医院文书档案管理和利用

时间:2024-06-07 人气:

摘 要:本文阐述了医院文书档案信息化管理与利用的意义,从规范文书档案管理与利用的基本体系、提高各部门对档案集合体的认知意识、加强信息传输络化布局建设的力度,注重档案资源的挖掘与持续性发展、树立档案資源为医院工作和员工服务的理念五个方面,提出了提升医院文书档案信息化管理与利用效果的途径。

关键词:文书档案;信息化;利用

科学技术的迅猛发展给医院文书档案的信息化管理带来的很大的便捷,对促进医院管理效果的提升发挥了巨大的作用。但由于我国很多医院的文书档案在信息化建设上起步比较晚,仍存在着不少的问题,制约了医院档案资源的开发利用。为此,有关部门必须高度重视文书档案信息化管理与利用工作,促进医院管理水平的持续提升。

1 医院文书档案信息化管理与利用的意义

1.1 提升办公效率

传统医院文书档案管理过多依赖于纯手工操作,对工作人员的要求比较高,但极易发生各种错误。而计算机拥有强大的处理信息能力,使得文件收集储存和统计分类变得更加有序、便捷,文件起草、传递等各环节都变得更加简单方便,办公效率得到了有效提升。

1.2 共享档案资源信息

文书档案实施信息化管理后,使管理由单途径发展到体系化管理,实现了档案目录与内容的合并管理。档案信息同载体分离,实现了同其它医疗机构档案信息的互联互通,提高了档案资源的利用效率,所调阅的信息能够及时脱机处理和适时响应,查准率和查全率都得到了保证。

1.3 信息传递安全及时

传统医院文书档案的传递受人为、距离、方式等的影响,容易发生丢失现象,给工作带来的严重影响。而信息化管理以网络作为传递平台,有效克服了上述因素的弊端,有效提升了信息传递的安全性与及时性。

1.4 信息资源保存稳定

电子文件载体的寿命比传统纸质载体要长的多,在高温、高湿等恶劣环境下,纸质文书档案就会发生损失,而电子文件则不会发生这些情况。电子技术的发展异常迅猛,也给医院文书档案的存储带来的很大的便捷,可选用光碟、闪存、移动硬盘等各种载体,这些载体不仅信息储存方便快捷,且不易受外部环境干扰,信息资源保存非常稳定。

1.5 充分发挥多学科档案资源互补的作用

不同学科之间,由于各自学科的自身特色是不同的,造成在档案管理上存在一些不同。且由于学科上的跨度,信息资源的调度存在不少的难度,档案管理人员很难做到对每个学科的档案信息都了如指掌。

而采取信息化手段,档案管理人员通过操作电脑,进行简单的平台操作,就可以迅速调阅出不同学科的信息,发挥了多学科档案资源的互补功效,管理效能大大提升。

2 医院文书档案信息化管理与利用中存在的问题

虽然医院文化档案的信息化管理利用的优势非常明显,但也存在着一些不可忽视的问题。

2.1 与其它学科档案资源信息共享方面重视程度不高

管理者往往只是重视自身学科文书档案的信息化建设,敝帚自珍,,不同学科之间的信息资源很难做到及时调阅。这导致在信息资源利用中,无法实现资源的跨学科调阅利用,降低了工作效率,延误了诊治时间。究其原因,还是不同学科的档案资源信息的共享重视程度不够。

2.2 档案管理软件的横向对接相对滞后

由于医院档案的种类和数量不断提高,对其标淮要求也日渐提升,传统档案管理软件的开发相对而言就显得比较滞后,不同的档案软件,由于在开发技术环境、使用方式、接口上等的不同,导致其很难做到横向对接,可扩张性和兼容性都不够理想,影响了对档案的管理利用效率。

2.3 文书档案管理与利用宣传力度不够

当前,信息化系统的应用已渗透至医院的方方面面,如文书档案管理系统、单位内部助力办公系统、科教管理系统、医院基建、设备管理系统等,都已得到了广泛的应用。但由于部分管理者的思维还停留在固有观念上,并没有将这些系统有机整合提高档案管理,有效利用,导致其档案资源整合管理利用效率不高,作用难以充分发挥。

3 提升医院文书档果信恳化管理与利用效果的途径

面对医院文书档案信息化管理利用中存在的问题,必须采取切实有效的措施,才能不断提升其管理利用效率。

3.1 规范文书档案管理与利用的基本体系

医院采用的档案管理软件必须符合多种文件存储格式,具备内联网和互联网两大检索功能,支持信息的实时浏览,实现良好的数据存储、收集整理、权限控制、借阅管理、统计报表、检索浏览、格式转换、数据输人输出等功能,确保医院文书、职能管理档案的信息资源利用开发、业务流程管理和一体化管理,实现文书、职能管理档案系统网、内部信息网三网间的互联互通,建立科学的档案管理利用基本体系。

3.2 提高各部门对档案集合体的认知意识

医院文书档案管理者必须请醒的认识到,文书档案管理工作不仅仅是管理者的责任,也不是医院哪个部门、哪个科室的责任,所有人员和部门,如党办、护理部、医务处、总务处、药剂科、门诊部、设备科、财务处等都是档案资源来源和管理中的重要一环,哪一环出了问题,档案信息资源发生了疏漏,都可能会对档案资源的整体利用效率产生较大影响。为此,必须提高对档案集合体的认知意识,共同为实现文书档案的现代化管理而贡献力量。

3.3 加强信息传输网络化布局建设的力度

必须依托医院已形成的内部网络平台,建立专门的档案信息网站,提供信息的联机、公共目录的查询、检索服务。还应提供档案信息咨询服务,以定向和定题授权的方式,为员工提供交互式的信息查询服务,便于其能够及时了解到文书档案及职能科室归档信息。利用现代化计算机技术,对档案信息进行深层次提炼、加工与开发,从而扩展医院档案的服务功效和范围,提升医院的文书档案,职能科室管理档案的总体质量水平。

3.4 注重档案资源的挖掘与持续性发展

文书档案资源是医院重要的战略性资源之一,是医院多年来发展成果的最宝贵结晶。在挖掘档案资源内在价值的过程中,应将重点放在医院管理、重大事件、重点项目、科学技术、会计凭证、设备仪器、科室文化、特殊载体等方面的档案资源的归档整理利用上,从而提升其管理利用的潜力。同时,医院各个部门和人员还应注意档案信息的不断更新,采取现代化技术手段改善档案信息的管理质量,时刻保证档案信息的实时性,确保档案资源的可持续发展。

3.5 树立档案资源为医院工作和员工服务的理念

文书档案的信息化管理利用,有利干实现档案的一次性输出记录,扩展了档案检索方法,提高了电子档案查阅的快捷性和方便性。利用计算机对医院各种载体和门类的档案进行储存,既利于医务工作者的阅读查找,同时也节省了传统档案管理方式下的造成了人力物力财力方面的浪费,确保了医院工作效率,也为医院创造出更高的经济效益与社会效益,这也反过来推进了医院文书档案现代化管理的不断发展。

4 结语

加快医院文书档案信息化管理与利用建设步伐,加强与职能科室的横向信息化对接与管理,功能互补,注意档案资源的开发利用,达到与医院各项工作协调一致,可持续性发展的功能,对提升我国医疗卫生事业的现代化建设水平有着非常重要的意义。医院管理者应高度重视这一问题,多措并举、持续用力,不断促进我国医院文书档案信息化建设利用水平迈上一个崭新的台阶。

参考文献

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