如何提升高校科研档案信息化管理水平的研究

时间:2024-07-10 人气:

摘 要:高校科研档案是高校档案的重要组成部分,是高校科研工作质量评估的重要凭证和标准,因此在高校档案管理中占有极其重要的地位。近年来随着信息技术的不断创新与发展,高校对于科研信息的需求不断增多,而且需求也日益多样化,传统的高校科研档案信息化管理模式已经无法满足现代高校的发展需求,实现高校科研档案信息化管理是一种必然趋势。本文主要分析了高校科研档案实现信息化管理的重要性及必要性,并且提出了几点提高科研档案信息化管理水平的建议。

关键词:高校;科研档案;信息化管理;提高策略

基金项目:内蒙古自治区高等学校科学研究项目 项目编号:NJSY13234

高校科研档案主要真实、全面的记录了高校相关科研人员对某一种科学技术的研究过程及成果,高校可以凭借科研档案资料记载审核科研成果,实现高校知识创新,并且转化科技成果,同时高校也可以依据科研档案资料不断进行创新和发展。在当前提倡科技强国战略的时代背景下,科研工作在高校中的地位也越来越突出,科研活动的开展对高校科研档案管理工作也提出了更高的要求,需要采取新的措施进一步提高高校科研档案管理水平。21世纪是信息化时代,社会很多行业已经开始进入信息化管理阶段,高校科研档案管理也应该大力引入信息技术实现科研档案信息化管理,从而提高科研档案管理水平及其利用价值。

1 高校科研档案信息化管理的重要性及必要性

高校科研档案信息化主要是指通过信息技术、计算机、网络等手段进行科研档案的收集、整理、分类、汇总、编目、立卷存档、统计、信息检索等一系列工作。相对于传统手工操作而言,高校科研档案信息化管理可大大减少相关工作人员的工作量,提高档案管理工作效率,也可以为档案信息使用者提供更加及时、快速、准确的信息服务。而且科研档案管理信息化可以形成动态的科研数据中心,可为信息交流提供更好的沟通平台,促进信息资源的共享,提高档案信息的开发、利用程度。同时,科研档案管理化管理的规范化、标准化大大提高,可有效确保科研档案数据的准确性、真实可靠性,为决策层提供准确的科研信息,从而提高决策的正确性。

2 提高高校科研档案信息化管理水平的策略

2.1 应形成科研档案数字化建设意识,构建一个长效档案管理机制

想要实现高校科研档案信息化管理,就需要做好长期打算,档案信息化建设是一项长期、复杂、系统的工作,因此高校必须树立正确的档案信息化建设思想,提高对科研档案信息化建设的重视度,将该项工作真正融入到日常管理工作中。同时,高校应建立一个专门的科研档案管理部门,统一规划高校科研档案信息化管理工作,建立一套科学、合理的高校科研档案信息化管理机制。主管领导人员应统一、全面负责高校科研档案信息化管理工作,而高校档案管理部门应充分发挥自己的带头作用,积极动员组织多个部门相互协作、相互配合,尽可能从人才培训、技术支持、制度健全、组织管理等多个方面进行统一建设和管理,从而使科研档案信息化建设形成一种长效管理机制。

2.2 加大对硬件设施的投入力度,加快科研档案信息系统建设力度

各种硬件设施是支持高校科研档案信息化运行和管理的重要基础,科研档案信息化管理主要是先将所有的档案信息资料进行数字化处理,然后通过网络手段进行传输,这些操作都需要通过硬件才能操作。因此,想要进一步提高高校科研档案信息化管理水平,首先应备好扫描仪、计算机、交换机、各种数据存储设备等互联网设备。同时,应充分利用目前最先进的网络传输技术及软件开发技术发展成果,不断提高硬件设备条件。在开发科研档案信息化管理系统的过程中,应广泛听取科研人员以及档案管理人员的意见、要求及建议,确保研制出一种简便、实用的档案管理软件,从而加快档案信息化建设步伐。因此,高校应加大对科研档案信息化管理的财政投入力度,档案部门应多给予相应的经费支持。同时,高校档案管理部门可结合档案信息化管理系统的需要,深入挖掘自身海量的档案信息资源,更好的满足高校科研人员的多样化信息需求,从而提高档案资料的经济效益。

2.3 应多与科研部门沟通、联系,加强档案管理人员业务素质

高校档案管理部门应和校内科研部门及时沟通、联系,选择一些市场发展潜力较大,应用价值相对较高的科研技术和项目,全力协助学校科研部门将科研研究成果转化成产品,并且向企业和市场上推广。因此,需要建立一个产业化、市场化科技信息市场,通过科技信息市场和企业之间建立密切联系,实时关注技术市场动态,并且并追踪到的信息及时向科研档案用户反馈,从而确保高校科研工作能够和市场保持同步,进一步拓宽科研档案信息化管理范围。其次,每次结题一个科研项目后,应密切监督相关科研人员进行归档、入库,确保科研档案数据的原始性、真实性、全面性。其次,应提高科研档案管理人员的综合业务素质,不仅需要熟练掌握计算机操作技术,也需要了解掌握新技术,多参与一些学校科研活动,从而确保科研档案资料的质量。

综上所述,高校科研档案信息化管理是一项长期、复杂的工作,也是科研档案管理的必然趋势,高校应重视档案信息化建设,,建立长效信息化管理机制,加大对信息化管理硬件设施建设的投入,建立完善的监督机制,全面提高高校科研档案信息化管理水平。

参考文献

[1]赵海丽. 高校档案管理信息化建设探索与实践. 中国电子商务[J]. 2010,11.

[2]刘芳,周晋阳. 高校科研档案信息化建设与管理探析. 兰台世界[J]. 2012,02.

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