探讨事业单位档案管理中存在的问题及对策

时间:2024-06-15 人气:

摘 要:档案管理是事业单位中一项基础性工作,同时也是一项复杂重要的工作,在事业单位管理中发挥着重要的作用。当前,随着信息技术的不断发展和事业单位改革也正在大力推进,传统的档案管理已经不能适应现代社会多元化的需求,急需进行管理上的创新与改革。本文针对事业单位档案管理中的一些问题进行了分析,并给予了解决这些问题的措施,旨在能为事业单位档案管理改革发展做出一份贡献。

关键词:事业单位;档案管理;改革;发展

档案管理是对档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动,包括了行政档案管理、人事档案管理、财务档案管理、业务档案等。这些档案管理的核心是以社会实践服务的目的,为事业单位改革发展的作保障,在我国的社会经济发展中发挥着重要的作用。从上世纪八十年代起,我国事业开始了漫长的改革之路,档案记录改革的艰辛与成果,也为新的改革方案的出台提供了资料。2011年3月23日,中共中央 国务院发布了《关于分类推进事业单位改革的指导意见》。2011年4月初,中央确定了一张事业单位分类改革的时间表,涉及机构超过126万个,4000余万人,并预计到2015年将在清理规范基础上完成事业单位分类,到2020年,中国将形成新的事业单位管理体制和运行机制。事业单位档案管理工作使命重大!

1 事业单位档案管理工作现状与问题

1.1 档案管理工作重视程度较低

这是一个普遍存在的问题,仔细研究我们就可以发现,这些问题大都是由于对档案重要性缺乏认识,不能看到档案管理对事业单位改革发展所起到的重要作用。主要有两方面,第一,是领导者的不重视。由于档案不能直接产生经济效益,不会对领导者的政绩考核产生重大的影响,因此很多事业单位领导者在并没有在档案管理方面投入过多的精力,缺乏对档案管理工作资金的投入,档案管理设施不足,档案管理人员培养不够,不利于事业单位的改革发展。第二,是档案管理者自身的不重视。一些事业单位里的档案工作者自身素质不高,缺乏理论知识和管理水平,认为档案管理繁琐而无用,领导者又不重视,所以在工作心态就出现了偏差,导致了档案信息的遗漏与丢失。

1.2 档案管理信息化水平不高

当前,档案管理已经进入了信息化时代,很多事业单位也都建立了自己的数字化档案系统。但有些事业档案由于领导的不重视,信息化设备并没有及时进行更新升级,很多单位在检索时依然还在使用手工检索的方式,增加了员工的工作负荷,也容易出现错误,给档案数字化发展带来了一定的障碍。有些人的计算机水平较低,对电子档案的存储管理和信息安全没有较强的操作能力,对现代化管理方法的学习和掌握程度不能满足事业单位改革发展要求,阻碍了现代化档案管理发展。

1.3 档案管理无法及时更新到位

档案的更新是档案工作的重点。但从目前事业单位档案管理工作中来看,档案无法更新主要有两方面的问题。第一,离职退休人员的档案不能及时达到档案部门,档案收集与整理存在一定的难度,不能在第一时间进行封存处理。第二,不能及时将新进员工的档案加入到档案信息数据库中,这给员工今后的工作带来了不小的麻烦。这两个方面如果不进行解决,档案会由于周期过长而转变为死档、弃档,档案部门的工作量将会大幅度增多,也不利于档案部门的进一步发展。

1.4 档案管理人员的综合素质不高

事业单位的档案管理工作是一项非常专业化的系统工程,档案管理人员不仅需要专业的理论知识,还必须对事业单位内部情况有较深的理解,并能够拥有良好的职业道德素养。但在很多事业单位当中,还有相当一部分档案管理人员的专业技能较差,甚至还有一部分人对档案材料的收集、整理、装订、归档等一些基本的业务流程也不够熟悉,严重影响了档案管理工作的成效;一些档案工作者对事业单位没有深入的了解,对其它部门的工作也不够了解,不能够对档案信息进行深层次分析与开发的能力,不利于档案工作今后的发展;一些档案人员缺乏应有的职业道德,工作不够认真仔细,自我要求较低,甚至有些人故意损害或窃取档案资料,机密泄露的现象都时有发生。

