试论烟草企业档案工作的创新发展

时间:2024-06-15 人气:

摘 要:档案工作是烟草企业整体事业科学发展的重要基础和前提。传统的档案管理模式已经不再符合时代发展的需要,在新时期,利用先进的计算机技术实现科学和高效的档案管理是当前的新要求,也是档案管理迈上一个新台阶的有利时机。在这一的情况下,档案工作只有不断创新,才能同市场经济的发展和经济体制的改革相吻合,才能服务于市场经济,促进社会生产力的发展。文章分析了烟草企业基层档案信息化建设的思考,并提出了有效提高档案管理效率以及明确档案发展的新方向等。

关键词:基层烟草分公司;档案管理;信息化建设;创新

1 创新是档案工作发展的重点

1.1 增强管理创新意识

在当今飞速发展的信息时代,改革是时代发展的动力,创新就是其不竭之源。科技要创新、体制要创新,档案工作同样也要创新,只有这样才能适应时代的发展。

1.管理思路的创新。长期以来,单调而枯燥、传统而落后的工作方法使许多档案工作者缺乏开拓创新的意识。因此,要改变档案工作的现状就应该努力使档案工作变成创造者,变档案事后搜集材料为事前介入,以超前的理念、超前的思维、超前的服务,保存好宝贵的历史资料。

2.管理机制的创新。一直以来,档案管理工作者的选配以工作经验为先决条件,制约了人才的流动。这就要求管理机制上要创新,要引进竞争激励机制,对档案工作者实行公平竞争、择优上岗,,做到优胜劣汰,最大限度的发挥个人潜力,使档案工作出现充满竞争活力、开阔创新的新局面。

3.管理模式的创新。随着形势的发展,档案工作的一些传统的做法已经不适应当前社会发展的需要,必须进行改进和力求新的突破。在工作手段上尽量简化档案部门长期推行的一些繁琐、呆板的操作步骤。如电子档案的出现在一定程度上使档案工作者从原来的传统做法中解放出来,改变了原来复杂的归案工作,缩短了立卷归档周期。

1.2 增强特色创新意识

档案工作手段的更新是实现档案事业创新发展的重要因素之一,树立现代化意识和做好宣传工作是开拓特色创新的关键之举。

1.树立现代化管理意识。档案工作的技术手段是提高档案工作的效率,确保档案服务工作质量的重要条件,是档案工作创新的硬件基础。因此,档案工作要积极运用网络技术、数码技术、影像技术等先进技术和手段,实现档案装备技术现代化,提高档案工作的技术含量和水平。

2.做好档案工作的宣传。以往,档案工作的宣传往往着重于相关法规条款的宣传解释上,很难引起人们的重视。因此,在进行档案的宣传工作中,要善于捕捉档案工作的新亮点、新特色,使档案的宣传具有个性化。

1.3 增强主体创新意识

随着工作量的增加,档案工作面临更大压力,这就必须要研究新形势下档案工作的新规律、新特点,不断对档案工作进行开拓创新,特别是要增强档案工作者主体的创新意识。

1.重视观念更新。档案工作者一方面要克服困难、知难而进、踏踏实实工作,另一方面也要通过开拓与创新,使档案工作产生一定的社会效益和经济效益,提高档案工作者的自身价值,发展档案事业。

2.拓宽视野、丰富知识。档案工作者应当努力学习,不断“充电”,拓宽视野,了解所涉及工作领域的现状及发展动态,运用档案学科新理论、新技术改进档案工作。

2 档案工作创新要解决好四个关系

1.创新与基础的关系。近年来,档案事业得到了较快的发展,形成了一整套理论、方法和工作经验,这是创新的根基。因此,创新绝不能抛弃这个基础,要在认真研究、总结过去经验的基础上,分析现在和将来的形势,在发展中寻求新的突破。

2.创新与现实的关系。目前,还存在社会档案意识不强、档案服务工作不到位、档案事业发展后劲不足等问题。创新就要重视显示,面向未来,从实际出发,解决现实存在的问题,在打好基础、快速发展上求突破。

3.创新与学习的关系。档案工作创新既要学习本行业专业知识,借鉴本行业成功的经验与方法,又要学习借鉴相关专业、其他行业知识、经验。要坚持“推陈出新”原则,运用批判、继承观念,在学习借鉴中创新。

4.创新与实践的关系。创新是事业发展的动力,但理论创新、方法创新都要经过实践检验,凡事对事业的发展有促进作用的创新,都要大力推广,在实践中不断完善。

3 档案工作创新的主要内容是创新服务手段

1.建立档案网站。把档案管理服务系统与企事业单位网站联网,实现档案信息的网上检索已成为社会和单位提供档案服务的一种重要形式。档案工作要以网站为基础进一步加快档案信息资源数据库建设,在网页上建立电子文件自动上传窗口,将电子文件自动上传到档案服务器归档,实现档案信息资源数据化、网络化、自动化。

2.建立电子文件数据管理中心。建立电子文档数据管理中心,集中管理归档文件,在网站上提供有限制性或保密性电子文件的查询利用服务,实现电子文件信息资源共享。

3.提供优质的阅览服务。为适应新形势发展要求,档案部门要进一步转变工作职能,通过信息系统和网络及时准确的为广大人民群众提供各类信息,密切党和政府与人民群众联系,维护广大人民群众的根本利益。

4 档案工作创新的主要方向是拓展服务领域

1.实施信息服务,替代单一需求。信息化社会中,人们从事的科学和生产建设、行政管理活动越复杂,越离不开信息服务。对档案信息的单一需求必然将被对档案、文件、图书、情报检索资料的综合需求所代替。

2.兴办服务实体,发展档案产业。档案人员不仅是档案的保管员,还应是档案信息财富的拥有者和提供者;档案室也不仅是单纯的收藏机构,还应是档案信息的聚集中心、交流中心和信息技术的用户。知识档案室的改革创新方向就是在为社会提供档案信息服务的基础上,创建档案信息服务产业,建立以档案信息搜集、加工、贮存、检索、服务为主要的工作实体。

3.加强横向联合,实现资源共享。人类的知识和信息总量在急剧增长,任何一个文献部门都不可能将所有知识和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此,必须打破档案、图书、情报等部门各自为政的局面,建立一个完整的社会信息系统,实行一体化管理,充分发挥整体优势。

5 结语

档案管理创新是未来档案管理的发展趋势,烟草企业基层要想实现长远的发展,必须实现创新管理。创新建设在档案管理中的利用分为不同的阶段,在每一个阶段具有不同的特点,对技术的利用水平也是一个不断改进提高的过程,所以烟草企业基层进行档案建设也不是一蹴而就的事情,需要不断改进,这是一个由低级走向高级的过程,要根据本地区和本单位的实际情况,制定出合理的档案创新的方案,才能真正实现烟草企业基层的档案创新。

参考文献

[1]刘春金.论档案管理工作的信息化建设[J].教育管理,2009(05).

[2]周卫文.浅析档案管理工作的信息化建设[J].广州建筑,2008(09).

[3]谭晓蓓.浅谈计算机技术在档案管理中的应用[J].科技资讯导报,2007(12).

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