政管理部门失于监管的问题。

1、审批门槛低,整体素质不高。档案中介机构往往以“档案事务所”、“档案服务中心”、“档案代管中心”、“档案数字化加工中心”等名称出现,按照《公司法》、《合伙企业法》、《个人独资企业法》及相关的工商管理条例,档案中介机构只要有经营场地、进行工商登记核准就可以成立,不像律师事务所、会计师事务所一样需要有人员资质的限制和从业资格的认定。而档案行政管理部门的监管是滞后的,往往要等到这些中介机构有业务需求找上门的时候,才知道这些中介机构的存在,但这时已失去主动话语权,没有从源头上控制中介机构的质量,造成后期监管乏力。

2、档案管理标准不一,存在泄密现象。目前,档案中介机构活跃在工程档案整理、撤销单位档案整理、单位年度档案整理等领域。他们聘请一些退休退职的档案人员担任业务主管,这些人年龄偏大,观念守旧,档案管理标准陈旧,管理手段单一,对新标准、新技术等新生事物心生排斥,不能紧跟档案事业发展的步伐。随着档案数字化要求的提高及其在档案目标管理认定中比分的加重,数字化扫描成为一些中介机构的新兴业务,但也存在着未使用专用保密电脑,前处理把关不严,扫描数据被带走、泄密,档案信息被档案中介机构和从业人员不当披露的现象。

3、低价无序竞争,扰乱市场秩序。档案中介机构作为一个自负盈亏的独立法人,必然是以盈利为目的。政府部门服务外包往往通过招投标方式,按最低价中标。中标单位为了追逐利润的最大化,势必降低标准,偷工减料,敷衍了事。而且各档案中介机构之间,尤其城建档案中介机构之间,各自划地为政,存在高价拉客户、低价抢业务的不正当竞争,利益冲突时有发生,严重扰乱了正常的档案工作秩序。同时,也存在着档案中介机构市场信息不对称的问题,必将会进一步加大档案服务需求方与档案中介机构的信息沟通与掌握程度的间隙,不利于市场培育,降低交易成本。

2 加强档案中介机构监管的几点思考

档案中介机构作为一个新生事物,是档案部门自身改革的需要,其存在有一定的合理性和必要性,但是作为档案行政管理部门如何扶持、培育、发展、监管中介机构,使他们真正为档案事业发展服务,也是必须要思考的问题。

1、逐步建立完善法律条文,使对中介机构的监管有法可依。目前,《中华人民共和国档案法》未对档案中介机构从法律层面上进行约束,没有对档案中介机构的设立、人员资质等做出规定。尽管有些地方规章把对档案中介机构的监管纳入其中,如山东、深圳、上海等地先后出台了地方性管理办法,对档案中介机构成立的要件进行了明确,但从全国范围来讲,档案中介机构的立法还是不完善的。近日,中共中央办公厅、国务院办公厅印发《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》,指出“推广政府购买服务”、“规范并支持档案中介机构、专业机构参与档案事务”。“两办”《意见》的出台,为我们规范档案中介机构监管指明了方向,因此迫切希望国家立法机关把对档案中介机构的监管纳入到法制轨道,完善地方性法规条款,制定档案中介机构重大事项报备制度,使档案行政管理部门对档案中介机构的监管更加“名正言顺”。

2、档案行政管理部门应采取多种方法,加强对档案中介机构的监管。很多档案中介机构最初是档案行政管理部门的下属企业,档案行政管理部门既是“运动员”,又是“裁判员”。随着政企分离,这部分中介机构基本完成了“脱钩”工作,成为独立法人。但是“脱钩”并不意味着不去监管。作为行业主管部门,一是需要集中精力进行人员培训。学习贯彻新的业务标准和规范,从整体上提高中介机构人员素质和整体管理水平。二是可以建立绩效评估体系,设立诚信档案。用定性和定量的方向,,对档案服务各项工作进行评价,定期建立档案中介机构及从业人员执业记录及有责投诉的情况,提高档案中介机构的信用等级。三是用执法检查进行监管。对企业警示信息较多或者情节严重的企业,应加强监督管理,作为重点对象进行执法检查或重点抽查。通过定期或不定期的执法检查,发现问题及时纠正,推进档案中介机构的良性发展。四是对档案中介机构违法执业的情况进行处罚。对中介机构及从业人员违反档案保密义务,不当披露或未妥善保管造成信息泄露,根据《中华人民共和国档案法》及监察部30号令进行处罚,保障档案中介机构市场的正常运转。

3、中介机构应加强行业自律,更好地为档案事业服务。行业协会是执业机构自律性组织,可以参照律师协会、会计协会等一些比较成熟的行业协会,成立档案中介机构协会,改变过去“单打独斗”、“小打小闹”的格局。协会要制定行业自律规范和惩戒规则,加强自律管理,如设定章程、人员资质、职业道德,统一服务质量、统一收费标准等,调解执业纠纷,进行业务交流,认真履行服务、监督、管理和协调的职能,用自我管理的方式提高服务质量。各成员单位要加强沟通与协作,加强信息的共享和资源的共建,努力提高社会公信力和搞风险能力,促进自觉、稳定、自我调控的行业秩序的形成,逐步提升中介行业的整体形象。要适应日趋扩大的市场需求,努力提高规模化程度,扩大市场占有份额,形成一批有一定实力、规模比较大、人才比较多、有一定市场份额的档案中介机构,加快我国档案管理产业化的步伐。

参考文献

[1]童路.我国档案中介组织现状及其发展对策[J].湖北档案,2012(4):20

[2]苏金凤.档案中介组织发展探析[J].合作经济与科技,2010(9):59

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