高职院校档案管理信息化建设探析

时间:2024-06-11 人气:

摘 要:高职院校档案管理对于促进高职院校教育和管理具有极为重要的作用,是建设先进性高职院校的一项基础性工作。随着信息技术在教学工作中的广泛应用,以及传统档案管理工作存在诸多缺陷,高职院校档案管理信息化建设势在必行。

关键词:高职院校;档案管理;信息化建设;重要性;策略

在信息时代的今天,信息作为一种重要资源,人们对信息作用的认识有了很大提高。而档案资料作为重要的信息资源之一,它的价值也越来越被社会所认识。但在实际工作中,由于受到时间、地域的限制,高职院校档案信息往往不能及时 为用户所用,不能真正实现档案信息资源共享,应该说这是管理技术和手段落后之故。因此,必须与时俱进,,借助先进的通讯设施和技术手段,建立高职院校自己的档案信息网络,以实现档案信息资源的共享。

1 高职院校档案管理信息化建设的重要性

1.1 提高档案管理工作的质量和水平

档案管理信息网络的建立,可以整体提高档案管理工作的质量和水平。从历史和现实两个角度看,以纸张为主要载体的传统型档案和以电子文件为代表的新形式档案,都会同时并存。从管理的角度看,传统型档案以手工管理为主,按档案管理规范的要求,通过人的实际工作对档案进行管理,这种管理会因人的水平、能力、责任心等诸多因素使档案管理工作质量和水平产生很大差异;以电子式文件为代表的新形式的档案,其管理虽然也依靠人的作用,但这种管理是以计算机为工具,按档案管理规范的要求编制成计算机管理程序来实施管理,无论任何人进行操作和管理,其差异都很小;在一定的信息网络平台上实现的高校档案管理,要求每一个档案管理工作人员,必须按系统的要求开展工作,这样,档案管理质量上产生的问题就会相应减少;同时,也迫使水平和能力稍差的工作人员努力提高业务水平,适应档案管理信息网络化环境下的工作要求,从而提高整个档案管 理的质量和水平。

1.2 提高档案管理工作的服务水平和利用效率

信息网络管理系统的最大优点就是功能强大、效率高。高职院校档案信息网络的建立,可以解决一般档案信息的检索查找(如档案目录的检索),也可以通过一定的用户密码指令进行档案具体内容的检索查找和打印输出服务,实现真正意 义上的档案资源共享利用。由于档案管理信息网络的利用不受地域和时空限制,只要是系统允许的合法用户,就可以随时检索利用,这种服务水平和利用效率当然是传统型的档案管理系统不能同日而语的。

2 当前高职院校教学档案信息化建设的现状

2.1 教学档案管理缺乏统一标准

高职院校的档案管理体系中没有教学档案这一板块。由于学校对教学档案的管理不够重视,同时教学档案资料来源广泛,种类丰富,造成教学档案管理分散,缺乏统一标准,重复建档现象严重。甚至有的档案资料只以纸质形式存在,没有制成电子文本,利用手段单一,资源无法共享。

2.2 教学档案利用缺乏安全保障

电脑日常维护能力不强,计算机系统可能会因为病毒的攻击而瘫痪,从而破坏电子档案存储目录结构,丢失档案信息,甚至会完全破坏数据,造成灾难性的后果,教学档案资源的利用缺乏有效的安全措施为依托。

2.3 教学档案查阅效率低下

高职院校教学档案管理大多数仍处存纸质媒介和电子版初步结合的阶段,用户检索、查阅档案信息之前必须在工作时间内去相应的部门办理手续,这种传统的服务模式。使教学档案的查阅受时空限制,效率低下。与高职教育的发展不相适应。

3 高职院校档案管理信息化建设的策略

3.1 加强档案管理制度规范化的建设

在档案信息化建设的过程中,必须从一开始就坚持统一规划、统一标准和规范的原则,制定一套切实可行的符合本校的管理办法与制度,这是档案信息化建设高质量的基础保障。首先,要切实加强对国家级和所属省级的各类标准规范的贯彻落实,尤其是所属省的各类技术标准和规范,以保证校档案信息化与省档案信息化建设在同一个平台上发展,最大范围地实现档案信息共享。其次,学校档案部门要以国家档案局颁布的技术标准和规范以及所属省颁布的相关技术标准 和规范为依据,结合本校实际情况,制定出完善、符合实际需要的一系列电子档 案工作的标准与规范。同时,必须制定相应的管理制度,做到事事有依据,人人 有责任,与技术标准和规范相互配合,形成规范化的管理体系,保障校档案信息化建设安全、有序地开展,确保在信息化建设过程中始终有章可循、有法可依。

3.2 加强档案管理的软硬件环境建设

档案信息化是一个 庞大的系统工程,一方面,校园网的成熟运用,为档案信息化提供了极好的网络环境和良好的档案信息服务环境。但要充分利用这个环境,学校档案管理部门应加速内部局域网的建设,加速对档案设备、管理技术的更新,以适应档案信息化建设的需求。另一方面,随着电子文档的发展,许多高校根据自身特点和需求,开发、研制出了不同版本的高校电子档案管理软件,社 会上及档案系统也相继出现了一系列的电子文档管理软件。但因没有执行统一的标准,所以没有一个软件可完全符合本校的实际情况,因此,高职院校在软件的使用和开发上,可以参考本省高职院校的管理模式,有针对性地研发或选择适合本校的电子档案管理软件,并尽量与省特一级标准相统一,从而无障碍地实现省内档案资源的共享。

3.3 切实保障对档案现代信息化建设的投入

档案现代信息化建设需要投入必要的资金,网络化档案管理信息系统涉及到服务器管理、数据管理、网络资源管理等多项技术内容,即购买软件,也要购买其它必须的服务设备。所以,高职院校要尽力满足档案信息化建设所需经费,给档案现代化信息化建设提供充足的资金保障。

3.4 加大对档案现代信息化建设技术人才的培养

档案现代信息化建设,不仅需要从业人员的努力,更需要上级档案业务部门的栽培,上级档案部门应在过去的单纯的档案知识培训的基础上,举办档案现代化信息化知识培训班,并建立强化学习制度,规定各单位落实人员参加学习,为各单位档案现代信息化建设提供技术支持,保障档案现代信息化建设对人才的需求。

总之,档案工作信息化建设和发展对建设具有极其重要的作用,档案工作必须与社会接轨、与国际接轨、与未来接轨,同时也需要档案工作者、档案工作管理者及各级档案业务管理部门的共同努力,只有大家齐心协力,档案现代信息化建设才会向更深、更广、更有效的方向发展 。

参考文献

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