2 事业单位档案管理的改进措施

2.1 充分重视档案管理工作

各级领导要充分认识到档案管理工作在事业单位改革中所发挥的重要作用加大对档案管理工作的支持力度,加大资金投入,确保档案管理工作的科学化、信息化和系统化。领导者还要以身作则,关心档案管理者的工作和学习,把重要档案的管理要纳入日常的工作议题中,及时地对档案管理工作进行监督和考核。档案部门要定期开展档案管理的宣传工作,扩大档案管理工作的影响范围,使事业单位全体人员都能热情地配合档案管理人员的工作,激发档案管理人员的工作热情,将事业单位的档案管理工作提升到一个新的台阶。

2.2 加强档案管理信息化建设

计算机网络技术的飞速发展已经使档案管理工作发生巨大的变化,也为档案信息管理的完善和发展创造了契机。档案管理的信息化已经成为了事业单位档案管理工作未来发展的必然趋势,所有工作人员必须清醒地认识到这一点,并积极地投入到事业单位信息化建设当中。首先事业单位要加大对信息化设备的资金投入,并逐步将其完善,使档案管理工作更加的高效、方便和快捷。其次事业单位要加强档案工作人员的计算机系统培训,使其能够熟练地操作计算机设备,使档案管理工作更加的安全、可靠。然后要加强网上档案管理系统的建设,,利用网络平台,实现资源的共享,提高资源利用的效率和档案部门的服务水平。最后是要不断提升档案管理的信息化水平,如可以引进云技术进入到档案管理领域,这种新的管理方式将大大提高档案管理的科学性和效率。

2.3 加强档案管理制度化建设

制度化管理是事业单位档案管理有序发展的基础,也是其高效运转的有力保障。在档案管理制度的制定过程中,必须要结合事业单位的实际情况,进行针对性的制度调整。前提是保证依照国家的相应标准,并以此为档案管理工作制定相应的约束力或强制性的条款,依据事业单位自身的人员数量、经营规模来进行一定程度的调整,以便于制度能够更加适合单位的运行,提高档案管理的效率和效果。对人事变更出现的死档、弃档现象,要从制度上进行杜绝,对于新进人员的档案应该及时记录,对于离退休人员的档案应该按照程序整理归类,对于转调人员的档案,应制定严格的档案转接制度,保证档案在转接的顺利。

2.4 提高档案管理人员的综合素质

档案管理人员的素质高低直接影响到档案管理工作的质量和成效,因此事业单位需要不断提高地对档案管理人员的综合素质,建立一支高素质、高水平的档案管理队伍。首先要提高档案管理人员的专业技能,这是档案管理人员的一项基础素质。事业单位要多组织技术培训,在理论知识培训的同时,进行实践操作的考核。档案管理者要在工作中不断提高对自身的要求,加强对档案数字化的学习,力争能在事业单位档案数字化发展中发挥更大的作用。然后是职业道德素质的培养。领导们要以身作则,兢兢业业工作,踏踏实实做事,引导员工们树立正确的世界观、人生观和价值管理,避免员工因工作马虎而造成的资料受损丢失,避免因员工一时糊涂而造成的档案盗窃行为,真正使员工以饱满热情、认真负责的态度来开展档案管理工作。

3 结束语

随着信息技术的不断发展和事业单位改革的不断深入,传统的档案管理模式暴露出的问题越来越多,每一个档案人都应该对此有清醒的认识。如果不紧跟时代发展,不努力学习先进的思想与知识,档案管理工作也就无非发挥应有的作用和价值。今后,我们每一个事业单位的档案管理人员,都应该在今后地工作中不断地研究与探索,不断创新符合事业单位发展的档案管理工作方法,使档案管理工作能够与时俱进,更好地服务事业单位的改革与发展,为我国的社会经济建设做出更大的贡献。

参考文献

[1]杨虹.对事业单位档案管理的创新思路的探讨[J].科技资讯,2010(34).

[2]乐利珍.浅谈事业单位档案管理的现状及对策[J].科技风,2008(24).

[3]张兵.浅析事业单位档案管理现状及创新对策[J].才智,2011(18).

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