议企业档案强化管理与精细化管理

时间:2024-06-13 人气:

摘 要:企业档案与企业的利益有直接的相关性。本文从企业档案管理出发,深入探讨了企业档案的强化管理以及精细化管理的措施。其中加强制度管理以及工作人员的管理是档案管理的重要工作。

关键词:企业档案;强化管理;精细化管理

企业档案主要是用来记录企业发展的历程的,是企业向前发展的重要参考依据,因此它对企业经济发展有着重要的影响[1]。加强企业档案管理如今也越来越受到企业高层管理人员的重视,完善好档案管理也是目前亟待解决的问题。

1.企业档案强化管理措施

1.1 工作人员树立好良好的工作作风

企业档案管理工作是很神圣的职责,因为他们经常接触企业重要的商业机密,如果企业的商业机密在没有加强管理的情况被泄漏出去,这将会给企业带来巨大的损失。因此企业涉密档案的管理应该要严加规范。要提高档案管理工作人员的素质修养以及责任意识,督促工作人员形成严谨的工作作风。档案管理工作人员要提高警惕意识,避免在特殊场合中收人诱导,将头脑中的企业档案泄漏。在档案整理过程中,要有序对档案管理和存放,在企业中会涉及到很多种类的档案,如果没有对其合理地整理,日后势必会造成不必要的麻烦。

1.2 对库房硬件措施完善

库房是存放档案的场所,因此在加强档案管理工作中必须加强对库房的硬件设施的规范和维护[2]。按照国家相关法规规定,档案库房的设立必须单独兴建。库房的基础设施必须能够起到防盗的效果,因此防盗窗以及防盗门的标准级别要高于一般建筑的要求,同时还要对防盗窗门进行加固,不给不法人员任何投机取巧的机会。另外监控设备也要加强建设,库房内外要多角度的安装摄像头。档案库房要与一般的办公室以及阅览室分开,并且档案库房的管理要设置专员,同时也要配设保安人员。制定严格的规章制度加强对企业内部工作人员的防范并且禁止一切无关人员的进入。提高防火意识,火灾对于档案库房是毁灭性的,因此防御库房火灾十分有必要。在库房内要配备齐全的消防设备,选用对档案资料无破坏的灭火器,同时要加强管理工作人员的消防灭火措施的培训。

1.3 加强档案的保密工作

有资格借阅企业档案的人员必须要根据合法、合理的程序才能进入档案室。因此借阅人员应该要记录自己的节约时间以及节约内容、在借阅之前要经过责任部门以及制定责任人的审核并签字。管理工作人员在借阅结束之后要及时核对避免档案资料遗失造成泄密。如果有发现泄密的情况一定要做好泄密补救工作。管理人员压迫对档案的内容和作用进行仔细的分析和科学地鉴别,鉴定档案材料的保存价值以及保管期限,如果在保管时间内企业的资料呗泄漏会造成严重的经济和名誉受损。

2.企业档案精细化管理的措施

2.1 管理制度的贯彻落实

对于档案管理的操作程序、监督管理、责任落实等等规则必须要完善且细化。同时也要借助如今运用在档案管理工作中的高科技技术加强管理和防范,对档案管理的各个环节工作要进行严格监督和制约。中型企业以及大型企业中都会制定相关的《公司法》《保密法》《档案法》,,但是这些法规只是对公司事务的全局管理,对于精细化管理还是会存在缺陷[3]。因此在基于上述法规中,根据档案管理的实际情况制定《档案管理制度》《档案利用制度》等一系列的档案管理细则。这制度对档案管理也许会比较繁琐,但是必须要求管理人员严格按照公司规章制度严格执行,不能因为同事之间的关系而疏忽了对制度的执行。另外制度执行要有易于操作并且不悖于公司的其他法规。

档案工作人员要根据细则规定做好档案收集、整理、编订、保管、使用、解密以及这一系列的相关工作,在制度的严格约束下能够督促工作人员不会在其中的任何一个环节发生失误,造成档案资料不全或者档案泄漏这些问题。如今的档案资料载体形式更加丰富多样化,虽然方便于档案保存,但是对这些载体的保存会有比较大的麻烦。因此正对载体的管理要根据国家不同等级的机密保管制度,对这类档案进行分门别类的不同等级管理。对于特殊的档案需要更加严谨的管理,相关人员在结束后要经过管理员的严格审核和及时整理,严格禁止摘抄和复制等对档案安全造成的威胁的情况。

2.2 审查工作的精细化

档案管理审查工作也是防止工作人员工作的疏忽大意的有效措施,并且审查工作的越严谨档案管理工作也就也就会越完善。在制度上防范以及技术上对档案泄漏的方法都不可能做到十全十美的效果,只有工作人员的责任态度才是对档案保密工作的关键因素。消除工作人员的有心窃密以及无知泄密需要管理人员对相关管理人员的思想教育以及严格的审查制度。工作人员定期对档案收集,档案整理、档案借阅审核、密级管理和档案的销毁工作要严格核查,检验管理工作是否在规章制度中运行,统计的数据是否有误、借阅程序是否合理等。核查是对管理工作的更加精细化的管理,在严格的管理下,档案管理人员在日常生活中也会加强警惕,避免被他人利用,同时也能提高工作责任意识,完善好各项管理工作。管理工作人员的内部审查和监督也是比较有利的管理措施,能够提升整个团队的责任意识,保证工作人员从内心深处消除不良念头。

3.结语

档案管理工作如今受到各大企业的重视,特别是重要产业的国有企业。档案损坏或者泄密都会对企业造成难以估量的财产损失,严重还会造成国家利益受损,因此要加强对企业档案的强化管理以及精细化管理,杜绝档案管理工作出现问题。

参考文献

[1]王巍.全面落实科学发展观促进企业档案工作可持续发展[J].机电兵船档案.2009(01)

[2]黄肖青.企业档案工作标准化建设的意义、价值与实施路径[J].上海档案.2010(09)

[3]连彬.精细化管理加强企业内部控制[J].现代经济信息.2009(24)

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